10 consejos para organizar una videoconferencia productiva

• Como cualquier tipo de reunión, las conferencias telefónicas pueden desviarse fácilmente y volverse improductivas.
• La videoconferencia ayuda a que las llamadas de conferencia sean más productivas al permitir que los participantes vean el lenguaje corporal de los demás y se sientan más comprometidos.
• Exigir que se enciendan las cámaras de video, establecer agendas estrictas y delegar tareas durante una llamada puede hacer que las videoconferencias sean más productivas.
• Este artículo es para empresarios que desean mejorar la productividad de las videoconferencias.

Entre conexiones deficientes, ruido de fondo molesto, participantes que no saben lo que se está discutiendo y conversaciones fuera de tema, una llamada de conferencia puede descarrilarse rápidamente. Al igual que con cualquier otro tipo de reunión, nadie quiere esperar una llamada en la que no se logra nada. Esto es especialmente cierto con la incomodidad que pueden inspirar las conferencias telefónicas tradicionales cuando se pierden el lenguaje corporal y las señales no verbales.

Sin embargo, los arreglos de trabajo remoto e híbrido se están convirtiendo en la norma, lo que significa que las conferencias telefónicas llegaron para quedarse. Afortunadamente, las videoconferencias pueden aliviar algunos de los problemas relacionados con las llamadas de conferencia típicas. Con eso en mente, hemos elaborado un manual sobre cómo maximizar la productividad en las videoconferencias para garantizar que sean una herramienta de comunicación realmente útil para su negocio.

Cómo organizar una videoconferencia productiva

Para ayudar a los empresarios a organizar videoconferencias productivas, buscamos el asesoramiento de profesionales experimentados que organizan y participan regularmente en este tipo de reuniones. Aquí hay 10 consejos que ofrecieron sobre la mejor manera de aumentar la productividad en las llamadas de videoconferencia.

1. Ofrece diferentes opciones de servicio.

Como consultor independiente de comunicaciones y pequeñas empresas, Rob Swystun participa en numerosas videoconferencias. Para asegurarse de que estas reuniones se desarrollen sin problemas, es flexible con el software de videoconferencia que utiliza. Por ejemplo, algunos clientes pueden preferir Skype, mientras que otros usan Zoom. [Vea nuestra comparación de Zoom versus RingCentral .]

“Siempre dejo que los clientes elijan [la plataforma] para que se sientan cómodos”, dijo Swystun. “Esto garantiza que no habrá problemas ni pérdidas de tiempo con un servicio con el que no están familiarizados”.

2. Elija una configuración adecuada.

Christopher Westfall, Sr., gerente general de Senior Savings Network, dijo que elegir un lugar tranquilo y apropiado es fundamental para quienes organizan o participan en videollamadas fuera del lugar de trabajo.

“El entorno en el que el participante se conectará a la reunión es importante”, dijo Westfall. “Los bebés llorando, los perros ladrando, los niños corriendo por la casa no son propicios para un intercambio productivo”.

¿Sabía usted?: Zoom y Dialpad son dos ejemplos de aplicaciones de videoconferencia que son particularmente excelentes para la colaboración comercial remota.

3. Sea puntual.

Shannon DeJong, CEO de House of Who, dijo que se pierde mucho tiempo cuando los que llegan tarde se unen a la reunión y dan la disculpa obligatoria.

“Esto requiere un esfuerzo significativo, ya que la puntualidad está profundamente arraigada en la cultura de una empresa y es especialmente evidente en las llamadas entre empresas”, dijo.

Para desarrollar hábitos de puntualidad en las videoconferencias, DeJong sugiere que las reuniones comiencen a las cinco en punto o en otro momento impar, para que las personas presten más atención a la hora de inicio. Ella dijo que pusiera en la descripción de la agenda: «Comenzaremos exactamente a las 9:01» o «Por favor sea puntual».

“Si la puntualidad es difícil [para algunos asistentes], comience las reuniones a tiempo de todos modos e incorpore una cultura de ‘no llegue tarde, pero si lo hace, entre en silencio’ para evitar todas las charlas y disculpas”, dijo DeJong. dicho.

4. Utilice las herramientas adecuadas.

Las herramientas de videoconferencia como cámaras de 360 ​​grados, pantallas compartidas y anfitriones de reuniones virtuales ayudan a garantizar que todos los empleados puedan seguir lo que sucede y mantenerse involucrados, dijo Frank Weishaupt, director ejecutivo de Owl Labs.

“Pero lo más importante, estas herramientas ayudarán a los participantes remotos a sentirse como si estuvieran en la sala, en lugar de solo una mosca en la pared”, dijo. “Es más probable que los participantes remotos contribuyan a la reunión cuando no sienten que su presencia fue una ocurrencia tardía.

5. Asegúrese de que la tecnología funcione correctamente.

Dave Crenshaw, consultor de productividad y liderazgo, dijo que para asegurarse de que la reunión comience a tiempo y se desarrolle sin problemas, verifique que el servicio de conferencias funcione correctamente antes de que comience la reunión.

“Asegúrese de que su rostro esté visible y claro, que pueda compartir la pantalla para facilitar la colaboración y que los ruidos de fondo se minimicen al estar en un espacio tranquilo y privado”, dijo.

La hoja de trucos de videoconferencia de Business News Daily describe las funciones que debe probar en Zoom, Skype, Microsoft Teams y GoTo Meeting para una mejor experiencia.

6. Encienda su video.

Con demasiada frecuencia, los participantes de la videoconferencia no encienden sus cámaras de video durante las reuniones. Suz O’Donnell, líder de cartera en Point B, dijo que esto es un gran error.

“Toda la conversación cambia cuando tu cara también está en el video”, dijo. «Pueden ver las expresiones de los demás, sentirse más como un equipo y evitará que casi todos realicen múltiples tareas».

O’Donnell dijo que la multitarea es significativamente más difícil cuando otros pueden verlo y explicó: “Esto significa que su fuerza de trabajo remota no puede estar en una reunión con usted mientras revisa el correo electrónico, termina una hoja de cálculo o revisa su teléfono. Esto acabará con la productividad de su organización”.

7. Mantén a todos en silencio.

El ruido de fondo puede distraer especialmente durante una llamada de videoconferencia. Es por eso que Ciara Hautau, comercializadora digital sénior en Sparro, cree que es vital que todos apaguen sus micrófonos cuando no estén hablando.

“No te puedes imaginar las cosas que escuchamos de fondo: otros empleados charlando, gente escribiendo, ruido de la calle, etc.”, dijo. “Es súper molesto. Asegúrese de que la única persona que tenga el audio encendido sea la persona que habla. Esto ayuda a mantener la reunión más enfocada, y todos pueden escuchar y comunicarse claramente”.

8. Tenga una agenda.

Preparar una agenda y enviarla antes de la reunión es un paso que casi todos los expertos en videoconferencias recomiendan. Una agenda establecida permite que todos los asistentes sepan exactamente lo que se discutirá. De esa manera, los participantes pueden venir preparados para opinar sobre esos temas.

Daniela Andreevska, estratega y creadora de contenido independiente, dijo que una agenda ayuda a las personas a prepararse para la reunión y seguir la discusión.

“Para obtener la máxima productividad, se recomienda tener [enumerados] no solo los temas que necesita repasar, sino también cuánto tiempo planea permanecer en cada uno”, dijo. “Esto mostrará a los participantes la importancia de cada tema y el nivel de detalle con el que le gustaría discutirlo”.

9. Pon a alguien a cargo.

Para una reunión organizada de principio a fin y que concluye con resultados específicos, se necesita una persona que esté a cargo de la discusión, según Andreevska.

“No necesariamente tiene que ser la persona que organiza la reunión o la que la ha organizado”, dijo. “Puede delegar la tarea a su colega con mayor experiencia en el tema en el que se centra la reunión”.

El anfitrión debe coordinar con esa persona para ayudar a preparar la agenda.

“Al comienzo de la reunión, si usted es el anfitrión, comience la reunión presentando el tema y la persona a cargo, y luego déjelos liderar a partir de ahí”, dijo Andreevska. “Por supuesto, si ves que la reunión pierde el foco, puedes intervenir, pero trata de mantener tus intervenciones al mínimo”.

10. Mantenlo profesional.

“Está bien hablar de cosas personales entre [temas], pero no debería distraer a todos de la agenda”, dijo.

Seguir la etiqueta comercial adecuada es particularmente importante en las reuniones con clientes.

Importancia de las reuniones por videoconferencia

Con el trabajo remoto, o variaciones del mismo, aquí para quedarse, las videoconferencias se han convertido rápidamente en el método de reunión elegido por muchas organizaciones. Esto se debe a que la tecnología de video mejora la experiencia de comunicación más que una típica llamada telefónica.

Joe Manuele, exvicepresidente sénior de desarrollo empresarial y empresarial de la empresa de plataforma de comunicaciones Dialpad, dijo que las conferencias telefónicas de solo audio son insatisfactorias porque no brindan a los participantes la oportunidad de ver a quienes están hablando y obtener el significado completo de lo que se está hablando. dicho. [Obtenga más información sobre las herramientas de videoconferencia de Dialpad en nuestra revisión detallada del sistema telefónico empresarial Dialpad .]

“Ver a alguien cara a cara en un video garantiza que pueda comunicarse verbal y no verbalmente y crear una sensación de estar en la habitación para las personas que llaman a distancia que les permite sentirse cómodos y participar plenamente”, dijo Manuele.

Además, la videoconferencia conecta a las personas independientemente de su ubicación, permite a los participantes presentar información en pantalla y facilita la colaboración. Solo tienes que usar tales reuniones sabiamente.

“Organizar videoconferencias productivas es de misión crítica en el entorno de trabajo actual”, dijo Manuele. “Cuando las reuniones se vuelven una pérdida de tiempo, generan frustración para todos los involucrados y desperdician dinero para el negocio”.

Los hallazgos de State of Video Conferencing de Dialpad subrayan la importancia de las reuniones por videoconferencia y la necesidad de ejecutarlas de manera eficiente . Según la investigación de la empresa, la persona típica tiene un promedio de 9 o 10 reuniones de videoconferencia al mes. En total, casi el 40 por ciento de los trabajadores pasan entre el 10 y el 30 por ciento de su semana en videoconferencias.

Con tanto tiempo dedicado a las reuniones por video, deben valer la pena. De lo contrario, se perderá los beneficios que su negocio puede obtener de las videoconferencias y, en lugar de mejorar la productividad, terminará reduciéndola.

Maximizar las llamadas de videoconferencia

Ámelos u ódielos, las videoconferencias son parte integral de los negocios modernos. Sin embargo, gran parte de la ineficiencia y la incomodidad de estas reuniones se pueden solucionar fácilmente siguiendo los consejos anteriores. Para las empresas que aún luchan por encontrar su flujo, verifique si la plataforma que está utilizando se adapta a sus casos de uso comercial. Si no es así, lea nuestro resumen de los mejores sistemas telefónicos comerciales para pequeñas empresas. Varias soluciones cuentan con capacidades estelares de videoconferencia.

Jeremy Bender contribuyó a la redacción y los informes de este artículo. Las entrevistas a las fuentes se realizaron para una versión anterior de este artículo.