Las 10 mejores herramientas para la colaboración empresarial remota

2023/02/02

A medida que los equipos híbridos se vuelven más comunes, ha aumentado la necesidad de aplicaciones de colaboración entre los empleados remotos. Estas soluciones permiten que los equipos se reúnan y trabajen de manera más eficiente sin importar dónde se encuentren.
Slack es una de las mejores aplicaciones de productividad para trabajadores remotos. Permite a los usuarios comunicarse de forma organizada y segura mientras trabajan en proyectos.
Otras aplicaciones a considerar mientras se trabaja de forma remota son Google Workspace, Dialpad Meetings, Google Drive, Zoom, Dropbox y más.
Este artículo es para empresas que buscan mejores formas de colaborar con empleados remotos.

Solo en los Estados Unidos, casi 5 millones de personas trabajan de forma remota al menos la mitad del tiempo, según una encuesta realizada por el Instituto Becker de Economía. Para 2025, las estimaciones predicen que el número aumentará a alrededor de 37 millones. El aumento de trabajadores remotos ha provocado el crecimiento de herramientas de colaboración que facilitan la comunicación y el trabajo asíncrono en todo el mundo. Como resultado, el mercado se ha saturado con soluciones que simplifican todo, desde conferencias telefónicas y planificación de proyectos hasta videoconferencias y gestión de cuentas. Averiguar qué aplicaciones puede usar para administrar una fuerza laboral remota de manera más efectiva es la parte difícil.

La importancia de la colaboración remota

La colaboración remota implica trabajar con empleados de todo el mundo en el mismo proyecto sin tener que estar en la misma sala. La colaboración remota es muy importante porque garantiza que la productividad no se vea afectada negativamente por el tiempo o la distancia creada por un entorno de trabajo remoto.

Las herramientas de colaboración remota pueden:

Ayudar a los empleados a trabajar juntos de forma más eficaz
Conduce a una mejor lluvia de ideas y a ideas más innovadoras
Promover mayores niveles de productividad.
Ofrezca a los empleados una mayor flexibilidad y equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Evite viajes largos que puedan cansar a los empleados
Aumentar la confianza entre los empleados y la gerencia

La colaboración remota permite a los empleados trabajar de forma asincrónica con participación y accesibilidad universales. Las políticas de oficina que con demasiada frecuencia afectan a una empresa se vuelven menos pronunciadas y los ahorros de costos debido a la reducción del alquiler del espacio de trabajo también son beneficios que no deben ignorarse.

Las mejores aplicaciones para la colaboración empresarial remota

Hay una variedad de aplicaciones útiles para la colaboración empresarial remota en el mercado. Cada aplicación tiene fortalezas únicas y muchas empresas usan una combinación de aplicaciones de colaboración para satisfacer sus necesidades.

Flojo

Slack es una herramienta de chat de video, texto y audio muy apreciada por los propietarios de pequeñas empresas establecidas, las grandes empresas y las nuevas empresas por igual. Los usuarios de Slack pueden configurar diferentes canales a los que otros usuarios tienen acceso e incluso invitar a trabajadores temporales, como autónomos o contratistas, a unirse a la conversación.

Slack tiene algunos planes de precios:

La versión gratuita que todo el mundo puede probar
El plan profesional, que cuesta $7.25 por mes
El plan de negocios, que cuesta $12.50 por mes

¿Sabías que?: El número promedio diario de personas que usan Slack todos los días es de más de 10 millones .

Lugar de trabajo de Google

Google Workplace es una excelente opción para las pequeñas empresas que no desean invertir en más productos de Microsoft 365 pero que aún necesitan una comunicación y una colaboración efectivas. Google Docs, Sheets, Drive, Calendar y el correo electrónico, así como Google Chat, para chatear a través de texto o video, son poderosas herramientas de productividad y colaboración, especialmente si considera que todas son herramientas gratuitas de trabajo remoto. Hay una variedad de sugerencias de Google Workspace para tener en cuenta que harán que la colaboración sea más eficiente.

Reuniones de teclado

Dialpad Meetings, anteriormente conocido como UberConference, ofrece una funcionalidad única que es especialmente valiosa para las pequeñas y medianas empresas con clientes y socios internacionales. Con Dialpad Meetings , los usuarios pueden organizar llamadas de conferencia sin necesidad de un PIN ni descargas de software. Una característica única de Dialpad Meetings es que hay herramientas de inteligencia artificial integradas que transcriben la conversación. Comenzar con Dialpad Meetings es gratis. Si desea funciones adicionales, el plan comercial comienza en $ 15 por mes.

buzón

Para la sincronización de archivos, especialmente entre una fuerza laboral dispersa que no necesariamente usa el mismo sistema operativo o software, Dropbox es una gran herramienta. El diseño minimalista es fácil de usar, permite que los equipos accedan y compartan información juntos, revisen elementos, dejen notas y se mantengan organizados. Cada plan de Dropbox incluye miles de gigabytes de almacenamiento seguro que se pueden utilizar para realizar copias de seguridad de archivos o para compartir archivos de forma rápida y sencilla.

Las tarifas de Dropbox son:

$9.99 por mes para el plan plus
$15 por usuario por mes para el plan comercial estándar
$16.58 por mes para el plan profesional
$16.99 por mes para el plan familiar
$24 por usuario por mes para el plan empresarial avanzado
Planes empresariales con un presupuesto personalizado

Una nota

Si su empresa ya usa Microsoft Office Suite, aprovechar OneNote es una decisión fácil para la colaboración. Los usuarios de OneNote pueden sincronizar sus notas en diferentes dispositivos, compartir notas y agregarlas, limitar los permisos en diferentes cuadernos y realizar una gestión ligera de proyectos. Además, al ser un producto de Microsoft, es totalmente compatible con el resto de la suite, incluido Excel. OneNote tiene una navegación rápida y fácil que utiliza páginas y secciones para dividir la información por categorías.

OneNote viene con un plan de Microsoft 365. Los planes son:

Microsoft 365 Personal: $69.99 por año
Familia de Microsoft 365: $99 por año
Microsoft 365 para escuelas y estudiantes: $149.99
Los planes comerciales de Microsoft 365 van desde $ 6 por mes a $ 22 por mes

Zoom

Zoom se ha convertido en la aplicación de referencia para videoconferencias. La aplicación fácil de usar viene con controles simples y una interfaz fácil de usar. Las opciones gratuitas están disponibles para aquellos con equipos pequeños, pero los tiempos de llamada de conferencia están limitados a 40 minutos por reunión. Las opciones pagas son de bajo costo con tiempos de llamada ilimitados y pueden convertirse en parte de las reuniones diarias de su equipo. Zoom ha superado la popularidad de Skype para videollamadas de trabajo.

Los planes de pago de Zoom son:

$149.90 por año para el plan Pro
$199.90 por año para el plan Business
$250 por año para el plan Business Plus

InVision

Los colaboradores en proyectos de diseño digital pueden unirse a través de InVision . A lo largo del proceso de diseño, los miembros del equipo pueden reunirse y compartir el progreso a través de esta plataforma. Los comentarios de los miembros del equipo se pueden rastrear a través de la aplicación junto con el acceso remoto a una herramienta de pizarra. La función de pizarra le permite compartir planes en tiempo real y dar presentaciones de diseño a otros miembros del equipo. InVision tiene sólidas funciones de integración que le permiten conectarlo con otras herramientas de colaboración remota que utilice.

Más allá del plan gratuito, los precios son los siguientes:

Hay un plan gratuito disponible para individuos y equipos pequeños.
Un plan profesional está disponible a $7.95 por usuario por mes para 15 usuarios activos, documentos y archivos ilimitados, y espacios de trabajo privados y públicos ilimitados.
Los planes empresariales son para organizaciones con necesidades específicas y tienen precios personalizados.

Trello

Trello es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos disponibles para colaboraciones remotas. Los tableros de Trello se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de su equipo. Puede crear un tablero para un proyecto de varias personas o crear un tablero para cada departamento dentro de su empresa. Puede usar tableros de proyectos para la planificación de blogs y lanzamientos de proyectos o tableros específicos para el equipo de atención al cliente y el personal de marketing. Asignar tareas y monitorear el progreso es sencillo con Trello. Trello funciona como una lista de tareas pendientes virtual y mantiene a todos encaminados para cumplir con los objetivos de la empresa.

Los niveles de precios anuales de Trello para todo lo que no sea el plan gratuito son:

$5 por usuario, por mes, para el plan Estándar
$10 por usuario, por mes, para el plan Premium
$17.50 por usuario, por mes, para el plan Enterprise

Google Drive y Documentos

Google Drive se ha convertido en un recurso importante y popular para trabajar juntos en proyectos remotos. La capacidad de compartir el acceso a los archivos entre los empleados facilita mantener a todos informados sobre las actualizaciones de los archivos. Google Drive es fácil de usar y accesible desde cualquier lugar. Google también tiene un modo fuera de línea que permite a los usuarios acceder a los archivos cuando no están conectados. Cada cuenta de Google Drive proporciona 15 GB de capacidad de almacenamiento. Con Google Docs, puede aumentar la velocidad a la que se completan los archivos agregando colaboradores. Google Drive y Docs son gratuitos y perfectos para aquellos que desean ahorrar dinero de lo que de otro modo gastarían en una cuenta de Microsoft Office 365.

Dashlane

Es importante que todas las empresas tengan en cuenta la protección de los trabajadores remotos de los piratas informáticos. Dashlane es un administrador de almacenamiento seguro de contraseñas que se ha convertido en una aplicación imprescindible para los trabajadores remotos que necesitan colaborar con los miembros del equipo. El almacenamiento de contraseñas en una hoja de cálculo de Excel ya no se considera seguro para los proyectos de equipo. Dashlane le permite guardar y compartir detalles para que sea conveniente y seguro para sus equipos obtener acceso a las herramientas que necesitan. Dashlane ofrece versiones gratuitas y de pago del servicio, según la cantidad de usuarios necesarios.

Los planes de precios de Dashlane son los siguientes:

$2 por mes para el plan Starter
$5 por mes para el plan Team
$ 8 por mes para el plan de negocios

Conclusión clave: más de 550 millones de contraseñas se han visto comprometidas desde 2017, mientras que el 27 por ciento de las personas ha intentado adivinar la contraseña de otra persona en algún momento de su vida.

Comience a colaborar de manera más efectiva

Cuanto antes se involucre con una o más de estas aplicaciones de colaboración remota, más adelante estará su negocio. Si bien las aplicaciones enfocadas en aumentar el trabajo en equipo son las más populares disponibles, usar una combinación de algunas aplicaciones diferentes es aún más beneficioso. Ya sea que elija varias aplicaciones de terceros integradas juntas o un paquete de software completo, su equipo híbrido estará en una mejor posición para trabajar juntos en cualquier momento y en cualquier lugar con acceso a soluciones como estas.