Una guía para las necesidades de software de su empresa.

Cuando se trata de su pequeña empresa, las aplicaciones de software, o «aplicaciones», son sus socios silenciosos.

Sin aplicaciones, los programas que le dicen a sus computadoras qué hacer con todos los 1 y 0 que son el alma de la mayoría de las empresas modernas, su hardware de alto precio es inútil. Para la mayoría de los empleados de escritorio corporativos, las aplicaciones significan usar el software de Microsoft Office, que generalmente incluye Word, una aplicación de procesamiento de textos, Excel, un programa de hoja de cálculo y su software de presentación de diapositivas de PowerPoint. Office es prácticamente el estándar de oro en las aplicaciones de productividad de oficina.

Sin embargo, a pesar de lo poderoso y universal que puede ser Office, para las pequeñas empresas y las nuevas empresas, puede ser una forma costosa de hacerlo y aún así es posible que no pueda manejar todas sus necesidades de tecnología de la información. A continuación, presentamos una descripción general de las diversas categorías de software de aplicaciones comerciales que deberían estar en su lista de compras y algunas de las formas alternativas de satisfacer sus requisitos sin arruinarse.

Seguimiento de sus finanzas: software de contabilidad

Ya sea que su empresa sea grande o pequeña, los negocios de hoy se tratan de hacer números. Eso es mucho más complicado que simplemente cuadrar su chequera, especialmente si tiene numerosos clientes, lleva inventario y tiene diferentes tipos de ciclos de facturación. Para obtener una imagen real de la salud financiera de su negocio, necesita un software de contabilidad.

El software de contabilidad le permite registrar y procesar transacciones contables básicas, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nómina, así como una gran cantidad de tareas financieras más complicadas. Debido a que el software de contabilidad le permite realizar un seguimiento de las relaciones financieras con sus clientes a lo largo del tiempo, también le brinda información sobre su base de clientes.

“Se convierte en una enorme base de datos sobre sus clientes”, dijo Ellen DePasquale, quien ha sido consultora y capacitadora informática durante 20 años.

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Enlazándolo: Correo electrónico

Para muchas pequeñas empresas, el correo electrónico es el vínculo principal con los clientes y proveedores. Las empresas virtuales pueden agregar empleados a la lista. El lado funcional del correo electrónico gira en torno al proveedor de servicios de Internet (ISP) que proporciona su cuenta de correo electrónico y la aplicación de software de cliente de correo electrónico que utiliza para enviar y recibir su correo. Puede usar un servicio de correo electrónico pago o una variedad de servicios de correo electrónico gratuitos.

Hay varias empresas de alojamiento, como GoDaddy.com, que le proporcionarán su propio dominio y cuenta de correo electrónico. Otra forma de adquirir su propio dominio es a través de su proveedor de cable local o compañía telefónica. Si el dinero es un interés crítico, siempre puede optar por la ruta gratuita con una cuenta de correo electrónico en línea con Gmail, Hotmail o Yahoo.

Cuando se trata de clientes, el estándar de oro sigue siendo Outlook de Microsoft, que es un rico cliente de correo electrónico, combinado con funciones de gestión de contactos y calendario. También hay otros clientes con todas las funciones disponibles, como Thunderbird de Mozilla, la gente del navegador Firefox o el cliente de correo de Apple. También hay una serie de cuentas en línea, como Gmail, que no requieren un software de cliente por separado, pero tienen un establo más limitado de campanas y silbatos.

Poner su mejor cara adelante: Documentación

Su negocio necesita presentar muchas caras al mundo. Ahí es donde entran las aplicaciones de documentación. Su documentación es cualquier cosa que le permita a la gente saber sobre usted, lo que hace y cómo lo hace: documentos de texto, planes de negocios, presentaciones. Se trata de palabras, verborrea. Y donde hay palabras, debe haber procesamiento de textos: una aplicación de procesamiento de textos es imprescindible para la correspondencia, escribir texto para cualquier material comercial o su sitio web. Es bueno tener aplicaciones de presentación, como el a menudo difamado PowerPoint de Microsoft, pero a menos que pase un poco de tiempo en ferias comerciales y convenciones o en una presentación de dinero, esto es opcional.

¿Qué hay ahí fuera?

La solución de documentación predeterminada para casi todos los usuarios de computadoras es el paquete de aplicaciones Office de Microsoft, que incluye Word para procesamiento de textos y PowerPoint para presentaciones. Ambos tienen tantas características y capacidades que fácilmente podría hacer que aprender a usarlos sea un trabajo de tiempo completo. Una alternativa es OpenOffice, un paquete de software de oficina gratuito que puede descargar e incluye aplicaciones de procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, gráficos y bases de datos. Y existen suites en línea como Google Docs y Zoho, entre otras. Una ventaja de usar una aplicación en línea como Google o Zoho es que su trabajo se respalda automáticamente en sus servidores.

¿Qué costará?

Microsoft Office no es barato. Si solo desea Word o PowerPoint, cuestan $ 139.99 cada uno. Pero puede obtener el paquete completo, que incluye tanto aplicaciones como Outlook y Excel por tan solo $199.99 si descarga las aplicaciones, o $279.99 si desea tener los discos reales. OpenOffice es gratuito, al igual que Google y Zoho, para usuarios individuales.

Controle su base de clientes: CRM

Si solo tiene unos pocos clientes, generalmente no es difícil controlar sus relaciones con ellos, incluso cuándo los ha contactado, qué ha hecho por ellos y los planes que tiene para el futuro. Cuando ese número aumenta (como espera que suceda), la tarea puede volverse más complicada y consumir más tiempo. Ahí es donde el software de base de datos de clientes para pequeñas empresas (también conocido como CRM) puede ayudarlo. Como sugiere el nombre, le ayuda a realizar un seguimiento de sus clientes y sus relaciones con ellos.

CRM lo ayuda a organizar sus relaciones con los clientes en cada punto del camino, desde que comienza a trabajar con un nuevo cliente hasta el final de esa relación. E incluso cuando la relación profesional haya terminado, puede recordarle que debe hacer un seguimiento de los antiguos clientes para ver si están interesados ​​en renovar la relación.

¿Qué hay ahí fuera?

Si desea un software crm económico (como Less Annoying CRM ) que pueda instalar en su propia computadora, ¡el juego principal para ayudar a las pequeñas empresas a administrar a sus clientes es Act! software. Pero el CRM en línea de Salesforce.com es un competidor formidable.

Y si se siente cómodo usando CRM en línea, definitivamente debería echar un vistazo a las capacidades de CRM de Zoho.

¿Qué costará?

¡La ley básica! El software comienza en $ 171.99. Salesforce.com ofrece CRM a partir de $5 al mes. Una versión del software CRM en línea de Zoho con funcionalidad reducida es gratuita para hasta tres usuarios.

Clasificándolo: Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son la materia prima de las aplicaciones de contabilidad y mucho más. Muestran varias celdas que contienen texto alfanumérico, números o fórmulas en una cuadrícula formada por filas y columnas. Son buenos para realizar un seguimiento de las cosas, clasificarlas (cortar y dividir en cubitos en el lenguaje comercial) probar los efectos de los cambios en cosas como la fijación de precios y el cálculo. Son retorcidos, pero son necesarios.

¿Qué hay ahí fuera?

Microsoft Excel es, con mucho, el más utilizado , pero el venerable Lotus 1-2-3 de IBM tiene muchos seguidores fervientes. OpenOffice ofrece aplicaciones de hojas de cálculo descargables en línea, y tanto Google como Zoho tienen ofertas de hojas de cálculo.

¿Qué costará?

Puede comprar Excel solo por $ 139.99, pero sería rentable obtenerlo como parte de todo el conjunto de Office porque también necesitará una aplicación de procesamiento de textos. Lotus 1-2-3 pesa $322. Open Office es gratis. Y en línea, tanto Google como Zoho ofrecen aplicaciones gratuitas de hojas de cálculo.

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