Las mejores herramientas de trabajo remoto para ayudar a su equipo a mantenerse conectado

• Con la tecnología adecuada, su fuerza de trabajo remota puede realizar reuniones virtuales, comunicarse mediante mensajería en tiempo real, colaborar en proyectos y compartir documentos.
• Muchas herramientas de trabajo remoto tienen un nivel gratuito, lo que hace que sea asequible para los equipos de pequeñas empresas mantenerse productivos, responsables y conectados mientras están fuera de la oficina. Las versiones pagas pueden adaptarse mejor a sus necesidades y objetivos.
• Además de permitir que los miembros del equipo trabajen desde casa o donde sea que tengan una conexión a Internet, las herramientas de trabajo remoto pueden mejorar la comunicación, la gestión y la colaboración.

El coronavirus ha cambiado la forma de trabajar en todo el mundo. En lugar de trabajar en una oficina todos los días, muchos empleados ahora trabajan desde su sala de estar, cocina u oficina en el hogar. Si bien el trabajo remoto ha ganado popularidad en los últimos años, el clima actual lo ha convertido en una necesidad para una gran parte de la población activa. Para facilitar este nuevo entorno de trabajo, muchas pequeñas empresas buscan diligentemente herramientas de trabajo remotas gratuitas. Si las opciones gratuitas no son adecuadas para su negocio, las versiones pagas pueden adaptarse mejor a sus necesidades y objetivos.

¿Cuáles son los diferentes tipos de herramientas de trabajo remoto?

Existen numerosos tipos de herramientas de trabajo remoto que sus empleados pueden usar para trabajar de manera efectiva desde casa. Los cuatro tipos clave de software de trabajo remoto que debe buscar, según Miranda Nicholson, vicepresidenta de recursos humanos de Formstack , son comunicación, programación, gestión de proyectos y uso compartido de archivos.

¿Cuáles son los beneficios de usar herramientas de trabajo remoto?

El objetivo de usar herramientas de trabajo remoto es darles a sus empleados que no están en la oficina (y que incluso pueden vivir en todo el país) la sensación de que están en el cubículo a su lado. Las herramientas de trabajo remoto pueden mantener a su equipo conectado, sin importar cuán dispersos estén. Durante estos tiempos inciertos, no puede permitirse la falta de comunicación, el progreso estancado, las oportunidades perdidas o decepcionar a sus clientes.

A medida que las empresas reconsideran su entorno de equipo y su estrategia cultural, ahora es un buen momento para aprovechar los beneficios de las herramientas de trabajo remoto, dijo Billy Boughey, fundador y presidente de Elevate Experiences .

“Hay muchos recursos que los empleados pueden usar en casa para su propio trabajo y para conectarse con los empleados para que la productividad no se pierda”, dijo Boughey a Business News Daily. “Las herramientas de trabajo remoto pueden ayudar a los empleados a mantenerse al día, aumentar los resultados y maximizar la producción. Tener la mentalidad adecuada es la clave para desbloquear excelentes entornos de trabajo remoto, y también debemos recordar que no tenemos que estar en persona para hacer algo personal”.

Además de permitir que los miembros del equipo trabajen desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet disponible, las herramientas de trabajo remoto permiten una mejor comunicación, gestión y colaboración. Cuando tiene integraciones y conectividad perfectas dentro de su fuerza de trabajo remota, puede realizar rápidamente videollamadas y enviarse mensajes entre sí en tiempo real, lo que le brinda a su equipo un fácil acceso entre sí.

¿Cuáles son las mejores herramientas de trabajo remoto gratuitas y de pago?

Las mejores herramientas de trabajo remoto gratuitas y de pago le permiten a su equipo mantenerse productivo, responsable y conectado. Estas herramientas son vitales para las empresas que hacen la transición al trabajo remoto debido a COVID-19 u otras razones. Además de proporcionar a los empleados los recursos que necesitan para ser productivos cuando trabajan fuera de la oficina, son gratuitos, lo cual es fundamental para las pequeñas empresas que vigilan de cerca sus resultados. Aquí están las mejores herramientas gratuitas de trabajo remoto junto con opciones pagas, clasificadas por tipo de software.

Herramientas de comunicación remota

Estas herramientas permiten que los equipos se mantengan conectados a través de mensajería instantánea, videoconferencias y llamadas telefónicas. [Los sistemas telefónicos comerciales como Nextiva ofrecen integraciones de ambos a través de VoIP] . El correo electrónico es importante, pero las bandejas de entrada pueden dificultar la gestión y el mantenimiento de conversaciones. Las nuevas plataformas de comunicación permiten a los equipos seguir hilos fácilmente y agregar a otros a la conversación. Rompen las barreras, asegurando que las conversaciones sean sobre el tema y relevantes.

Flojo

Slack es una plataforma de mensajería instantánea que organiza conversaciones en canales compartidos, lo que permite a las empresas comunicarse con miembros del equipo de todo el mundo.

Slack ofrece un nivel gratuito que las pequeñas empresas pueden usar por tiempo ilimitado. Incluye acceso a 10 000 de los mensajes más recientes de su equipo, llamadas de voz y video uno a uno entre compañeros de equipo y hasta 10 integraciones con otras aplicaciones, como Google Drive y Office 365.

La opción paga de Slack se recomienda a las pequeñas empresas que realizan reuniones en línea de manera rutinaria. Las inclusiones de protección de identidad están implementadas, junto con la integración total con las herramientas de Slack. También se guarda un historial de mensajes. El programa de pago de Slack mantiene seguras las reuniones de equipo y las comunicaciones sin restricciones de tiempo.

Zoom

Zoom es un servicio de videoconferencia remota que puede mantener a su equipo conectado a través de video chat, salas de conferencias y llamadas telefónicas. El servicio ofrece reuniones en línea, seminarios web en video, mensajería multiplataforma y uso compartido de archivos, sin importar dónde se encuentre.

El plan básico de Zoom es gratuito e incluye alojamiento para hasta 100 participantes y reuniones individuales ilimitadas. Los grupos de tres o más pueden reunirse hasta 40 minutos a la vez bajo este plan. El plan básico gratuito también proporciona voz y video HD, pantalla completa y vista de galería, uso compartido de pantalla simultáneo y complementos de Chrome y Outlook. Es compatible con los sistemas operativos Mac, Windows, Linux, iOS y Android.

Muchos trabajadores remotos están optando por la versión paga de Zoom para adaptarse a las comunicaciones virtuales. Uno de los principales inconvenientes de la versión gratuita de Zoom es el límite de tiempo. A muchas empresas les resulta difícil limitar los tiempos de reunión a menos de 40 minutos. Con el plan pago, se permiten reuniones ilimitadas. Los paquetes pagos también admiten el almacenamiento en la nube de reuniones y la transmisión en sitios de redes sociales.

Equipos de Microsoft

Con la versión gratuita de Microsoft Teams , los equipos remotos obtienen chat ilimitado, llamadas de audio o video grupales e individuales integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos del equipo y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. Si su empresa tiene licencia para Office 365, ya tiene acceso a Microsoft Teams.

Convocar

Con Convene , obtiene soporte adicional con sus reuniones virtuales, como preguntas y respuestas interactivas y opciones de encuestas. Puede organizar reuniones de hasta dos a cuatro horas de duración por día, con salas de descanso disponibles. El nivel más alto proporciona análisis detallados para ayudarlo a evaluar el compromiso de los asistentes.

Herramientas de programación remota

Los equipos pueden usar estas herramientas para programar reuniones y compartir calendarios. Esto brinda a los empleados la oportunidad de ver la disponibilidad de todos y garantizar controles regulares. Muchas de estas herramientas se sincronizan directamente con su calendario y envían recordatorios de reuniones e invitaciones automáticamente, lo que reduce los correos electrónicos innecesarios.

Reuniones de HubSpot

Setmore

Setmore es una herramienta de programación de citas que organiza su calendario, listas de clientes, página de reservas y perfiles de personal. Esta herramienta ofrece acceso a todas sus citas desde cualquier parte del mundo, lo que permite a su equipo y clientes reprogramar directamente desde sus bandejas de entrada para ahorrar tiempo en llamadas telefónicas.

El plan básico gratuito de Setmore incluye hasta cuatro inicios de sesión y calendarios del personal, con alertas y notificaciones automáticas. Puede utilizar el servicio para reservar citas con clientes en línea. El plan básico gratuito también se integra con aplicaciones y plataformas de terceros, como Facebook, Mailchimp, Zendesk y Zapier.

10 a 8

El programa de citas y programación de 10 a 8 se ha vuelto más popular ya que más trabajadores trabajan desde casa. Hay una versión gratuita disponible, pero está limitado a dos inicios de sesión de personal y 100 citas por mes. Los planes pagos admiten dos o más inicios de sesión de personal por mes y 100, 300, 600 (o un número personalizado) de citas mensuales. Las versiones pagas también se pueden personalizar con la marca de su empresa.

Herramientas de gestión remota de proyectos

Estos permiten a los equipos crear y compartir varias tareas y asignaciones desde una ubicación. Esto facilita que los miembros del equipo colaboren en proyectos y que los gerentes realicen un seguimiento del progreso y la finalización del proyecto.

Las herramientas de gestión de proyectos suelen ser plataformas multiusuario basadas en la nube con numerosas funciones, incluidas aplicaciones móviles para actualizaciones de estado sobre la marcha y vistas de tareas en tiempo real para supervisar varios proyectos a la vez.

Campamento base

Basecamp es una herramienta de administración que coloca todo lo que su equipo necesita para realizar el trabajo en un solo lugar. Dentro de cada proyecto, su equipo obtiene tableros de mensajes, listas de tareas, almacenamiento de archivos, chat grupal en tiempo real y preguntas de registro automatizadas. Basecamp también puede integrarse con aplicaciones móviles y de escritorio de terceros, como TaskClone, Zapier, Project Buddy y Zoho Flow.

Basecamp Personal es un plan gratuito para proyectos individuales y equipos pequeños. El plan, que incluye 16 GB de almacenamiento en la nube, permite tres proyectos separados y hasta 20 usuarios.

La mayoría de los usuarios prefieren Basecamp Business para las necesidades de su empresa. Con esta opción paga, se permiten funciones y usuarios ilimitados. Una gran cantidad de espacio de almacenamiento también forma parte del plan pago, una necesidad para mantener el flujo de trabajo. Esto también garantiza proyectos guardados durante el tiempo que necesite acceso.

ásana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos y tareas diseñada para ayudar a tu equipo a organizar, realizar un seguimiento y gestionar su trabajo, sin importar dónde se encuentren. Sus funciones de automatización reducen los cuellos de botella, agilizan las aprobaciones, convierten proyectos estándar en plantillas personalizadas y le ahorran el tiempo de actualizar manualmente los cronogramas de proyectos cuando cambian los plazos.

Asana ofrece un plan básico de uso gratuito para hasta 15 miembros del equipo, incluye calendario y vistas de lista, y te permite asignar tareas y fechas de vencimiento. El plan gratuito se integra con aplicaciones de terceros, como Jira Cloud, Adobe Creative Cloud, Gmail y Slack.

Herramientas remotas para compartir archivos y almacenamiento en la nube

buzón

Dropbox es un servicio para compartir archivos que proporciona almacenamiento en la nube y sincronización de archivos en un espacio de trabajo centralizado. Le permite crear, almacenar y compartir contenido en la nube desde Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google; archivos de Microsoft Office; y papel de Dropbox .

Dropbox Basic es una cuenta gratuita con 2 GB de almacenamiento. Con él, puede acceder y compartir fotos y documentos desde cualquier dispositivo y realizar copias de seguridad y recuperar archivos compartidos fácilmente. Dropbox Basic es compatible con los sistemas operativos Windows, Mac, iOS y Android.

Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que le permite almacenar, sincronizar, compartir y acceder a archivos en cualquier dispositivo. Como servicio de G Suite , Google Drive se integra con otras aplicaciones de Google, incluidos Formularios, Dibujos, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

El plan personal de Google Drive proporciona 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube. Google Drive, Gmail y Google Photos utilizan su cuenta de almacenamiento, lo que le permite almacenar archivos, guardar archivos adjuntos de correo electrónico y hacer copias de seguridad de fotos o videos en un espacio de trabajo. Google Drive ofrece descargas para Windows, Mac, iOS y Android. La versión gratuita de Google Drive tiende a llenarse rápidamente.

Seguimiento del tiempo

Las aplicaciones de hojas de tiempo y las herramientas de software son imprescindibles para la responsabilidad entre los miembros del personal de su empresa. Las aplicaciones de seguimiento de tiempo son esenciales para la planificación del presupuesto del proyecto. Las siguientes son opciones gratuitas y de pago para el seguimiento virtual del tiempo.

Clockificar (Gratis)

Si está buscando una herramienta fácil de usar que sea gratuita, considere Clockify. La aplicación tiene la particularidad de soportar un número ilimitado de usuarios y sin límite de proyectos. Las características incluyen horas rastreadas a través de temporizadores virtuales, hojas de tiempo precargadas y categorizaciones por proyecto. Los usuarios también pueden marcar las hojas de horas como facturables o pagadas. Las funciones de generación de informes se pueden personalizar con un desglose visual disponible.

Toggl (Planes gratuitos y de pago)

Toggl es gratuito para registrarse, con opciones pagas que ofrecen funciones más avanzadas, como tarifas facturables, auditoría de tiempo, integraciones de calendario y plantillas de proyectos. El programa funciona como una aplicación pero también tiene soporte como extensión del navegador. Toggl también funciona sin conexión.