8 consejos de gestión del tiempo cuando se trabaja en diferentes zonas horarias

Un desafío crítico pero comúnmente pasado por alto que enfrentan los trabajadores remotos es trabajar de manera eficiente en diferentes zonas horarias. Las empresas virtuales a menudo contratan en todo el mundo. Si bien la colaboración con profesionales globales promueve el crecimiento profesional, también requiere que siga horarios agitados. Es probable que no pueda trabajar en el típico turno de 9 a 5.

La coordinación con personas en diferentes zonas horarias es difícil. Para ayudarlo a administrar su jornada laboral, compartiremos ocho consejos para una colaboración fluida con socios en el extranjero.

1. Informe a terceros sobre su ubicación desde el primer momento

Divulgue inmediatamente su zona horaria. Mencione su horario y canales de comunicación preferidos mientras se presenta para que sus compañeros de trabajo sepan cómo comunicarse con usted. Además, aproveche esta oportunidad para establecer límites. Explique los raros casos en los que sería aceptable enviar mensajes incluso después de que haya terminado su turno.

Para comunicar su horario de manera más efectiva, indíquelo en sus perfiles en línea. No todos lo recordarán, después de todo. Incluir su horario de oficina en su firma de correo electrónico, perfil de chat de trabajo, cuenta de LinkedIn y perfil de Google evitará malentendidos.

Solo asegúrese de actualizarlos cuando sea necesario. Ya sea que esté trabajando en diferentes turnos o saliendo temprano, compartir los cambios con su horario es su responsabilidad.

2. Descargue un convertidor de zona horaria precisa

Establecer citas con equipos remotos es complicado. No solo siguen horarios de trabajo descoordinados, sino que algunos se olvidan de calcular las diferencias de zona horaria. Los anfitriones de la reunión no pueden proporcionar el mismo horario en 24 zonas horarias.

Para asegurarse de que todos sigan el mismo horario, su equipo debe usar convertidores de zona horaria. Hay varias opciones disponibles. Incluso podría integrarlos con herramientas de trabajo para todo el equipo, como sistemas de gestión de proyectos y aplicaciones de calendario.

3. Use horarios militares y especifique zonas horarias al programar planes

Acostúmbrese a utilizar la hora militar y especificar las zonas horarias al programar reuniones. No dejes lugar a conjeturas. Incluso podría incluir un recordatorio que indique a los destinatarios que conviertan la hora indicada a su zona horaria local. De esa manera, nadie pasa por alto las abreviaturas de zona horaria.

Para evitar confusiones, siga la zona horaria más utilizada en su equipo. Digamos que eres de Nueva York. Aunque sería conveniente usar su zona horaria local, sus compañeros de equipo de otro estado o país podrían encontrar una molestia para las conversiones frecuentes.

En cuanto a los autónomos, siga las zonas horarias que benefician a sus clientes. Hacer ajustes por tu parte te hará lucir profesional y elegante, dejando a tus socios con una impresión positiva de ti.

4. Automatice la reserva de citas con herramientas de programación

Al reservar citas con trabajadores remotos, notará que se pierde mucho tiempo esperando la confirmación. Las diferencias de zona horaria dificultan la obtención de respuestas en tiempo real. Si las otras partes viven en el lado opuesto del mundo, es probable que no tenga noticias de ellas hasta el siguiente día hábil. Incluso unos pocos correos electrónicos de ida y vuelta podrían llevar una semana.

Para agilizar el proceso, utilice una herramienta confiable de programación de citas. Las opciones ampliamente utilizadas como Google Calendar y Calendly muestran automáticamente las fechas disponibles para todas las partes involucradas. Los usuarios simplemente seleccionan sus tragamonedas preferidas. Una vez que todos hayan elegido una fecha, la aplicación contará los resultados para que el anfitrión pueda decidir si continúa con la reunión.

5. Subcontratar o automatizar ciertos procesos comerciales

Si cambia con frecuencia los horarios para tareas urgentes pero repetitivas, considere descargarlas a AI en su lugar. Libere su tiempo para proyectos más complejos. Los sistemas automatizados pueden manejar asuntos tediosos como la programación de citas, el registro de tiempo, la clasificación de correos electrónicos y el seguimiento de proyectos.

Para las tareas que la IA no puede automatizar, contrate trabajadores independientes. Busque profesionales capacitados y confiables que puedan ocupar su lugar durante sus horas libres. Pero una vez que aumente la carga de trabajo de su equipo, solicite a su departamento de recursos humanos o supervisor que consiga un empleado permanente.

6. Utilice una plataforma de gestión de proyectos organizada para su equipo

Si bien son cruciales, los procesos de aprobación impiden completar las tareas. Incluso revisar los argumentos de venta o las propuestas comerciales podría desperdiciar varios días si las partes tardan horas en responder.

Para acelerar el proceso, simplifique el seguimiento de tareas. Utilice los programas de software de gestión de proyectos como una ubicación central para los proyectos de todo el equipo en los que los usuarios pueden asignar, marcar, cancelar y aprobar tareas a su propio ritmo. Aquí, los trabajadores remotos pueden completar tareas sin comunicarse fuera de la plataforma.

7. Familiarícese con los días festivos observados en diferentes países

Dado que trabaja con equipos remotos en todo el mundo, debe familiarizarse con los días festivos observados en otros países. Las religiones y las culturas tienen creencias diferentes. Es una falta de respeto restar importancia al feriado principal de otro país solo porque no lo sigues.

Digamos que trabajas con indios. Aunque el Día de Acción de Gracias es una festividad menor para la mayoría de los indios, le dan mucha importancia al Diwali, un festival de luces que se celebra alrededor de octubre o noviembre. Sería desconsiderado asignar asignaciones críticas durante este período.

Además, realice un seguimiento de los países que observan el horario de verano (DST). Las personas que usan DST adelantan sus relojes una hora durante el verano para ahorrar electricidad. No es un día de fiesta. Sin embargo, podría causar confusión al programar citas.

8. Pruebe diferentes horarios de trabajo

Si bien el trabajo remoto ofrece flexibilidad de tiempo, también viene con horarios erráticos que requieren ajustes de rutina. Los equipos remotos deben encontrar franjas horarias que funcionen para todos. Es probable que trabajes turnos que no hiciste como empleado de oficina, así que prepara algunos trucos para mantenerte despierto en el trabajo.

Mantén una mente abierta a los diferentes horarios. Si ha estado trabajando en el mismo turno a lo largo de su carrera, aproveche esta oportunidad para revisar su rutina. Por ejemplo, podría hacer sus tareas y ejercicios más temprano en el día. ¿Quién sabe? Es posible que descubra que es más eficiente y productivo cuando trabaja fuera del horario de oficina estándar.

Trabaje de manera eficiente en diferentes zonas horarias

Trabajar de manera eficiente con socios en el extranjero requiere una planificación cuidadosa. La persona en el otro extremo de la pantalla no vive en la misma zona horaria que usted, por lo que no debe forzar cambios rápidos y solicitudes urgentes. Del mismo modo, administre su carga de trabajo en consecuencia. Descargue tareas críticas que consumen mucho tiempo, como programar reuniones, clasificar correos electrónicos y hacer anuncios a los sistemas de IA.

Si sus tareas diarias implican administrar un equipo remoto, considere crear un cronograma a seguir para todo el equipo. Sí, las personas tienen diferentes preferencias de turnos. Por mucho que desee acomodarlos, es posible que sus trabajadores no hagan mucho si rara vez trabajan en el mismo horario.