Una guía de inicio rápido para las plantillas de tareas y proyectos de Notion

El beneficio de usar software como ClickUp o Asana son sus tableros de proyecto listos para usar que requieren una personalización mínima. Pero si es un usuario de Notion, o le gustaría serlo, puede usar su plantilla de Proyectos y tareas para obtener la planificación en poco tiempo de la misma manera.

¿No estás seguro de cómo funciona? Aquí hay una guía de inicio rápido para ayudarlo a ponerse en marcha.

Plantilla de tareas en noción explicada

La plantilla de tareas en Notion es esencialmente una lista de tareas organizada por proyecto. Los proyectos aparecen como grupos dentro de la base de datos, y las líneas o páginas que ve dentro de un grupo son tareas.

Entre las páginas de tareas y proyectos, aquí es donde harás la mayor parte del trabajo. A medida que agregue nuevos grupos y tareas, aparecerán en su página de proyectos, junto con los cambios que realice en los datos y propiedades actuales.

Las propiedades predeterminadas en su página de tareas son Nombre de la tarea , Estado , Asignar , Vencimiento y Proyecto . Aquí hay un resumen rápido de lo que hace cada uno:

Nombre de la tarea

El nombre de la tarea lo ayuda a identificar rápidamente las tareas, por lo que querrá ser un poco descriptivo y hacerlo único. También puede hacer clic en el nombre de una tarea para ver o agregar información relevante. Si no desea que se abra en pantalla dividida, puede cambiar el modo de visualización de su página en la configuración de diseño de su base de datos junto a Abrir páginas en . Puede encontrar esto haciendo clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la base de datos.

Estado

El estado brinda una descripción general rápida del progreso. Hay varias opciones de estado, clasificadas por tareas pendientes , en curso y completas . Las tareas completas como Listo y Archivar llenarán la barra de progreso en la página de sus proyectos.

Asignar y Vencer

Asigne espectáculos a quién pertenece la tarea. Debido comunica los plazos y le permite establecer recordatorios. Estos son guardianes definitivos si colaboran con otros, delegan tareas o crean un tablero de tareas abierto.

Proyecto

Proyecto es una propiedad de relación que vincula la tarea a su respectivo proyecto. Una tarea solo puede vincularse a un proyecto. Si encuentra que ver esta columna es irrelevante ya que ha agrupado sus proyectos, haga clic en su título y seleccione Ocultar a la vista para guardarlo. Eliminarlo romperá la comunicación entre las páginas.

Vistas de plantillas de tareas de Notion

En la parte superior de la base de datos de tareas, debajo de su título, verá las vistas Por proyecto , Mío y Personas . De forma predeterminada, se encuentra en la vista de proyecto, en la que organiza sus tareas por proyecto.

La vista Mine crea una lista de tareas pendientes de todas sus tareas, organizándolas en una lista de verificación. La única propiedad que aparentemente no se refleja aquí es Estado , pero si mira encima de la columna de la casilla de verificación, notará que comparte el mismo símbolo que la columna de estado en la otra vista. Y cuando marca algo aquí, lo marca como hecho en cualquier otro lugar.

La vista Personas le brinda una descripción general rápida de las tareas en las que están trabajando usted y sus compañeros de equipo. Esta es una excelente herramienta para comunicarse entre sí y asegurarse de que la carga de trabajo de alguien no sea demasiado pesada.

Otra forma de ordenar las tareas es mediante el uso de filtros. Puede encontrarlos en sus opciones de vista en la parte superior de su base de datos y usarlos para ordenar por propiedad. Por ejemplo, ver todo lo que tiene un estado No iniciado o solo las tareas asignadas a personas específicas.

Plantilla de proyectos en noción explicada

La plantilla de proyectos es donde encontrará una descripción general rápida de todos sus proyectos. Utiliza un diseño de tablero más visual donde puede arrastrar y soltar elementos entre estados.

A primera vista, puede ver algunas de las especificaciones y el progreso de sus proyectos activos gracias a sus propiedades. Si los completa, se mostrarán en la pizarra.

Si no ve una propiedad que necesita, haga clic en el tablero para abrir su página y encontrará sus propiedades debajo del título. Aquí puede cambiar su estado, agregar personas al proyecto, ver la barra de progreso y agregar o editar la línea de tiempo.

En la página del proyecto, también verá su grupo de tareas, donde puede agregar otra información y datos relevantes para el proyecto.

Cómo personalizar la plantilla de tareas y proyectos

Por supuesto, querrás personalizar la plantilla y hacerla tuya. Así es como puedes hacer eso.

Adición de propiedades en la página de tareas

Para agregar propiedades a su página de tareas, haga clic en el símbolo de agregar en la parte superior derecha del grupo. Al hacerlo, aparecerá una lista para que elijas, y desde allí, haz clic en el que te gustaría agregar. Una vez que esté en su base de datos, haga clic en su título para darle el nombre que desee.

Cambio de estado en la página de tareas

Para editar o agregar más opciones a su columna de estado, haga clic en el estado de la tarea para abrir el menú y seleccione Editar propiedad en la parte inferior. En el menú Editar propiedad , verá tres categorías de estados: Por hacer, En curso y Completado. Puede hacer clic en las opciones actuales para editar el nombre y el color o seleccionar el símbolo de agregar al lado del título de la categoría para agregar algo nuevo.

Agregar propiedades en la página del proyecto

La forma más rápida de agregar propiedades a la página de su proyecto es haciendo clic en uno de los tableros. En la parte superior de su página, verá la opción # más propiedades . Haga clic en eso y aparecerá la opción Agregar una propiedad . Una vez que agregue una propiedad a un proyecto, también la verá en todos sus otros proyectos.

Cambio de estado en la página del proyecto

Técnicamente, la columna de propiedades se oculta en la página de su proyecto, por lo que podría no estar claro cómo editarlos. Pero una vez que sabes dónde buscar, es pan comido.

Haga clic en los tres puntos en la parte superior derecha de su base de datos, seleccione Propiedades y elija Estado . Ahora estará en el menú Editar propiedad , donde puede hacer clic en las opciones actuales para editarlas y hacer clic en el símbolo de agregar para crear otras nuevas.

Organice sus tareas y proyectos con Notion

Si bien puede parecer complejo al principio, cuando divida la plantilla de proyectos y tareas de Notion en partes más pequeñas y trabaje con ella, sabrá exactamente lo que está haciendo en poco tiempo. El mejor lugar para comenzar es familiarizarse con la plantilla tal como está y agregar extras más adelante.