9 errores comunes a tener en cuenta en los correos electrónicos de trabajo
¿Alguna vez has recibido un correo electrónico mal escrito en tu bandeja de entrada? Es posible que se haya preguntado de qué se trataba ese correo electrónico y cómo responder. Para evitar enviar un mal correo electrónico usted mismo, revise esta lista de errores comunes en los correos electrónicos de trabajo.
1. Línea de asunto faltante
Uno de los errores comunes al escribir correos electrónicos de trabajo es no incluir una línea de asunto. Una lista de líneas de asunto es lo primero que ven las personas cuando abren sus cuentas de correo electrónico. Si alguien recibe una tonelada de correos electrónicos, es probable que se ignore un correo electrónico sin una línea de asunto descriptiva y apropiada.
HubSpot Blog Research muestra que las líneas de asunto efectivas deben inspirar curiosidad y ser personalizadas. Hágale saber a su destinatario por qué su correo electrónico es importante a través de su línea de asunto. La línea de asunto «Boletín 1» es vaga y no atrae el interés de nadie. Pero el “Boletín 1: Los mejores artistas de este mes” probablemente obtendrá más visitas.
2. Usar el tono incorrecto
El tono de un correo electrónico puede reflejar cómo quieres que te perciban. Su elección de palabras refleja un tono positivo o negativo. Por ejemplo, comentar que la idea de alguien es “extraña” tiene una connotación diferente a decir que la idea es “única”. Aprenda a distinguir entre matices de significado y elija las palabras correctas.
Los correos electrónicos de trabajo deben sonar profesionales. El grado de formalidad depende de su cultura de trabajo y relación profesional con el destinatario. Si la cultura laboral es amistosa, o ha sido colega con alguien durante mucho tiempo, puede comenzar su correo electrónico de trabajo con «Hola John». Pero si se está comunicando con alguien que no conoce en otra empresa, es más seguro dirigirse a ellos usando el formato «Estimado Sr. Smith».
Cuando dude de su elección de palabras, consulte un diccionario de sinónimos o diccionario en línea. El asistente de mecanografía en línea Grammarly también incluye un detector de tono de escritura en sus funciones. Puede cambiar el tono en la configuración para que suene seguro y profesional.
3. Detalles y archivos adjuntos que faltan
Es molesto recibir un correo electrónico de trabajo con detalles incompletos. Enviar correos electrónicos de un lado a otro para obtener información es una gran pérdida de tiempo. Para evitar esto, describa todos los conceptos básicos: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Puede seguir el siguiente formato:
- Primer párrafo: Saludo y el punto principal del correo electrónico.
- Segundo párrafo: Todos los detalles relevantes que el destinatario necesita saber sobre el tema.
- Tercer párrafo: Llamada a la acción (por ejemplo, si necesitan responder, realizar un enlace, etc.).
- Cuarto párrafo: Gracias.
Recuerda adjuntar cualquier otro archivo que necesite tu destinatario. ¡Un error común es decir que adjuntó un archivo sin hacerlo! Puede evitar esto leyendo su correo electrónico antes de enviarlo.
4. Descuidar la edición y revisión
Un correo electrónico repleto de errores gramaticales y de oraciones suena poco profesional. Tu destinatario podría pensar que no pensaste detenidamente en tu comunicación. Los errores suelen ocurrir cuando tienes prisa o piensas más rápido de lo que escribes. Pero hay maneras de evitar o disminuir esto.
Puede comenzar con un esquema antes de completar todos los detalles. Después de haber redactado su correo electrónico, tómese un tiempo para revisarlo antes de presionar enviar. Dado que es más difícil detectar errores cuando eres el escritor, utiliza herramientas en línea. Si no le gusta descargar aplicaciones y extensiones, busque los mejores correctores ortográficos y gramaticales sin descargar.
5. Dirección de correo electrónico no profesional
Imagínese cómo reaccionaría un cliente o colega si recibiera un correo electrónico de bob esponja@hotmail.com. Las direcciones de correo electrónico no profesionales te hacen parecer poco profesional. Para evitar este paso en falso digno de vergüenza, use su correo electrónico de trabajo.
Si no tiene un correo electrónico de la empresa, lea cómo usar una dirección de correo electrónico personalizada con Gmail para correos electrónicos profesionales. Supongamos que Gmail no es su taza de té. Puede explorar las opciones para configurar un correo electrónico personalizado con los proveedores de correo electrónico más populares, mejor que Gmail y Yahoo Mail.
6. Sin bloque de firma
Piense en el bloque de firma como su tarjeta de presentación. Este elemento se coloca después de su firma y contiene su nombre completo y datos de contacto. El bloque de firma ayuda al destinatario a identificar su empresa y el puesto que ocupa. Permite a los destinatarios encontrar rápidamente su información si necesitan comunicarse con usted a través de canales que no sean el correo electrónico.
Pregúntele a su empresa si tiene un formato requerido para el bloque de firma. Si no, puede agregar los siguientes elementos:
- Nombre completo
- Role
- Equipo/Departamento
- nombre de empresa
- Número de contacto
- Página Web de la compañía
- Cuentas de redes sociales de la empresa
Puede personalizar el bloque de firma en la configuración de su correo electrónico. Recuerde editar y corregir esta parte también. Cuando se guarde, su bloque de firma se incluirá en su correo electrónico saliente.
7. No saber la diferencia entre CC y CCO
Cc y Bcc son los campos después de la parte Para . Uno de los errores comunes es no saber cuándo usarlos. Cc significa copia al carbón. Cuando agrega la dirección de correo electrónico de alguien en el CC :
- También recibirán una copia del correo electrónico.
- Su dirección de correo electrónico se expone al destinatario principal en el campo Para.
- Se les informa de la comunicación, pero no se les exige que actúen o respondan al correo electrónico.
Usas Cc para que el destinatario principal sepa que estás manteniendo a los demás informados. También lo usa para mantener informada a la persona en el CC . Por ejemplo, desea que su gerente sepa cómo está progresando el proyecto de su equipo. Por lo tanto, las direcciones de sus compañeros de equipo deben estar en Para , mientras que la dirección de su gerente debe estar en Cc .
Bcc significa copia al carbón oculta. Cuando agrega la dirección de correo electrónico de alguien en CCO :
- Reciben una copia del correo electrónico.
- Su dirección de correo electrónico no está expuesta a otros destinatarios.
Utiliza Bcc para evitar que las bandejas de entrada de las personas se desborden. Si alguien de los campos Para o Cc presiona Responder a todos , los destinatarios en CCO no recibirán un correo electrónico. También puede usar Bcc para evitar que otros destinatarios sepan que alguien más está incluido en el correo electrónico. Por ejemplo, si está enviando el mismo boletín a todos sus clientes, no querrá exponer sus direcciones de correo electrónico entre sí.
8. Enviar correos electrónicos fuera del horario laboral
Es fácil dejarse llevar por la emoción de un nuevo proyecto y enviar un correo electrónico a su jefe o colegas a las dos de la mañana. Sin embargo, esto podría convertirse en un problema. Tu jefe o tus compañeros pueden pensar que no estás respetando su tiempo.
Si el correo electrónico no es una emergencia, envíelo dentro del horario laboral y dé a los demás el tiempo adecuado para responder. Además, si su problema es urgente, es mejor enviar un mensaje de texto, una llamada o un mensaje instantáneo. Una buena solución sería programar sus correos electrónicos. Las mejores herramientas de programación de correo electrónico que debe probar ayudarán a que su correo electrónico llegue a la bandeja de entrada de alguien en los momentos apropiados del día.
9. Responder tarde
Cuando responde tarde a los correos electrónicos, puede reflejar una falta de compromiso con su trabajo. Una regla general simple es responder dentro de las 24 horas o dentro del marco de tiempo dado por el remitente. Comuníquese de manera rápida y clara si necesita más tiempo para elaborar una respuesta.
Una buena práctica sería habilitar las funciones de respuesta automática de su correo electrónico si está ocupado o fuera de la oficina. Por ejemplo, puede verificar cómo configurar un contestador de vacaciones recurrente en Gmail. La plataforma de correo electrónico también tiene plantillas, que le permiten guardar respuestas enlatadas.
Evite errores comunes de correo electrónico y deje una buena impresión
Sus correos electrónicos pueden dejar una impresión positiva o negativa en sus colegas. Para mejorar su etiqueta de correo electrónico profesional, evite estos errores comunes en los correos electrónicos de trabajo. Y recuerda, en caso de duda, ¡no lo envíes!
Si necesita más ayuda para crear correos electrónicos, intente usar plantillas de correo electrónico. El uso de plantillas garantiza que su comunicación suene y se vea profesional. Comience a explorar las plataformas que le permiten descargar paquetes de plantillas gratuitos que puede usar en su aplicación de correo electrónico.
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