7 consejos esenciales para mejorar el rendimiento de su equipo remoto

Trabajar con un equipo remoto es una excelente manera de aprovechar un grupo diverso de talentos en todo el mundo. Sin duda, encontrará la opción adecuada para cualquier rol o proyecto específico para garantizar que su negocio esté en auge.

Sin embargo, trabajar con un equipo remoto requiere un enfoque diferente al de administrar un equipo interno. Tendrá que superar desafíos como la mala comunicación, la falta de reconocimiento, las dificultades de programación y más. Esto significa que deberá configurar procesos para asegurarse de que su equipo remoto se desempeñe de la mejor manera. Este artículo cubrirá consejos y herramientas para ayudarlo a lograr este objetivo.

1. Configurar canales de comunicación

La comunicación efectiva es vital para cualquier equipo exitoso, especialmente en una configuración remota. Dado que no podrá comunicarse en persona, en su mayor parte, es vital que configure diferentes canales para superar los errores de comunicación comunes en los equipos virtuales y asegurarse de que todos estén en sintonía.

Hay varios tipos de herramientas que puede usar para superar los desafíos comunes de comunicación de equipos remotos, como correos electrónicos, sistemas de videoconferencia y plataformas de mensajería instantánea. Cada herramienta ofrece diferentes funciones, así que elija las que mejor se adapten a las necesidades de su equipo y a los casos de uso específicos.

Por ejemplo, puede usar una aplicación de mensajería instantánea como Slack para conversaciones y preguntas rápidas, correos electrónicos para comunicarse con clientes y software de videoconferencia como Zoom para realizar reuniones virtuales o registros. Independientemente de los canales de comunicación que elija, asegúrese de que todos conozcan su propósito y los utilicen correctamente.

2. Elija la productividad sobre el presentismo digital

Superar el presentismo digital es vital para garantizar que su equipo distribuido funcione de la mejor manera. Trabajar con un equipo remoto le permite evitar replicar el modelo de oficina tradicional de ‘presentismo’, donde mide la productividad por la cantidad de tiempo que pasa frente a una computadora en lugar de los resultados reales del trabajo.

En lugar de esperar que su equipo esté pegado a sus pantallas todo el día, puede concentrarse en establecer un plan INTELIGENTE para ayudarlos a alcanzar sus objetivos y obtener resultados gratificantes en lugar del tiempo que pasan en línea.

Esto les da la libertad de trabajar durante sus horas más productivas y garantiza que usted aproveche al máximo su tiempo. También cambia el enfoque de una cultura «siempre activa» que perjudica la productividad a una que celebra la producción fomentando horarios de trabajo flexibles y un mejor enfoque.

3. Elija las herramientas adecuadas para la comunicación

La comunicación efectiva permite que su equipo sea más productivo. Si ese es su objetivo, entonces tiene sentido dedicar menos tiempo a responder mensajes y más tiempo a tareas reales. Una de las mejores maneras de hacer cumplir una cultura que celebra la producción y no las horas que pasan conectados a los dispositivos de trabajo es mediante el uso de herramientas que fomentan la comunicación asincrónica.

Si bien la mensajería instantánea tiene su lugar en algunas circunstancias, los pings, las notificaciones y los mensajes constantes pueden distraer y dificultar que su equipo se apague. La comunicación asíncrona es útil para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias, ya que les permite responder cuando están disponibles en lugar de esperar que todos estén disponibles al mismo tiempo.

Puede usar herramientas de comunicación asíncrona como Qatalog, Twist o Yac para obtener toda la información que necesitan para hacer su mejor trabajo y mantener las interrupciones al mínimo.

4. Esté preparado para manejar problemas técnicos

A veces, la tecnología puede ser un arma de doble filo. Si bien las computadoras y las herramientas de equipos virtuales pueden ayudarlo a mantenerse conectado, nada es infalible.

Habrá ocasiones en las que los miembros de su equipo enfrenten problemas técnicos que les impidan hacer su trabajo. Y, teniendo en cuenta que todos trabajan desde diferentes ubicaciones, es posible que no siempre pueda confiar en su equipo de TI interno para solucionar los problemas de todos con prontitud.

Para evitar interrupciones significativas en el flujo de trabajo de su equipo, es vital que todos estén preparados para manejar problemas técnicos comunes de trabajo remoto. Esto incluye saber cómo corregir errores comunes de red y abordar las amenazas de ciberseguridad. Puede agregar algunos tutoriales de solución de problemas a su wiki interno, para que los miembros del equipo sepan qué hacer en caso de dificultades técnicas.

5. Cree una estrategia de documentación eficaz

Una de las mejores maneras de asegurarse de que su equipo rinda al máximo es contar con una estrategia de documentación integral. La documentación es esencial en cualquier organización, pero es especialmente útil para equipos remotos donde la información puede perderse en un sinfín de mensajes y correos electrónicos.

Ya sea un resumen del proyecto, un tutorial de procedimientos o notas de reuniones, asegúrese de que su equipo tenga una plataforma común donde puedan compartir, almacenar y acceder rápidamente a información relevante. Un sistema de documentación bien organizado ayudará a mantener a todos en la misma página y facilitará que los miembros del equipo encuentren lo que necesitan cuando lo necesitan.

Puede utilizar soluciones de software como Tettra para crear el wiki interno de su lugar de trabajo y utilizarlo como centro de toda la información relevante. Esta herramienta le permite organizar la información en categorías y otorgar permiso a miembros específicos del equipo para editar documentos específicos.

6. Dar y recibir comentarios

Siempre hay margen de mejora, incluso en los mejores equipos. Como líder de equipo remoto, es su responsabilidad asegurarse de que todos trabajen de manera eficiente y reciban los comentarios que necesitan para mejorar y ascender en la escala corporativa. Puede hacer esto instituyendo controles regulares en videollamadas o haciendo que los supervisores envíen formularios de comentarios por escrito.

Lo más probable es que su gente también tenga comentarios valiosos para usted y la empresa. Sin embargo, es posible que la mayoría de ellos no se sientan cómodos hablando en una videollamada o escribiendo un correo electrónico. Puede usar una herramienta como Officevibe para administrar el equipo y garantizar que se escuche la voz de todos.

Esta herramienta ofrece opciones de comentarios anónimos, por lo que incluso los miembros del equipo más introvertidos pueden compartir sus pensamientos honestos sin miedo. Esto le brinda una visión clara de lo que su equipo necesita y le permite tomar las medidas necesarias para que rindan al máximo.

7. Fomenta las interacciones sociales

Trabajar desde casa puede sentirse solo a veces y afectar el compromiso y la moral. Sin una oficina física donde ocasionalmente pueda encontrarse con un colega y tener una conversación rápida, es esencial encontrar soluciones virtuales para fomentar un sentido de camaradería entre los miembros de su equipo.

Puede crear un enfriador de agua virtual donde los miembros del equipo puedan entablar conversaciones informales. Esto podría ser un chat grupal donde las personas pueden compartir historias divertidas, discutir pasatiempos o cualquier cosa que no esté relacionada con el trabajo. También puede planificar pausas de café virtuales para mantener a su gente comprometida y motivada. Esta podría ser una videollamada privada donde todos puedan pasar el rato, reír y jugar.

Construya una cultura positiva de trabajo remoto

Crear una cultura de trabajo positiva es vital para que cualquier equipo remoto alcance su máximo potencial. Para lograr este objetivo, debe evaluar y mejorar constantemente su enfoque de trabajo remoto.

Al incorporar los consejos mencionados anteriormente y encontrar formas creativas de ayudar a su equipo remoto a sentirse conectado y motivado, puede crear una cultura de trabajo efectiva que sacará lo mejor de su equipo remoto y garantizará un futuro exitoso para su organización.