Elección de un sistema telefónico comercial: una guía para el comprador

• Al elegir un sistema telefónico comercial, primero debe decidir qué tipo de sistema desea (línea fija, VoIP o virtual) y dónde desea alojar el equipo (en las instalaciones o en la nube).
• Los sistemas telefónicos actuales ofrecen a las empresas de todos los tamaños una amplia gama de valiosas herramientas móviles, de colaboración y de llamadas.
• Los sistemas telefónicos comerciales brindan a los empleados numerosas formas de acceder a sus líneas telefónicas comerciales mientras están fuera de la oficina.
• Este artículo es para dueños de negocios que buscan orientación sobre qué buscar y considerar al elegir un sistema telefónico.

Si planea estar en el mercado de un sistema telefónico comercial en 2020, hay varias preguntas que debe considerar primero para asegurarse de obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

1. ¿Necesita un sistema telefónico completo que incluya teléfonos de escritorio físicos, o su negocio podría funcionar con un servicio telefónico virtual que se basa en dispositivos móviles?
2. Si necesita teléfonos de escritorio, ¿qué tipo de servicio desea? ¿Se siente cómodo utilizando un sistema de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), que se ejecuta a través de Internet y está disponible a través de muchos proveedores? ¿O desea utilizar un servicio de telefonía fija tradicional, que proporciona una compañía telefónica local o regional?
3. Si elige VoIP, ¿desea alojar el sistema en su empresa (en las instalaciones) o que su proveedor de servicios lo aloje (basado en la nube)?

Lo ayudaremos a responder esas preguntas, pero si ya sabe lo que necesita y solo quiere ver nuestras recomendaciones para los mejores sistemas telefónicos comerciales, visite nuestra página de mejores selecciones.

Si aún no estás seguro, sigue leyendo. Le informaremos sobre los pros y los contras de este tipo de sistemas telefónicos:

• sistemas telefónicos virtuales
• Teléfonos fijos
• VoIP
• Sistemas en la nube y locales

Sistemas telefónicos virtuales

• Los sistemas telefónicos virtuales conectan a quienes llaman a un número de teléfono comercial principal con trabajadores remotos en sus teléfonos móviles o domésticos. [Obtenga más información sobre los números de teléfono virtuales.]
• Estos sistemas funcionan como una amplia solución de desvío de llamadas, transfiriendo llamadas al teléfono celular o de casa de un empleado en lugar de un teléfono de escritorio cuando un cliente llama al número de teléfono principal.
• Estos sistemas incluyen varias características, como recepcionistas automatizados, correo de voz, desvío de llamadas, filtrado de llamadas, números gratuitos y envío de faxes en línea.

Contras: los sistemas virtuales no son sistemas telefónicos completos. Sus llamadas a menudo aún se procesan en su red de telefonía móvil o residencial. Esto significa que se le cobra por la llamada en el sistema virtual y utiliza los minutos de su teléfono móvil o de su casa. Algunos servicios virtuales le permiten realizar llamadas a través de una conexión a Internet cuando utiliza la aplicación móvil del proveedor.

Ideal para: Pequeñas empresas con trabajadores remotos o empresas unipersonales

Sistemas tradicionales de telefonía fija

• Los teléfonos fijos, en este caso, son sistemas telefónicos tradicionales, generalmente respaldados por una compañía telefónica local o regional.
• También conocidas como redes telefónicas públicas conmutadas (PSTN), las líneas fijas son sistemas analógicos que se ejecutan a través del cableado de cobre tradicional de la compañía telefónica.
• Necesita hardware de PBX (central telefónica privada) en las instalaciones para ejecutar un servicio de línea fija. Este hardware puede crear múltiples extensiones y proporcionar funciones del sistema telefónico, como transferencia de llamadas y directorios de llamadas.
• Algunos sistemas de telefonía fija hoy en día se consideran híbridos con los sistemas de VoIP. Una línea telefónica tradicional se conecta a la red de datos de una empresa, que utiliza para conectar cada teléfono individual.
• Muchos proveedores de sistemas telefónicos están eliminando gradualmente los sistemas de telefonía fija, por lo que puede que no sea fácil encontrar uno que aún ofrezca este tipo de servicio.

Pros: los sistemas fijos son una solución confiable y probada que muchas empresas se sienten cómodas usando.

Contras: la mayoría de los proveedores de sistemas telefónicos se están alejando de las líneas fijas, lo que las hace más difíciles de comprar y reparar. Es solo cuestión de tiempo antes de que estos sistemas se vuelvan obsoletos.

Lo mejor para: Grandes corporaciones que tienen el presupuesto para ellos y un personal de TI interno para administrarlos y mantenerlos; necesario para empresas sin acceso a Internet de alta velocidad

Sistemas telefónicos VoIP

• En lugar de los cables de cobre en los que se ejecutan las líneas fijas, los sistemas telefónicos VoIP utilizan la misma conexión a Internet que ya utiliza una empresa.
• Los sistemas VoIP brindan un conjunto de funciones al que anteriormente solo tenían acceso las grandes corporaciones que usaban hardware PBX costoso, como asistentes automáticos, colas de llamadas e integración de computadoras, lo que permite que los correos de voz se envíen a las bandejas de entrada de correo electrónico y las computadoras se conviertan en softphones.
• Los sistemas VoIP brindan a los trabajadores remotos acceso al sistema telefónico de la empresa desde sus dispositivos móviles.

Pros: VoIP proporciona un sistema telefónico sofisticado con todas las campanas y silbatos. Estos sistemas son fáciles de instalar y configurar y son significativamente más económicos que los sistemas de telefonía fija.

Contras: estos sistemas dependen de su conexión a Internet. Si se encuentra en una comunidad con un servicio de Internet irregular, este tipo de sistema telefónico no funcionará para usted.

Ideal para: Pequeñas empresas que desean la funcionalidad de un sistema telefónico sofisticado a un precio razonable y empresas que desean que sus empleados remotos tengan acceso al sistema telefónico Consulte nuestra revisión de Ooma Office para conocer el mejor sistema telefónico para equipos remotos.

Si decide que un sistema de VoIP es lo mejor para usted, su siguiente decisión es cómo desea que se aloje. Mientras que los sistemas de línea fija requieren que alojes el equipo dentro de tu negocio, los sistemas de VoIP te dan la opción de comprar tu equipo directamente y alojarte tú mismo o alquilar el equipo a tu proveedor de servicios, que lo aloja en la nube.

Sistemas de VoIP en las instalaciones

• Con los sistemas locales, todo el equipo, incluido el hardware PBX para mantener el sistema telefónico en funcionamiento, se encuentra dentro de su empresa.
• Los sistemas locales requieren un gran gasto de capital, ya que compra el equipo por adelantado.
• Si bien paga tarifas únicas por todo el hardware con un sistema autohospedado, con un sistema local, paga tarifas mensuales por su enlace troncal SIP o circuito PRI, que es lo que le permite hacer y recibir llamadas.
• Su personal de TI es responsable del mantenimiento, las reparaciones y las actualizaciones del sistema.

Pros: Siempre tienes el control de tu servicio. Usted y su equipo de TI se aseguran de que esté funcionando y configurado como desee.

Contras: hay un costo inicial significativo ya que tiene que comprar todo el equipo. Además, necesita a alguien en el personal que pueda reparar y mantener el sistema.

Lo mejor para: empresas que no se sienten cómodas usando la nube y desean un control total sobre su sistema y acceso al equipo en todo momento; empresas con un equipo de TI interno que puede configurar y mantener un sistema de VoIP; empresas con requisitos normativos o de cumplimiento que pueden ser difíciles de cumplir en la nube

Sistemas de VoIP basados ​​en la nube

• Con los sistemas basados ​​en la nube, no hay que preocuparse por el mantenimiento ni el hardware aparte de los teléfonos. El proveedor de servicios alberga, mantiene y actualiza la tecnología PBX para usted. Consulte nuestra revisión de RingCentral, una sólida solución de VoIP alojada en la nube.
• La nube permite que las empresas en crecimiento agreguen nuevas líneas fácilmente y brinda acceso rápido a nuevas funciones.
• Las empresas suelen pagar una tarifa mensual por usuario.

Pros: No hay hardware PBX o servicio de tono de marcación para comprar y mantener. Su proveedor se encarga de todo eso por usted. Puede instalar y configurar el sistema para su negocio desde su computadora.

Contras: no tienes el control del hardware. Si el sistema falla, debe confiar en su proveedor para solucionarlo lo más rápido posible.

Lo mejor para: empresas en crecimiento con un presupuesto fijo sin personal de TI para operar y mantener el hardware PBX; empresas que desean un acceso rápido a las nuevas funciones del sistema telefónico o que tienen múltiples ubicaciones y desean tener su sistema en una sola plataforma.

Preguntas frecuentes sobre el sistema telefónico empresarial

¿Aún no está seguro si necesita un sistema telefónico comercial o si VoIP se adapta a sus necesidades? No hay problema. Aquí hay algunas preguntas y respuestas que pueden ayudarlo a decidir.

P: ¿Necesito un sistema telefónico para mi negocio?

R: La respuesta simple es sí. Debido a que gran parte del éxito de una empresa depende de cómo se presente, todas las empresas pueden beneficiarse de algún tipo de sistema telefónico.

Es fundamental que las empresas siempre se presenten profesionalmente. Permitir que los clientes se comuniquen con usted en una línea comercial que un operador automático a menudo responde es una excelente manera de lograrlo. Las empresas que no quieren gastar dinero en un sistema telefónico completo aún pueden presentar la imagen que desean mediante el uso de un sistema virtual.

P: ¿Mis empleados y yo no podemos usar nuestros teléfonos móviles solo para fines comerciales?

R: Definitivamente es posible si invierte en un sistema telefónico virtual. Este sistema le permite utilizar su dispositivo móvil mientras presenta una imagen profesional.

Usar solo su línea móvil, sin un sistema virtual, presenta algunos problemas. En primer lugar, no transmite una imagen profesional a sus clientes. En segundo lugar, las líneas móviles no brindan las funciones y herramientas que las pequeñas empresas consideran más valiosas, como correo de voz a correo electrónico, desvío de llamadas, selección de llamadas, música en espera y envío de faxes en línea.

P: Siempre he tenido un sistema de telefonía fija tradicional. ¿Estaré en desventaja si sigo usando este tipo de sistema en el futuro?

R: El problema con los sistemas de telefonía fija no es su funcionalidad; todavía operan a un alto nivel. El mayor problema con el que se encontrará con los sistemas de telefonía fija tradicionales es que ya no se están construyendo nuevas opciones. Esto significa que no se está desarrollando ninguna tecnología nueva para los sistemas de telefonía fija.

Tampoco hay nuevas actualizaciones de software disponibles para teléfonos fijos. Esto significa que no tendrá acceso a muchas características y capacidades nuevas.

Finalmente, encontrar expertos que brinden servicio al cliente y soporte para estos sistemas, y las piezas para mantener los sistemas de telefonía fija en funcionamiento, es cada vez más difícil.

En algún momento, probablemente en un futuro próximo, las nuevas funciones de los sistemas de VoIP no serán compatibles con los sistemas fijos. Dependiendo de la característica, eso podría muy bien poner a su negocio detrás de la bola ocho.

P: ¿Cómo sé qué sistema telefónico y proveedor son los adecuados para mi negocio?

R: La decisión realmente se reduce a sus recursos. Debe considerar su presupuesto, si su negocio está creciendo, si tiene un personal de TI capaz de ejecutar y mantener un sistema telefónico interno y si tiene acceso a una conexión a Internet de alta velocidad.

Al elegir un proveedor de telefonía para su pequeña empresa, es importante encontrar un servicio que tenga las funciones y herramientas que desea en un sistema telefónico y que ofrezca el nivel de atención al cliente que espera de un socio proveedor. Consulte nuestra revisión de 8 × 8, nuestra mejor opción para el mejor sistema telefónico para pequeñas empresas.

Si está considerando un sistema alojado en la nube, un factor que debe considerar seriamente es el tiempo de actividad. Esta es la frecuencia con la que el sistema está operativo. Cuando el sistema está caído, no tendrá acceso a sus servicios telefónicos. Los mejores proveedores tienen numerosos centros de datos en todo el mundo para minimizar el tiempo de inactividad con el servicio. Cuando hable con diferentes proveedores, pregunte sobre sus estadísticas de tiempo de actividad y si tienen alguna garantía para devolverle el dinero en caso de que el servicio esté inactivo por más tiempo que el tiempo garantizado cada mes.

P: Con los sistemas en la nube, ¿hay solo una tarifa mensual o hay otros costos que debo tener en cuenta?

R: Hay algunos costos iniciales con los sistemas telefónicos alojados en la nube. Lo más probable es que pague por teléfonos IP, que oscilan entre $50 y $600 cada uno. Algunos proveedores también cobran tarifas de instalación y capacitación.

P: Con un sistema alojado en la nube, ¿comparto un servidor con otras empresas o hay un servidor solo para mi empresa?

R: Muchos proveedores de sistemas telefónicos en la nube ofrecen a las empresas la opción de usar un servidor compartido o pagar más por un servidor dedicado. Esta decisión depende de si desea que el sistema se dedique únicamente a usted o si desea comprarlo como un servicio en la misma plataforma que el proveedor ofrece a todos los demás.

Las empresas más pequeñas sin muchos requisitos especiales y personalizaciones generalmente se sienten cómodas usando un servicio compartido. Es probable que las grandes organizaciones con necesidades complejas prefieran un servidor dedicado que proporcione el servicio de alta calidad y la privacidad que desean.

P: ¿La conexión en un sistema VoIP es tan buena como en un teléfono fijo?

R: Si bien algunos usuarios pueden estar preocupados por la calidad del sonido de un sistema de VoIP, la tecnología ha llegado tan lejos que es prácticamente imposible diferenciar entre llamadas de línea fija y llamadas basadas en Internet.

Para garantizar que la calidad de la llamada sea clara y sólida, su empresa debe ser consciente de cómo configura su red de datos. Debe asegurarse de tener suficiente capacidad para manejar su volumen de llamadas y que su red esté configurada para priorizar las llamadas de voz sobre otros tipos de tráfico de Internet.

P: ¿Qué tipos de funciones están disponibles en un sistema telefónico VoIP?

R: Si bien los sistemas telefónicos ricos en funciones anteriormente solo los usaban las grandes corporaciones, las opciones de VoIP de hoy brindan a las pequeñas empresas los mismos beneficios. Estas son algunas de las funciones de llamadas y colaboración que puede encontrar más beneficiosas:

• Mensaje de voz
• Correo de voz a correo electrónico
• Correo de voz a texto
• Transcripción de mensajes de voz
• Reenvío de llamadas
• Grabacion de llamada
• Colas de llamadas
• La opción de números locales y gratuitos
• Respuesta de voz interactiva (IVR)
• Conferencia telefónica
• Asistentes automatizados
• Marcación de extensiones
• Grupos de llamada
• Asistencia de directorio
• Transferencia de llamadas
• Envío de fax por Internet
• Informes de llamadas
• Monitoreo de llamadas
• Notificaciones de llamadas perdidas
• Videoconferencia
• Reuniones en línea
• Mensajería instantánea
• Mensaje de texto
• Integraciones con programas populares, como Microsoft Outlook, Salesforce y G Suite
• Llamadas internacionales

P: ¿Pueden los empleados remotos acceder a un sistema telefónico comercial?

R: La tecnología VoIP brinda a los empleados la libertad de recibir y realizar llamadas comerciales desde cualquier lugar, sin necesidad de un teléfono celular exclusivo para la empresa. Los sistemas Business VoIP ofrecen aplicaciones para teléfonos inteligentes y funciones de movilidad que brindan a los empleados la funcionalidad completa de sus teléfonos de escritorio en cualquier momento y en cualquier lugar.

P: ¿Por qué debería preocuparme si mis empleados pueden acceder al sistema telefónico cuando están fuera de la oficina?

R: En la era actual de trabajadores remotos y arreglos de trabajo flexibles, es fundamental que se pueda contactar a los empleados en todo momento, independientemente de dónde se encuentren. No desea que sus clientes tengan que buscar a sus empleados cuando los necesitan o, peor aún, que no puedan comunicarse con ellos en absoluto.

La movilidad asegura que sus empleados estén siempre accesibles. También les permite estar conectados sin compartir sus números de teléfono personales.

P: Sigo viendo referencias a sistemas de comunicaciones unificadas. ¿En qué se diferencian de un sistema telefónico?

R: Muchos de los sistemas telefónicos actuales son sistemas de comunicaciones unificadas. Estos sistemas combinan llamadas de voz, mensajería y video o reuniones en línea en un solo servicio. También ofrecen conferencias de audio y fax en línea. Muchos de los proveedores de sistemas telefónicos actuales ofrecen estos servicios en sus plataformas.

P: Si mi empresa tiene varias ubicaciones, ¿importa si tengo un sistema local o basado en la nube?

R: Si bien tanto los sistemas locales como los alojados pueden admitir organizaciones con múltiples ubicaciones, una solución alojada en la nube puede simplificar las cosas.

Los sistemas alojados en la nube no requieren que instale equipos PBX complejos dentro de cada una de sus ubicaciones. Esto no solo permite una configuración más sencilla, sino que también puede ahorrarle dinero. Estos sistemas alojados en la nube se pueden administrar desde una plataforma en línea, lo que facilita su uso.

P: ¿Qué opciones están disponibles para la cantidad de líneas telefónicas que puede ofrecer un sistema telefónico para pequeñas empresas?

R: Esa es una de las bellezas de los sistemas VoIP alojados en la nube de hoy en día: no hay muchas limitaciones en la cantidad de líneas telefónicas a las que puede acceder su empresa. Por lo general, cuantas más líneas tenga, más barato será el costo por usuario. Además, agregar nuevas líneas es un proceso simple. Con los sistemas locales, debe realizar un trabajo real en su equipo para instalar nuevas líneas. Con los sistemas alojados en la nube, puede agregar una nueva línea en segundos directamente desde su computadora. [Lea más sobre los sistemas telefónicos multilínea.]