Elegir un servicio de videoconferencia: una guía del comprador

A medida que su confiabilidad y facilidad de uso han aumentado, también lo ha hecho la cantidad de organizaciones que confían en las videoconferencias. Ya sea para reunir a equipos remotos o para reunirse con clientes y clientes, las videoconferencias permiten a las organizaciones tener reuniones cara a cara que antes no eran posibles.

El costo de estos servicios también ha influido en su mayor adopción. Anteriormente, el costo y la complejidad de los sistemas de videoconferencia los hacían más adecuados para organizaciones más grandes. Los sistemas de hoy, sin embargo, son simples de instalar, fáciles de usar y relativamente baratos, lo que ha abierto su uso a empresas de todos los tamaños.

A medida que más personas trabajan de forma remota, las videoconferencias ayudan a los equipos a colaborar de formas que las conferencias telefónicas simplemente no pueden igualar. Por ejemplo, con una videoconferencia puedes ver gestos físicos y expresiones faciales, además tienes la posibilidad de compartir pantallas.

La nueva simplicidad en las videoconferencias también ha abierto la puerta a un mayor uso. En lugar de albergar principalmente reuniones de grupos grandes, estos sistemas también se pueden usar fácilmente para chats de video uno a uno.

Elegir el servicio de videoconferencia adecuado para su negocio es importante y hacer las preguntas correctas es importante. ¿Cuántos participantes se sentarán regularmente en sus llamadas? ¿Necesita integrar otras aplicaciones, como Microsoft Outlook o Salesforce? ¿Con qué frecuencia tiene la intención de programar videoconferencias?

Debe considerar todos estos factores antes de decidir. Una plataforma con docenas de funciones podría resultar una pérdida de dinero, pero es posible que un servicio de videoconferencia gratuito no proporcione las funciones que necesita.

Nota del editor: ¿Busca una solución de videoconferencia? Complete el siguiente cuestionario para conectarse con los proveedores que pueden ayudar.

¿Qué es un servicio de videoconferencia?

Los servicios de videoconferencia le permiten reunirse y colaborar con otras personas a través de una fuente de video HD. A diferencia de una llamada telefónica, la videoconferencia le permite ver a las personas con las que se está reuniendo, como si estuviera en la misma habitación.

Se puede acceder a los servicios de videoconferencia desde numerosos lugares, incluidas computadoras y teléfonos inteligentes conectados a Internet. Según las necesidades de su negocio, también puede configurar videoconferencias en una ubicación específica, como una sala de conferencias. Con esta opción, las cámaras se configuran para mostrar toda la sala y los micrófonos amplifican a los que están hablando.

Los servicios de videoconferencia brindan a los anfitriones el control total de una reunión. Los anfitriones deciden quién puede hablar, quién puede estar en video y quién puede compartir su pantalla. Por ejemplo, si alguien que asiste a la reunión está dando una presentación, el anfitrión puede permitirle compartir su pantalla para que todos en la llamada puedan ver una presentación de PowerPoint.

Para aquellos que no pueden asistir a una reunión por video, estos servicios les brindan la opción de unirse por teléfono. Y aunque el individuo no verá lo que está pasando, al menos podrá escuchar lo que todos dicen.

Costo de los servicios de videoconferencia

La mayoría de los servicios de videoconferencia cobran por anfitrión. Esto significa que si desea que varios empleados organicen sus propias reuniones, cada uno necesita una licencia de usuario. Con varias licencias de usuario, varios empleados pueden realizar llamadas de videoconferencia al mismo tiempo. Con esta estructura de costos, solo paga por cada host. No hay ningún costo para que otros se unan a una reunión.

La mayoría de los proveedores ofrecen varios niveles de servicio que varían según el precio, la cantidad de participantes que puede albergar en una reunión y las funciones incluidas. Algunos servicios ofrecen un plan completamente gratuito. Estos planes generalmente limitan la cantidad de participantes y limitan la duración de las videollamadas.

Para los planes pagos que utilizan un modelo por host, los costos oscilan entre $ 5 y $ 50 por host, por mes. Además, algunos planes requieren un número mínimo de licencias de usuario.

En lugar de cobrar por host, algunos servicios basan su estructura de precios en la cantidad de participantes en una videoconferencia. Por ejemplo, puede pagar $ 145 por mes por la capacidad de organizar videoconferencias con hasta 500 personas. Esta estructura de costos está diseñada para empresas que organizan seminarios web.

Muchos servicios de conferencias ofrecen pruebas gratuitas que duran entre una semana y un mes; algunos ofrecen pruebas gratuitas hasta que se utiliza una cierta cantidad de datos. No hay necesidad de registrarse y pagar por un servicio que nunca ha usado cuando las empresas ofrecen tantas ejecuciones de prueba. Aproveche las pruebas gratuitas y asegúrese de que un servicio realmente satisfaga sus necesidades y aborde sus prioridades satisfactoriamente antes de comprar.

Cómo elegir el servicio de videoconferencia adecuado

Al igual que con cualquier otra compra, es importante saber lo que necesita de su sistema de videoconferencia antes de elegir uno. Por ejemplo, una empresa grande puede necesitar enlazar a docenas de usuarios a la vez, mientras que una empresa más pequeña puede necesitar solo conferencias uno a uno.

Esto es lo que debe tener en cuenta al buscar una solución:

• Número de participantes: Considere el número de participantes que es probable que asistan regularmente a sus conferencias. Con algunos servicios, puede conectarse con un puñado de participantes de forma gratuita, por lo que si no necesita conectarse con mucha gente, es posible que no pague mucho (o nada en absoluto). Otros servicios se especializan en conectar un gran número de usuarios. La gama es amplia, por lo que saber lo que necesita antes de comenzar a buscar puede ahorrarle mucho tiempo.
• Fuentes de video: si bien muchos servicios de videoconferencia se jactan de que sus reuniones pueden albergar cientos, si no miles, de participantes a la vez, generalmente limitan la cantidad de transmisiones de video; sin embargo, otros no. Le será útil averiguar cómo o si el servicio limita los feeds antes de comprar. También desea asegurarse de que la calidad del video sea de primera categoría.
• Facilidad de uso: no permita que una interfaz de usuario confusa frene su negocio. De lo contrario, comenzará las presentaciones sin que los participantes esenciales vean, o sus reuniones se caracterizarán por largas demoras e interrupciones a medida que las personas luchan por encender o apagar sus transmisiones de video y micrófonos, o compartir su pantalla.
• Tipos de reuniones: con algunos servicios de alta gama, puede iniciar diferentes salas según el tipo de reunión que esté realizando. ¿Organiza sesiones de preguntas y respuestas en foros abiertos en los que todo el mundo puede dar su opinión? ¿Está dando una presentación o conferencia y prefiere que los participantes estén silenciados? Sepa qué tipo de reuniones organizará normalmente y, si organiza una variedad de reuniones, busque un servicio que se adapte a todas sus necesidades.
• Experiencia móvil: el objetivo de la videoconferencia es conectarse con personas de forma remota y, a veces, eso significa conectarse desde dispositivos móviles. Pruebe un servicio de videoconferencia tanto en tabletas como en teléfonos inteligentes para asegurarse de que los participantes tengan una experiencia igual de positiva en estos dispositivos que aquellos que se conectan a través de computadoras de escritorio o configuraciones de salas de conferencias.
• Grabación: a veces, es útil guardar los momentos destacados de una reunión para más adelante. La capacidad de grabación de video es esencial si necesita regresar y revisar conferencias. Además, un archivo en línea de reuniones anteriores puede ser útil. Por ejemplo, puede guardar fragmentos de reuniones para materiales de introducción o capacitación para nuevos empleados. Preste atención a cuánto espacio de grabación tendrá disponible. Muchos servicios almacenan las grabaciones en la nube y limitan el espacio de almacenamiento de cada usuario.
• Compartir pantalla: Compartir pantalla mantiene a los participantes comprometidos y hace que la reunión sea más interactiva. Si necesita explicar los puntos más finos de una presentación o mostrarle a un empleado remoto cómo acceder a ciertos documentos, compartir la pantalla puede ayudarlo a hacerlo de manera más efectiva.
• Sistemas de sala: según sus necesidades, es posible que desee configurar una sala de conferencias que pueda usarse específicamente para videoconferencias. Asegúrese de verificar si el servicio puede integrarse con la configuración de su sala de reuniones. A veces, esto requiere usar otro proveedor para equipar la sala con el equipo de audio y video adecuado. Otras veces, el propio servicio de videoconferencia puede proporcionar todo el equipo necesario por un costo adicional.
• Integración de aplicaciones: muchas soluciones de videoconferencia le permiten integrar aplicaciones de terceros, como Microsoft PowerPoint. Unir el software que ya posee con un sistema de videoconferencia puede ayudarlo a importar presentaciones y documentos. Además, muchos servicios tienen capacidades para tomar notas y algunos permiten que los participantes agreguen sus propias notas. Considere qué aplicaciones usará con su sistema de conferencias y cuánta influencia desea que tengan los participantes en una reunión. Otra integración a considerar es su calendario o cliente de correo electrónico. Algunos servicios de videoconferencia proporcionan complementos para programas como Google Calendar y Outlook. Esto le permite programar reuniones rápida y fácilmente.
• Reuniones inteligentes: algunas plataformas de videoconferencia tienen inteligencia artificial (IA) integrada para aumentar la productividad de las reuniones. Por ejemplo, algunas reuniones tomarán notas automáticamente para todos y enviarán un resumen una vez finalizada la conferencia. La tecnología inteligente también puede asignar automáticamente tareas de elementos de acción a los participantes. Todas estas características añadidas están diseñadas para mantener a los participantes más interesados ​​en lo que está pasando, en lugar de apresurarse a tomar notas.
• Atención al cliente: no pase por alto la calidad del servicio al cliente de una empresa. Vale la pena llamar a la línea de servicio al cliente de las compañías que está considerando para tener una idea de cómo lo tratarán. Cuando algo sale mal, desea una línea de soporte técnico que responda de manera rápida y precisa, con representantes que lo traten con la seriedad y el respeto que su negocio merece.

¿Qué depara el futuro?

El efecto de la videoconferencia en las comunicaciones humanas es casi comparable al efecto del teléfono hace más de un siglo y medio. Y las tecnologías emergentes continuarán mejorando las videoconferencias basadas en la nube tal como las entendemos, a medida que continúan convirtiéndose en una parte más integral de los negocios en la era digital.

La realidad aumentada y la realidad virtual abren la posibilidad de colaborar a través de grandes distancias geográficas como si los participantes estuvieran físicamente en la misma habitación. Imagínese estar de pie en un espacio virtual con sus socios comerciales, discutiendo operaciones en medio de un mar de gráficos, esquemas y prototipos interactivos. Ese futuro se acerca rápidamente a medida que la tecnología evoluciona, y generará una experiencia más inmersiva e impactante.

Es probable que la IA también se sume a la experiencia de videoconferencia en el futuro. En un artículo que escribió para Yale Insights , Scott Wharton, vicepresidente y gerente general del grupo de colaboración de video de Logitech, dijo que están desarrollando tecnología que beneficiará a las salas de reuniones con múltiples cámaras.

“Estamos trabajando en alguna tecnología en la que la visión por computadora y la IA puedan enmarcar automáticamente la toma”, escribió Wharton. «Incluso si tienes 20 personas en una habitación, al igual que los humanos son lo suficientemente inteligentes como para saber dónde está la acción, la IA puede decidir elegir a la persona que se pone de pie y camina hacia la pizarra».

Información adicional de Adam Uzialko.