12 funciones esenciales de Excel que todos deberían saber

Microsoft Excel contiene muchas funciones que le permiten completar tareas sin una calculadora o trabajo adicional. Pero si no está familiarizado con las fórmulas, puede parecerle intimidante. Aquí hemos enumerado 12 funciones de Excel simples pero útiles para ayudarlo a comenzar.

1. Agregar números a las celdas: SUMA

Una de las cosas más fáciles que puede hacer con los números es sumarlos. Usando la función SUMA en Excel, puede agregar números en las celdas.

La sintaxis es SUM(value1, value2,...)donde se value1requiere y value2es opcional. Por lo tanto, para cada argumento, puede usar un número, una referencia de celda o un rango de celdas.

Por ejemplo, para agregar números a las celdas A2 a A10, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=SUM(A2:A10)

Luego obtendrá el resultado en la celda que contiene la fórmula.

2. Número promedio en celdas: PROMEDIO

Promediar un grupo de números es otra función matemática común.

La sintaxis de la función PROMEDIO en Excel es la misma que para la función SUMA, AVERAGE(value1, value2,...)con un value1obligatorio y value2un opcional. Puede ingresar referencias de celda o rangos para argumentos.

Para promediar los números en las celdas A2 a A10, ingrese la siguiente fórmula y presione Entrar:

=AVERAGE(A2:A10)

Luego obtiene el valor promedio en la celda que contiene la fórmula.

3. Encuentra valor alto o bajo: MIN y MAX

Cuando necesite encontrar el valor mínimo o máximo en un rango de celdas, use las funciones MIN y MAX.

La sintaxis de estas funciones es la misma que las demás, MIN(value1, value2,...)y MAX(value1, value2,...)es value1obligatoria y value2opcional.

Para encontrar el valor mínimo más pequeño en un grupo de celdas, escriba lo siguiente, reemplazando las referencias de celda con las suyas. Luego presione Entrar:

=MIN(B2:B10)

Y para encontrar el valor máximo, más alto, use:

=MAX(B2:B10)

Luego verá el valor más pequeño o más grande en la celda de fórmula.

4. Encuentra el valor promedio: MEDIANA

En lugar de un valor mínimo o máximo, es posible que desee un valor promedio.

Como puede suponer, la sintaxis es la misma, MEDIAN(value1, value2,...)con un primer argumento obligatorio y un segundo argumento opcional.

Para el valor promedio en un rango de celdas, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=MEDIAN(A2:A10)

Luego verá el promedio de su rango de celdas.

5. Contar celdas que contienen números: CONTAR

Tal vez quiera contar cuántas celdas en un rango contienen números. Para hacer esto, debe usar la función CONTAR.

La sintaxis es la misma que las dos funciones anteriores, COUNT(value1, value2,...)con el primer argumento requerido y el segundo opcional.

Para contar la cantidad de celdas que contienen números en el rango A1 a B10, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=COUNT(A1:B10)

Luego obtiene su puntaje en la celda que contiene la fórmula.

6. Inserte la fecha y hora actual: AHORA

Si desea mostrar la fecha y hora actuales cada vez que abre la hoja de cálculo, use la función AHORA en Excel.

La sintaxis es esta NOW()porque la función no tiene argumentos requeridos. Sin embargo, puede agregar o eliminar la fecha y la hora actuales si lo desea.

Para devolver la fecha y hora actuales, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=NOW()

Para devolver la fecha y hora cinco días antes de la fecha y hora actual, escriba esta fórmula y presione Entrar:

=NOW()+5

Y así es como se verán los resultados de cada una de las fórmulas anteriores.

7. Redondeo a un número específico de dígitos: ROUND

Si su hoja de trabajo tiene números decimales que desea redondear hacia arriba o hacia abajo, use la función REDONDAR en Excel.

La sintaxis ROUND(value1, digits)requiere ambos argumentos. Para value1utilizar el número que desea redondear. Para digits, use el número de lugares decimales para redondear el número.

Por ejemplo, para redondear el número 2,25 a un decimal, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=ROUND(2.25,1)

Y tienes resultados. Si desea redondear hacia abajo, simplemente use un número negativo como argumento de los dígitos.

8. Reducir el número quitando la fracción: TRUNC

Es posible que prefiera truncar el número en lugar de redondearlo. Con la función TRUNC, puede eliminar una fracción de un número.

Sintaxis TRUNC(value1, digits)con value1requerido y digitsopcional. Si no ingresa números, el valor predeterminado es cero.

Entonces, para acortar el número 7.2, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=TRUNC(7.2)

El resultado de esta fórmula será el número siete.

9. Encuentra el producto multiplicando celdas: PRODUCTO

Si necesita multiplicar varias celdas, usar la función PRODUCTO es más eficiente que usar el símbolo de multiplicación (*) en una fórmula.

Sintaxis PRODUCT(value1, value2,...)con value1requerido y value2opcional. Puede usar value1para un rango de celdas y value2para un rango adicional de celdas si es necesario.

Para encontrar el producto de las celdas de A2 a A10, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=PRODUCT(A2:A10)

Como puede ver, esto es mucho más fácil que escribir A2 * A3 * A4y así sucesivamente.

10. Use el número de referencia de celda dado: COLUMNA y FILA

Con las funciones COLUMNA y FILA en Excel, puede devolver el número de posición de una celda. Estas funciones son útiles para ingresar una serie de números de referencia en su hoja de cálculo, o números de línea, por ejemplo.

La sintaxis para cada uno es tal COLUMN(reference)y ROW(reference)donde no se requiere ningún argumento. Si no ingresa un argumento, la fórmula devolverá una referencia a la celda que contiene la fórmula.

Por ejemplo, si ingresa la siguiente fórmula en la celda B2, el resultado es 2 porque B2 está en la segunda fila.

=ROW()

Pero si ingresa la siguiente fórmula con un argumento, obtendrá el número de referencia para la celda.

=ROW(C5)

Puedes ver aquí; el resultado es 5 porque C5 está en la quinta fila.

11. Eliminar huecos: RECORTAR

A menudo, al insertar o importar datos, contienen espacios adicionales. La función TRIM elimina espacios.

Sintaxis TRIM(reference)con un argumento necesario para hacer referencia a una celda que contiene datos.

Para eliminar espacios adicionales de la celda A1, escriba lo siguiente y presione Entrar:

=TRIM(A1)

Luego verá los datos en la celda a la que apunta el enlace, sin espacios al principio ni al final.

12. Cuente el número de caracteres en una cadena: LEN

Quizás necesite encontrar el número de caracteres en una cadena de texto. Aquí tienes que usar la función DLSTR en Excel.

Sintaxis LEN(reference)con el argumento necesario para hacer referencia a una celda que contiene texto.

Para encontrar el número de caracteres en la celda A1, escriba la siguiente fórmula y presione Entrar:

=LEN(A1)

El resultado es 25 porque «Usar datos de Finanzas» contiene esa cantidad de caracteres y tenga en cuenta que los espacios se cuentan como caracteres.

Excel tiene muchas otras funciones útiles como BUSCARV para encontrar un valor y CONCATENAR para concatenar líneas de texto. Pero esta lista de conceptos básicos debería ayudarlo con tareas simples, así como familiarizarse más con el uso de funciones.