8 formas de limpiar datos en Microsoft Excel

Los errores ocurren, especialmente en sus hojas de cálculo. Los errores tipográficos, los espacios adicionales, los duplicados, los errores de fórmula y las celdas en blanco pueden ser problemáticos a la hora de analizar los datos. Para limpiar su hoja de cálculo de Microsoft Excel, pruebe una o más de estas formas de cuidar los «datos sucios».

1. Eliminar espacios adicionales

Ya sea por importar o escribir mal, puede terminar con espacios adicionales en sus datos. Esto puede incluir espacios iniciales al comienzo de una celda, espacios finales al final o espacios varios entre palabras o valores. Si bien pueden parecer inocentes, puede tener problemas fácilmente al filtrar, ordenar o formular datos con espacios adicionales.

Hay dos formas simples de eliminar espacios adicionales en su hoja de Excel: la función TRIM y la herramienta Buscar y reemplazar.

Utilice la función RECORTAR

La función TRIM en Excel funciona específicamente para eliminar los espacios en blanco de sus datos. La sintaxis de la fórmula es simplemente TRIM(text). Introduzca una referencia de celda o el texto del argumento.

Veamos un ejemplo. En la celda A1 tenemos espacios iniciales, finales y adicionales entre el texto. Vaya a otra celda e ingrese la siguiente fórmula para eliminar el espacio en blanco:

=TRIM(A1)

La función elimina los espacios y nos proporciona datos limpios.

Para otro ejemplo, ingresaremos el texto como argumento en lugar de la referencia de celda. Asegúrese de encerrar el texto entre comillas usando esta fórmula:

=TRIM(“ John Jacob Smith ”)

Verás que los espacios se eliminan.

Lo importante a tener en cuenta sobre el uso de la función TRIM es que ingresa la fórmula en una celda diferente a la que contiene los datos, a menos que desee reemplazar esos datos.

Utilice la herramienta Buscar y reemplazar

Si tiene espacios adicionales dispersos en su hoja, es posible que prefiera usar la herramienta Buscar y reemplazar de Excel en lugar de la función RECORTAR. Con este método, puede eliminar todos o un número específico de espacios.

• Vaya a la pestaña «Inicio», abra el menú desplegable «Buscar y seleccionar» en la sección Edición y seleccione «Reemplazar».

• En el cuadro Buscar y reemplazar que aparece, use el cuadro «Buscar qué» para ingresar un solo espacio si desea eliminarlos todos o la cantidad exacta de espacios que desea eliminar.

• En el cuadro «Reemplazar con», no ingrese nada si desea eliminar todos los espacios o la cantidad exacta de espacios que desea conservar.

• Seleccione «Reemplazar todo» para eliminar los espacios adicionales y verá que su hoja se actualiza de inmediato.

2. Eliminar caracteres no imprimibles

Los caracteres que no se imprimen son similares a los espacios adicionales que pueden aparecer. Estos son los primeros 32 caracteres, incluido el cero, en el código ASCII de 7 bits para cosas como un carácter nulo, el inicio de un encabezado, avance de página, retorno de carro y separador de unidades. Al igual que los espacios, estos caracteres pueden causar problemas al calcular fórmulas, ordenar o filtrar en su hoja de Excel .

Convenientemente, puede usar una función simple para eliminar caracteres que no se imprimen en Excel. La función se llama CLEAN y la sintaxis de la fórmula es CLEAN(text), donde puede ingresar el texto o una referencia de celda para el argumento.

En este ejemplo, tenemos los caracteres no imprimibles CHAR(10) al principio y al final de nuestra fórmula en la celda A1.

Usa esta fórmula para eliminarlos:

=CLEAN(A1)

También puede ingresar el texto como parte de la fórmula CLEAN. Use la siguiente fórmula si desea reemplazar el texto existente con texto limpio en lugar de usar una celda separada.

=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))

Los caracteres no imprimibles se eliminan, dejando solo el texto.

3. Eliminar filas en blanco

Si termina con filas en blanco en su hoja, estas pueden ocupar un espacio muy necesario para los datos reales. Puede eliminar las filas en blanco en Excel en unos pocos pasos y recuperar espacio en su hoja .

• Vaya a la pestaña «Inicio», abra el menú desplegable «Buscar y seleccionar» en la sección Edición y seleccione «Ir a especial».

• En la ventana que aparece, seleccione «Vacíos» y haga clic en «Aceptar».

• Verá todos los espacios en blanco resaltados temporalmente. Antes de eliminar las filas, revíselas para confirmar que no hay otros datos. Esto es especialmente importante si no puede ver las columnas adicionales sin desplazarse hacia la derecha. Para eliminar las filas en blanco, regrese a la pestaña «Inicio», abra el menú desplegable «Eliminar» y seleccione «Eliminar filas de hojas».

• Verá que las filas en blanco desaparecen y las filas restantes en su hoja se desplazan hacia arriba.

4. Corrige las mayúsculas y minúsculas

Si está importando datos, es posible que encuentre mayúsculas y minúsculas entre sus datos. Puede usar un par de funciones de casos simples en Excel para que el caso sea consistente.

LOWER convierte todas las letras a minúsculas, UPPER convierte todas las letras a mayúsculas y PROPER convierte en mayúscula la primera letra de cada palabra en una cadena de texto y cambia todas las demás letras a minúsculas. Además, PROPIO escribe en mayúscula la primera letra después de un carácter que no sea una letra, como 1a a 1A.

La sintaxis para cada uno es la misma, LOWER(text), UPPER(text) y PROPER(text), donde puede usar el texto o una referencia de celda para el argumento. Veamos ejemplos.

Para cambiar todas las letras a minúsculas en la celda A1, use esta fórmula:

=LOWER(A1)

Para cambiar todas las letras a mayúsculas en la misma celda, use esta fórmula:

=UPPER(A1)

Para poner en mayúscula la primera letra de cada palabra en la cadena de texto en la celda A1, use esta fórmula:

=PROPER(A1)

También puede usar un rango de celdas para el argumento en las fórmulas. Podemos usar la función APROPIADA para cambiar las mayúsculas y minúsculas en las celdas A1 a A5 con esta fórmula:

=PROPER(A1:A5)

5. Encuentra y Elimina Duplicados

Los datos duplicados son más datos que quizás desee limpiar en su hoja de Excel. Podría tener el mismo nombre de cliente, dirección de correo electrónico, número de teléfono o algo similar, donde el duplicado son datos adicionales que no necesita.

Hay varias formas de encontrar y eliminar duplicados en Microsoft Excel , y puede consultar nuestro tutorial sobre este tema para conocer los diversos métodos. Aquí, estamos viendo solo la opción más simple, que es usar la función integrada Eliminar duplicados de Excel.

Tenga en cuenta que Excel mantiene la primera instancia y elimina la siguiente instancia.

• Comience seleccionando el rango de celdas que contiene los duplicados, luego diríjase a la pestaña «Datos» y haga clic en «Eliminar duplicados» en el grupo Herramientas de datos.

• En la ventana emergente, puede restringir los datos para revisarlos y eliminarlos. Primero, marque las casillas o use «Seleccionar todo» para aquellas columnas que desea revisar en busca de duplicados. A continuación, marque la casilla si sus datos contienen encabezados. Haga clic en «Aceptar» para continuar.

• Si Excel elimina con éxito los datos duplicados, verá un mensaje emergente que le informará los números de lo que se eliminó y conservó.

• Su hoja se limpiará con los duplicados eliminados.

6. Borrar el formato

Si tiene varias personas trabajando en una hoja o que han copiado y pegado datos desde otra ubicación, es posible que tenga formato adicional que no necesita. Esto puede incluir fuentes en negrita, colores de relleno o bordes. Afortunadamente, no tienes que cambiar cada celda, fila o columna una por una. Puede borrar el formato en su hoja con un clic.

Tenga en cuenta que si configura el formato condicional en su hoja, borrar el formato como se explica aquí también eliminará ese formato.

• Seleccione el rango de celdas que contiene el formato que desea eliminar. Tenemos negrita, color y cursiva aplicadas al texto junto con un color de relleno y bordes.

• Vaya a la pestaña «Inicio», abra el menú desplegable «Borrar» y seleccione «Borrar formatos».

• Verá que todo el formato en esas celdas desaparece y tendrá una pizarra limpia.

7. Convertir texto en columnas

Cuando extrae datos de otra fuente, no siempre se presenta de la manera que desea. Es posible que tenga filas con datos que deben colocarse en celdas separadas en columnas. Puede convertir este texto en columnas en solo unos pocos pasos para que sea más fácil de manipular.

• Seleccione las celdas que desea convertir, diríjase a la pestaña «Datos» y elija «Texto en columnas» en el grupo Herramientas de datos.

• Cuando se abra el Asistente para convertir texto en columna, realice algunos pasos para convertir sus datos según su estado actual y cómo desea mostrarlos. Comience eligiendo «Delimitado» o «Ancho fijo». Excel le brinda una recomendación basada en sus datos, pero puede elegir la opción que sea más aplicable. Haga clic en Siguiente.»

• Según la opción que elija en el primer paso, verá el segundo paso correspondiente. Por ejemplo, si elige Datos delimitados, puede elegir el delimitador y, si tiene Datos fijos, puede ajustar el ancho de las columnas. Haga clic en Siguiente.»

• Elija el formato de datos para la columna, como texto o fecha, e ingrese el destino de los datos convertidos. Haga clic en «Finalizar».

• Verá su texto convertido en columnas, listo para trabajar con él.

8. Destacar errores

Si bien Excel hace un buen trabajo al señalar los errores en las celdas, como los de las fórmulas, es posible que no note estos errores si tiene una hoja de cálculo larga. Con el formato condicional, puede resaltar los errores para que sea más apto para verlos y corregirlos.

• Seleccione toda la hoja haciendo clic en el botón «Seleccionar todo» (triángulo) en la parte superior izquierda de la hoja. Si prefiere verificar solo ciertas celdas, selecciónelas en su lugar.

• Vaya a la pestaña «Inicio», abra el menú desplegable «Formato condicional» en el grupo Estilos y elija «Nueva regla».

• Cuando aparezcan las opciones de la ventana Nueva regla de formato, seleccione «Formatear solo las celdas que contienen» en la parte superior y «Errores» en la lista desplegable en la parte inferior.

• Haga clic en el botón «Formato» para elegir el formato que desea aplicar. Puede hacer cosas como llenar las celdas con un color, poner el texto en negrita o agregar un borde oscuro. Seleccione «Aceptar» después de configurar el formateo.

• Verá una vista previa de su selección en la parte inferior de la ventana Nueva regla de formato. Haga clic en «Aceptar» para guardar y aplicar la regla.

• Cuando vea su hoja o las celdas seleccionadas, verá aparecer esos errores. Una vez que corrige un error, el formato desaparece y puede pasar al siguiente.

Preguntas frecuentes

¿Cómo verifico errores ortográficos en Excel?

Al igual que las otras aplicaciones de Microsoft Office, también puede usar un corrector ortográfico en Excel. Esto es útil para encontrar errores tipográficos o ortográficos comunes.

Vaya a la pestaña «Revisar» y seleccione «Ortografía» en la sección Revisión de la cinta. Cuando aparezca el cuadro de revisión ortográfica, verá las palabras en su hoja de cálculo que no están en el diccionario. Puede ignorar la ortografía, agregar la palabra al diccionario, cambiarla manualmente o usar una de las sugerencias.

¿Cómo sé cómo corregir un error de Excel?

Si ve un error en particular en su hoja, seleccione la celda y vaya a la pestaña «Fórmulas». Haga clic en «Comprobación de errores» en el grupo Auditoría de fórmulas. Verá aparecer la ventana Comprobación de errores con breves detalles sobre el error. Puede elegir obtener ayuda con el error de Microsoft en la Web, mostrar los pasos de cálculo, ignorar el error o editar la fórmula.

Además, puede visitar la página Cómo evitar fórmulas rotas en el sitio de soporte de Microsoft para obtener una lista de errores de fórmula comunes con descripciones.

¿Cómo convierto filas en columnas o viceversa en Excel?

De manera similar a la función Texto a columnas que se analiza aquí, puede convertir datos de una fila a una columna o de una columna a una fila en Excel.

La forma más sencilla utiliza copiar y pegar con la función Transponer. Alternativamente, puede usar la función TRANSPONER. Eche un vistazo a nuestro tutorial completo sobre la transposición de datos en Excel , que explica ambos métodos.

Crédito de la imagen: Pixabay . Todas las capturas de pantalla por Sandy Writerhouse.