Asana vs. Trello: ¿Deberías migrar de uno a otro?

Cuando se trata de gestión de proyectos, tanto Asana como Trello son excelentes opciones, pero ¿cuál es la mejor? En la batalla entre Trello y Asana, muchos usuarios se preguntan si deberían considerar migrar al otro. Ambos tienen sus pros y sus contras, pero elegir el adecuado depende de tus necesidades.

Trello frente a Asana

Trello y Asana son herramientas de gestión de proyectos, pero adoptan diferentes enfoques del proceso. Ambos funcionan bien para la colaboración y los equipos. Sin embargo, cada uno utiliza diferentes métodos para organizar proyectos y tareas. En general, Trello suele verse como una herramienta más básica y sencilla, mientras que Asana suele verse como la opción más robusta.

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La facilidad de uso

Con Trello, todo está organizado en tarjetas individuales. Las tarjetas son parte de los tableros, aunque puede cambiar esta vista a una lista, línea de tiempo, tablero, etc. Lo que hace que Trello sea fácil de usar son las plantillas. Si no está seguro de los tipos de tarjetas que desea crear, simplemente elija una plantilla y personalícela desde allí.

Es fácil agregar nuevos miembros, agregar/eliminar tarjetas, agregar etiquetas codificadas por colores y editar cualquier tarjeta o lista de tarjetas en cualquier momento. Si bien puede crear tableros completos a partir de plantillas, puede hacer lo mismo con las tarjetas. Con cada tarjeta, puede enumerar miembros, tareas, listas de verificación, fechas y mucho más. Todo es increíblemente sencillo. El único inconveniente viene con una gran cantidad de información agregada a una tarjeta, ya que se vuelve más difícil de administrar y encontrar lo que está buscando.

Con Asana, también comienzas con plantillas, y estas se basan en el tipo de proyecto que necesitas administrar. Incluso puede importar datos de hojas de cálculo si lo desea. Crear nuevas tareas y proyectos es bastante simple. Puede personalizar cada tarea y elegir entre una variedad de vistas, como lista, tablero, línea de tiempo, etc.

Agregar miembros es sencillo y todo está bien organizado. Tener funciones de comunicación al frente y al centro también hace que sea más fácil de usar y mantenerse en contacto con el equipo. Si bien no es tan colorido como Trello, es igual de fácil de usar. Lo único difícil de usar Asana es asegurarse de que todos sigan el mismo proceso de configuración de tareas y subtareas. Si no, nadie sabrá lo que tiene que hacer.

Curva de aprendizaje

La razón por la que ves un debate tan grande entre Asana y Trello es que ambos son increíblemente amigables para los principiantes. Si usted es un individuo que solo desea administrar sus propios proyectos o una gran empresa que realiza un seguimiento de docenas de proyectos de equipo a la vez, nadie tendrá dificultades para aprender a usar estas herramientas de administración de proyectos.

Ambos ofrecen una guía paso a paso para configurarlo por primera vez. Las plantillas ofrecen mucha orientación para configurar nuevos proyectos y tareas, sin tener que hacer todo desde cero. Asana tiene un diseño más limpio que puede parecer menos intimidante al principio.

Al probar tanto Asana como Trello, puede configurar un nuevo proyecto, personalizar las tareas, agregar miembros y comenzar a realizar un seguimiento del progreso en menos de 10 minutos. Si está buscando la herramienta adecuada que sea fácil de aprender para todos, no puede equivocarse con ninguna de las dos.

Ambos también tienen extensos tutoriales para ayudarlo a aprender a usar las plataformas. La Academia de Asana es increíblemente útil, mientras que puedes buscar rápidamente respuestas en la comunidad de Trello.

Interfaz

A primera vista, Trello es simplemente hermoso. Es colorido y las tarjetas de proyecto se destacan. Trello utiliza el estilo de gestión de proyectos Kanban para un enfoque visual. Naturalmente, esto hace que las tareas sean fáciles de ver de un vistazo. Las opciones adicionales, como filtros, automatizaciones y plantillas, están al alcance de la mano, así como los menús de nivel superior sobre las tarjetas. Incluso si es completamente nuevo en la gestión de proyectos, encontrará su camino con facilidad. Por supuesto, esto es solo una ventana de proyecto.

El espacio de trabajo también está bien distribuido. Salta rápidamente a diferentes tableros o crea otros nuevos. También puede acceder a las plantillas de tablero desde aquí.

Después de Trello, Asana puede parecer un poco simple, pero tiene una interfaz de aspecto mucho más profesional para los proyectos. Si prefiere una vista más simple, Asana lo tiene cubierto. Al mismo tiempo, parte de lo que hace que la interfaz de Asana sea tan útil es tener todas las diferentes vistas, junto con un resumen del tablero, mensajes y archivos, justo encima de la vista actual, lo que le permite saltar rápidamente a lo que necesita.

En general, la interfaz de Asana se siente menos concurrida que la de Trello, lo que puede facilitar mucho la búsqueda de proyectos, tareas y comunicaciones. Al mismo tiempo, sin un código de colores adecuado, las cosas tienden a mezclarse. Pero, si no te gusta Kanban para la gestión de proyectos, la interfaz de Asana ofrece muchas más vistas.

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Personalizaciones y complementos

Trello lo ayuda a hacer más a través de personalizaciones y complementos. Integre fácilmente con Slack, Microsoft, Google, GitLab y mucho más. También puede agregar encuestas, seguimiento de tiempo, formularios, etc. Tiene integraciones y potenciadores, que son una forma de integración.

Personalice completamente el color de su espacio de trabajo, agregue campos personalizados, use pegatinas e incluso configure automatizaciones. Si no está acostumbrado a configurar reglas de automatización, Trello’s Butler sugiere automatizaciones basadas en la actividad y también puede guiarlo a través de todo el proceso de creación de automatizaciones personalizadas.

Con Asana, la mayoría de las funciones de personalización están disponibles con solo hacer clic en el botón «Personalizar» a la derecha de tu espacio de trabajo. Incluye la capacidad de agregar nuevos campos, crear automatizaciones de flujo de trabajo, agregar integraciones de aplicaciones, insertar formularios y usar plantillas de tareas.

Asana tiene una variedad más amplia de integraciones que Trello. Esto probablemente se deba a su diseño para la gestión de equipos y proyectos. Asana tiene todas las integraciones que esperarías, incluidas Microsoft, Google y Slack. También tiene varias integraciones de Adobe, así como Canva e incluso YouTube.

Características unicas

La simplicidad es donde brilla Trello. Si bien Asana ofrece una vista de tablero Kanban, no está tan bien hecho como Trello. Dado que Trello se centra en esta metodología, es más refinada y hace que Trello se destaque entre las opciones de gestión de proyectos.

Trello también tiene a Butler. Gracias al análisis de IA de las tareas comunes de su equipo, Butler puede sugerir y crear automáticamente automatizaciones de flujo de trabajo.

Por otro lado, Asana te brinda muchas más formas de ver y organizar proyectos, incluidos diagramas y listas de Gantt. Asana también se destaca en la gestión de la carga de trabajo; realiza un seguimiento de cuánto están haciendo o se les asignan empleados individuales para que no se sientan abrumados.

Asana se enfoca más en administrar el equipo que en los proyectos, lo cual es una buena ventaja.

Precio

Una cosa que ambas herramientas hacen bien es ofrecerle pruebas gratuitas de sus planes premium sin tarjeta de crédito. Trello ofrece una prueba gratuita de 14 días, mientras que Asana ofrece una prueba gratuita de 30 días.

Trello ofrece cuatro planes diferentes:

• Gratis: tarjetas ilimitadas, almacenamiento, potenciadores y registro de actividad. Sin embargo, solo obtiene 10 tableros por espacio de trabajo, 10 MB por archivo y 250 comandos de espacio de trabajo por mes.
• Estándar – $5/usuario/mes. Tiene un aumento de 250 MB/archivo, campos personalizados, tableros ilimitados y 1000 comandos de espacio de trabajo por mes.
• Premium – $10/usuario/mes. Obtenga más tipos de vistas, vistas adicionales del espacio de trabajo, comandos de espacio de trabajo ilimitados, funciones adicionales de seguridad y administración, y observadores gratuitos.
• Empresa: el precio varía según la cantidad de usuarios. Más control administrativo y organizativo y una gestión más sencilla para organizaciones más grandes.

Con Asana, solo hay tres planes:

• Básico (gratis): tareas, proyectos, mensajes, registros de actividad y almacenamiento de archivos ilimitados (hasta 100 MB/archivo). Obtenga acceso a las vistas de lista, tablero y calendario. Asigna fechas y obtén resúmenes de proyectos. Las integraciones están incluidas.
• Premium: $ 10.99 / usuario / mes: obtiene paneles ilimitados, vista de línea de tiempo, búsqueda avanzada, invitados gratuitos ilimitados y un generador de flujo de trabajo.
• Negocios – $24.99/usuario/mes. Obtenga acceso a cargas de trabajo, objetivos, carteras, seguimiento de tiempo e integraciones avanzadas.

Cambiar a Trello si

Si está utilizando Asana, es posible que desee cambiar a Trello si desea un enfoque más simple para la gestión de proyectos. Si es un equipo individual o más pequeño, es la opción más intuitiva y fácil de configurar.

También es mejor si prefiere un enfoque más visual o una herramienta de estilo Kanban . Puede mover tareas rápidamente hacia arriba y hacia abajo en un tablero a medida que cambia su flujo de trabajo. Si bien es potente, en general es la herramienta de gestión de proyectos más fácil de usar.

Cámbiate a Asana si

Si está utilizando Trello, es posible que desee cambiar a Asana si necesita una herramienta de gestión de proyectos más compleja. Puede crear automatizaciones y flujos de trabajo más complejos, tener acceso a aún más integraciones y administrar mejor las comunicaciones del equipo.

Si bien puedes usar Asana como individuo, está diseñado principalmente para equipos de todos los tamaños, incluidas las grandes organizaciones. También ofrece un plan gratuito más atractivo.

Asana frente a lunes frente a Trello

Naturalmente, Asana y Trello no son los únicos nombres en el juego. A menudo, también verás Asana vs. Monday vs. Trello. ¿Cómo se compara el lunes con los otros dos?

Monday es más comparable con Asana en términos de características y apariencia que con Trello. La plataforma ofrece paneles resumidos, Kanban, Gantt, formularios, automatizaciones y numerosas integraciones. También puede comenzar rápidamente con las plantillas.

En general, el lunes no es tan fácil de usar para los principiantes. Si bien es fácil de usar, encontrar opciones y aprender a navegar por la plataforma es un poco más difícil. Por otro lado, es increíblemente simple cambiar las vistas y personalizar el diseño de su proyecto.

El plan gratuito del lunes es bastante limitado, pero ofrece cuatro planes premium que son comparables en precio a Trello y Asana. También puedes probar Monday Premium gratis sin tarjeta de crédito.

Sin embargo, el lunes está menos abarrotado que Asana, ya que agrega más proyectos. En general, es un poco más avanzado que Asana y vale la pena echarle un vistazo si hay algo que necesitas que no está en Asana.

Obviamente, estas no son sus únicas tres opciones. Mira cómo Asana, Trello y Monday se comparan con otras cuatro herramientas de gestión de proyectos .

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar datos de una herramienta a otra?

Es más fácil importar tus tableros de Trello a Asana que al revés. Asana proporciona instrucciones paso a paso para hacerlo.

Trello recomienda copiar/pegar para importar datos o usar una integración de encendido para completar la importación.

¿Qué herramienta es mejor para las personas?

Trello es mejor para individuos. Sin embargo, si prefiere vistas adicionales, la versión gratuita de Asana ofrece más.

Crédito de la imagen: Unsplash . Capturas de pantalla de Crystal Crowder.