12 consejos y trucos de Microsoft Forms que debe conocer

Microsoft Forms tiene una interfaz de usuario pegajosa y una experiencia elegante. Hay pocas posibilidades de que lo descartes una vez que lo pruebes por primera vez. Si bien su interfaz de usuario es completa, aún necesita algunos consejos profesionales para usar Microsoft Forms de manera más productiva.

Estas son formas excelentes de aprovechar Microsoft Forms para sus encuestas y necesidades comerciales.

1. Comparta su formulario

Compartir el formulario es el objetivo final de su encuesta. Esto es facil:

1. Haz clic en Recopilar respuesta en la parte superior derecha de tu formulario.
2. Elija su preferencia de grupo de destinatarios seleccionando Cualquiera puede responder , Sólo las personas de mi organización pueden responder o Personas específicas de mi organización pueden responder .
   
3. Haga clic en la casilla de verificación Acortar URL para obtener una URL de formulario más corta (opcional). Luego haga clic en Copiar para comenzar a compartir su encuesta con sus participantes objetivo.
   

Comparta con personas específicas usando invitaciones personalizadas

Mientras comparte su formulario, puede respaldarlo con un mensaje de invitación personalizado para hacerlo más profesional:

1. Haga clic en la pestaña Recopilar respuesta en la parte superior derecha de su formulario.
2. Seleccione su preferencia de destinatario.
3. Ingrese la dirección de correo electrónico, el nombre o el grupo de su destinatario en el campo de contacto. Puede introducir muchos destinatarios.
4. Complete el campo de texto con su mensaje personalizado.
5. Finalmente, haz clic en Enviar . Sus participantes ahora recibirán un mensaje personalizado que los llevará a la página del formulario.

2. Ver respuesta en Excel en tiempo real

Al recopilar las respuestas de Microsoft Forms, normalmente tiene que descargar una copia de Excel de sus datos. Los datos descargados no se actualizan con nuevos envíos. Por lo tanto, es posible que deba repetir la descarga a intervalos para actualizar los datos existentes en su disco local.

Para evitar estas descargas de intervalos múltiples, puede esperar hasta que los encuestados completen la encuesta antes de exportar sus respuestas a Excel.

Pero a veces, desea ver cómo responde la gente en tiempo real, especialmente si la encuesta es extensa. Es fácil; una cuenta de Microsoft 365 Business le permite ver las respuestas de Microsoft Forms en Excel en tiempo real. Puede lograr esto directamente usando los formularios integrados para Excel o a través de Power Automate.

3. Evite las respuestas de formulario duplicadas

Microsoft Forms permite que alguien responda varias veces de forma predeterminada. Puede configurar su formulario para permitir solo una respuesta por persona.

Cuando no permite que las personas envíen varias veces, deberán iniciar sesión en su cuenta de Microsoft para responder a su encuesta. Así, el formulario evitará que una misma cuenta acceda dos veces a la encuesta.

4. Incruste Microsoft Forms iFrame en su sitio web

Si desea que las personas inicien sesión en su sitio web para completar una encuesta, puede insertar el formulario como un marco en su sitio web. Todo lo que hará es copiar una copia de iFrame de su formulario preparado y pegarlo en el HTML de su sitio web. Para hacerlo:

1. Ve a tu formulario y haz clic en Recopilar respuestas en la parte superior derecha.
2. Haga clic en el icono de código hacia la esquina inferior derecha de la barra lateral abierta.
3. Copie el código de inserción haciendo clic en Copiar .
4. Pegue el código copiado en el archivo HTML de su sitio web.

5. Use un código QR para compartir formularios

También puede descargar y enviar un código QR de su formulario a sus encuestados. Esta es una forma alternativa de compartir la URL de su encuesta con un grupo focal. Para descargar el código QR de su formulario de Microsoft:

1. Vaya a la pestaña Recopilar respuestas en la parte superior derecha.
2. Haga clic en el icono del código QR en la parte inferior de la barra lateral (a la izquierda del icono del código).
3. Haga clic en Descargar para guardar la imagen del código QR en su disco local.
4. Ahora puede compartir la imagen QR descargada con su grupo objetivo.

6. Establecer la duración de finalización del formulario

Es posible que no esté ejecutando un cuestionario, pero aún desea que sus encuestados completen su formulario dentro de una duración específica. Por ejemplo, desea que los solicitantes de empleo respondan a un formulario de solicitud antes de una fecha específica. Puede vincular su respuesta a una fecha límite.

Puede hacer esto ajustando la configuración del formulario:

1. Haz clic en los tres puntos horizontales del menú en la parte superior derecha.
2. Ve a Ajustes .
   
3. Haz clic en Fecha de inicio . Luego haga clic en Finalizar datos para concluir la duración de su encuesta.
4. También puede cronometrar el formulario haciendo clic en Establecer duración de tiempo ; esto inicia un temporizador una vez que alguien comienza a completar el formulario.
   

Si ha cronometrado la encuesta, sus encuestados recibirán un aviso informándoles que es una encuesta cronometrada antes de comenzar.

7. Cree y personalice cuestionarios en Microsoft Forms

Al igual que Google Forms, también puede crear cuestionarios en Microsoft Forms. Afortunadamente, los cuestionarios son tan fáciles de hacer como los formularios regulares. Para crear un cuestionario en Microsoft Forms:

1. Haga clic en Nuevo cuestionario desde su panel de Microsoft Forms.
   
2. Rellene el campo de título con el nombre de su cuestionario. Luego ingrese la descripción opcional debajo de este campo si tiene una.
3. Haga clic en Agregar nuevo .
   
4. Verá las opciones de prueba disponibles en la barra que se muestra. Por ejemplo, puede seleccionar Opción para preguntas de opciones múltiples.
   
5. Haga clic en Agregar nuevo para agregar una nueva pregunta.

Establecer la visibilidad de los resultados de la prueba

También es posible que desee evitar que los participantes vean los resultados de la prueba después del envío:

1. Haga clic en las tres barras de menú horizontales en la parte superior derecha.
2. Ve a Ajustes .
   
3. Desactiva Mostrar resultados automáticamente .
   

8. Cargue y personalice el tema del formulario

Además de su interfaz de usuario, con Microsoft Forms, puede determinar la interfaz de usuario que ven sus encuestados cuando abren su encuesta. Esta es una excelente manera de mostrar su profesionalismo. Si bien Microsoft Forms proporciona temas integrados, también puede diseñar y cargar un tema personalizado.

1. Desde su formulario, haga clic en Tema en la parte superior derecha.
2. Elija entre los temas enumerados.
3. Para cargar un tema personalizado, haga clic en el signo de cruz ( + ) en la parte inferior derecha de la barra de temas.
   
4. Haga clic en el icono de la imagen en el siguiente menú.
   
5. A continuación, cargue un tema desde Bing o OneDrive. O puede hacer clic en Cargar para seleccionar un tema de su disco local.
   

9. Permita que otros usen su plantilla de formulario

Si ha creado un tema encantador con preguntas de encuesta inclusivas y relevantes, puede permitir que otros lo usen. Cuando permita que otros usen su plantilla, compartirá su duplicado en su lugar. Por lo tanto, sus encuestados pueden usarlo como plantilla para su encuesta.

Dirígete a tu formulario y sigue estos pasos:

1. Haga clic en los tres puntos de menú horizontales en la parte superior derecha.
2. Haga clic en Colaborar o Duplicar .
   
3. En la sección Compartir como plantilla, haga clic en Obtener un enlace para duplicar .
   
4. Copie el enlace generado y compártalo con sus participantes. Si bien aún podrán completar y enviar el formulario, también pueden duplicarlo y usarlo como plantilla para sus encuestas si tienen una cuenta de Microsoft 365.
   

10. Personaliza un mensaje de despedida

También puede agradecer a sus participantes por tomarse el tiempo para responder a su encuesta. Este mensaje aparece una vez que envían su formulario.

Dicho mensaje puede contribuir en gran medida a construir una relación con los participantes. Por ejemplo, puede utilizar esta oportunidad para recordar a sus encuestados que responderá a sus entradas en un momento determinado. Para personalizar un mensaje de despedida:

1. Haga clic en los tres puntos de menú horizontales en la parte superior derecha de su formulario.
2. Ve a Ajustes .
   
3. Haga clic en la casilla de verificación Personalizar mensaje de agradecimiento .
4. Luego complete el campo con su mensaje.
   

Las personas ahora recibirán su mensaje después de enviar el formulario.

11. Obtenga una notificación por correo electrónico de cada respuesta

Puede recibir una notificación por correo electrónico cada vez que alguien responda a su encuesta. Si bien esta puede no ser una práctica deseada en encuestas extensas, lo ayuda a realizar un seguimiento de las respuestas, especialmente si tiene menos participantes. Para hacerlo:

1. Haga clic en las tres barras de menú horizontales en la parte superior. Luego ve a Configuración .
2. Haga clic en la casilla de verificación Recibir notificación por correo electrónico de cada respuesta .

12. Haz una copia de los formularios anteriores

Si bien editar un formulario anterior y usarlo para otra encuesta hace que su trabajo sea más rápido, termina sobrescribiendo su contenido. Duplique el formulario en el que desea construir y edite el segundo en su lugar:

1. Vaya a su panel de Microsoft Forms.
2. Una vez que localice el formulario anterior en el que desea construir, haga clic en los tres puntos horizontales en la parte inferior derecha de su banner.
3. Seleccione Copiar para duplicarlo. Ahora puede editar el extra.

Comparta sus encuestas de manera profesional

Las herramientas de encuestas en línea como Microsoft y Google Forms facilitan la vida. Sin embargo, si bien puede aprovechar su simplicidad para encuestas localizadas y extensas, conocer sus casos de uso profesional los simplifica aún más.

Aunque en este artículo aprendió sobre consejos y trucos para usar Microsoft Forms, es posible que también desee ver algunos usos profesionales de Google Forms.