Encontrar el equilibrio entre los viajes de los empleados y la experiencia del cliente

• Los viajes de negocios pueden ser una gran ventaja para los empleados, ya que es como un viaje con todos los gastos pagados, pero también pueden alterar las rutinas habituales, los patrones de sueño y la salud en general.
• La experiencia del cliente mejora con los viajes de negocios, ya que las reuniones en persona son mejores para establecer una buena relación con los clientes y resolver problemas complejos.
• Equilibrar las preocupaciones de los empleados y los clientes a medida que se reanudan los viajes de negocios en medio de la pandemia requiere establecer políticas de seguridad, optimizar los informes de gastos y mantener la agilidad en la planificación.
• Este artículo es para propietarios y gerentes de negocios que buscan equilibrar las experiencias de los empleados y los clientes en los viajes de negocios.

COVID-19 ha introducido riesgos imprevistos en los viajes de negocios, que ya eran potencialmente perjudiciales para la salud de los empleados antes de la pandemia. Vale la pena reconsiderar estas preocupaciones a medida que los viajes de negocios se vuelven más frecuentes en un mundo que lidia indefinidamente con el coronavirus.

Pero si opta por limitar los viajes de negocios debido a la preocupación por el bienestar de sus empleados, ¿qué significa eso para sus clientes con quienes podría forjar mejores relaciones en persona? Esta es nuestra guía para equilibrar la salud de los empleados con la experiencia del cliente.

¿Cómo afectan los viajes de negocios a la experiencia de los empleados?

Los viajes de negocios pueden mejorar o empeorar la experiencia de los empleados. Puede mejorar la experiencia del empleado a través de lo siguiente.

• Viajes con gastos pagados: Tradicionalmente, cuando los empleados viajan en su nombre, usted paga sus gastos. Eso significa todos sus gastos: dónde se alojan, qué comen y cómo se desplazan. En ese sentido, los viajes de trabajo pueden sentirse como una oferta de viajes con todo incluido para el empleado. Su personal podría apreciar la escapada totalmente pagada.
• Relaciones más sólidas con los clientes: cuando pasa tiempo con alguien en persona, puede establecer una relación y una confianza más naturales que incluso a través de los mejores servicios de videoconferencia. Piénselo: ¿no termina cada uno de sus chats de video con un amigo con la promesa de verse pronto? También puede aprovechar ese poder en persona para su negocio.
• Mayor moral: está bien establecido que los clientes felices y los clientes hacen empleados felices. Cuando combina todas las ventajas de los viajes de negocios con las relaciones más sólidas con los clientes que fomenta, puede mejorar la moral de los empleados. Esa moral elevada es un antídoto para las altas tasas de rotación de empleados.
• Oportunidades para establecer contactos: Los viajes de negocios comprenden más que solo reuniones: las conferencias y otros eventos también están sobre la mesa. Estas actividades son excelentes oportunidades para establecer contactos que pueden conectar a sus empleados con nuevos clientes o proveedores potenciales. Estos descubrimientos y conexiones pueden dar a los empleados un sentido de orgullo por su trabajo que mantiene a los equipos felices y productivos.

• Desafíos en el seguimiento y reembolso de gastos. Pagar los viajes de negocios de sus empleados significa más que escribirles un cheque en blanco. Significa rastrear, categorizar y reembolsar adecuadamente sus compras en el camino. Hacerlo puede requerir que sus empleados presenten informes de gastos y pasen por un proceso de aprobación. Las ineficiencias con la aprobación son comunes y pueden hacer que los viajes de los empleados sean mucho menos placenteros. El resultado es una peor experiencia general para los empleados.
• Tiempo lejos de la vida familiar y hogareña. Cada día que un empleado regresa a un hotel en lugar de a su hogar es un día que no puede pasar con sus seres queridos. Incluso si el empleado vive solo, las diferencias entre un hotel y su hogar pueden alterar sus patrones de sueño. Eso es un gran problema: dormir mal puede tener numerosos efectos perjudiciales para la salud.
• Equilibrio difícil entre el trabajo y la vida. Los empleados con un equilibrio adecuado entre la vida laboral y personal están menos sujetos al agotamiento y otros impactos laborales negativos. Sin embargo, los viajes de trabajo pueden desdibujar la línea entre el trabajo y la vida. Después de todo, es más difícil tomar un descanso cuando el trabajo se cierne sobre cada una de sus acciones.
• Interrupciones generales de la rutina. Una encuesta global realizada por CWT de personas que viajan con frecuencia por trabajo encontró que el 40% de esas personas luchan por mantener sus rutinas mientras viajan. En el Hindustan Times, el autor del estudio citó la falta de acceso a gimnasios y alimentos saludables asequibles como ejemplos de desafíos.

¿Sabías qué?: Un récord de 4,5 millones de personas renunciaron a sus trabajos en noviembre de 2021, según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU . En febrero de 2022, la cifra equivalente del BLS era de 4,4 millones. Equilibrar las experiencias de empleados y clientes en tu negocio puede ser una de las claves para minimizar los impactos de la Gran Renuncia.

¿Cómo afectan los viajes de negocios a la experiencia del cliente?

Viajar para reunirse con clientes es principalmente positivo para el cliente. ¿Por qué otra razón se habría convertido en una parte tan importante del mundo de los negocios durante el último siglo? Los viajes de negocios son muy efectivos para mejorar la experiencia del cliente por dos razones principales:

• Las reuniones en persona crean una buena relación. Cada vez que tu equipo hace el esfuerzo de subirse a un avión y visitar a los clientes en persona, la conexión entre empresa y cliente se fortalece. Las interacciones en persona son generalmente más fluidas y agradables, además la energía que pones en tu viaje no pasará desapercibida.
• Las reuniones en persona son mejores para resolver problemas complejos. Puede llevar mucho trabajo realizar videoconferencias productivas. Entre el agotamiento de Zoom y los problemas técnicos, muchas cosas pueden salir mal. Es por eso que muchas de las reuniones más importantes deben realizarse en persona. Los clientes pueden tener mucha más confianza y estar satisfechos con las soluciones que presenta cuando trabaja con ellos cara a cara.

¿Cómo se equilibra la experiencia del empleado y del cliente?

Estas prioridades pueden parecer contradictorias entre sí: no desea que su personal sufra las consecuencias negativas de los viajes de negocios, pero desea brindarles a los clientes interacción personal y atención en persona. Para equilibrar las experiencias de los empleados y los clientes de manera saludable para su negocio, siga los siguientes pasos.

1. Defina claramente cuándo debe o no debe realizarse un viaje.

Los servicios de videoconferencia han avanzado lo suficiente como para que probablemente no necesite realizar reuniones de ventas iniciales en persona. También puede evitar viajar en persona para la mayoría de las reuniones de grupos pequeños, pero la ruta en persona puede ayudar cuando vende a grupos grandes. Parte de equilibrar la experiencia del empleado y del cliente es garantizar que los empleados solo viajen cuando los clientes realmente lo necesiten.

La cuestión es que solo usted puede saber cuándo las reuniones en persona y los viajes que requieren marcarán o no una diferencia significativa para su empresa. Mire hacia atrás en su historial de ventas y viajes de negocios anteriores para saber cuándo tiene sentido viajar y cuándo no. Modifique sus políticas de viajes de negocios en consecuencia y anote los cambios en su manual del empleado.

2. Establezca políticas de seguridad en los viajes.

Invariablemente, COVID-19 es ahora una consideración clave en los viajes de negocios. Su necesidad de impulsar a un cliente potencial a lo largo de su embudo de ventas nunca debe ser mayor que la seguridad de los empleados. Sin embargo, puede implementar políticas de seguridad para reflejar el equilibrio entre la preocupación por sus empleados y la preocupación por las relaciones con sus clientes.

Un análisis reciente de McKinsey sobre cómo viajar de manera segura por negocios en medio de COVID-19 proporciona un gran ejemplo. Una empresa inicialmente mantuvo abiertas sus fábricas durante la pandemia mientras cerraba sus oficinas corporativas y congelaba los viajes de negocios. Su estrategia para reanudar los viajes de negocios ha involucrado «puertas» o etapas: los viajes ejecutivos y las reuniones de ventas críticas se reanudarían primero, luego los eventos corporativos internos y de ventas generales. Los entrenamientos internos y los eventos serían los últimos. La compañía reiniciaría estas actividades en función de las tasas actuales de casos de COVID-19 y las tasas de vacunación y haría recomendaciones en consecuencia sobre máscaras, alojamiento y tamaño del grupo. Este método garantiza que los empleados tengan un nivel de seguridad cuando viajan, y los clientes potenciales y los clientes obtienen las interacciones en persona que los mantienen satisfechos.

3. Facilite el proceso de reembolso de gastos.

Una cosa es exigir a sus empleados que conserven los recibos en papel de cada compra que realicen durante un viaje de negocios. Otra es implementar una aplicación de seguimiento de gastos a la que puedan conectar sus tarjetas de crédito. Dichas aplicaciones pueden rastrear automáticamente todas las compras del personal mientras viaja en nombre de la empresa. Luego, el empleado necesita solo unos minutos para separar los gastos comerciales y personales. Después de eso, usar la aplicación para compilar los gastos comerciales en un informe debería tomar solo unos segundos.

Proporcionar un protocolo sencillo sobre cómo los empleados deben entregar sus informes de gastos y cuándo les reembolsará puede aliviar una de las principales preocupaciones sobre los viajes de negocios. Los trabajadores estarán seguros de que sus gastos estarán completamente cubiertos, y esa es una excelente manera de mantenerlos en el camino.

Sugerencia: cualquiera de los principales rastreadores de gastos debería optimizar su proceso de reembolso lo suficiente como para mejorar la experiencia de los empleados durante los viajes de negocios.

4. Sé ágil en tu planificación.

La decisión de exigir que sus empleados viajen por negocios se reducirá a más de un factor. Deberá equilibrar la necesidad de viajes de negocios con las tasas actuales de casos de COVID-19, las finanzas de la empresa, las cargas de trabajo y mucho más. También deberá evaluar si las preferencias de los clientes y las estrategias de sus competidores exigen que sus empleados viajen para realizar ventas. Todo esto requiere flexibilidad.

Si está ansioso por volver a ver a ciertos clientes en persona, pregúntese: ¿Son bajas las tasas de casos de COVID-19 cerca de usted y sus clientes? Si no, vale la pena esperar más para proteger la salud de todos. O, si nota que las tasas de casos están cayendo rápidamente, podría ser el momento de reservar esa reunión en todo el país antes de que las tasas vuelvan a subir. Y, por supuesto, si las empresas rivales han reanudado sus viajes de negocios y realizado ventas sin que la gente se enferme, podría ser ventajoso para usted hacer lo mismo.

Realice los viajes de negocios de la manera correcta y a sus empleados les encantará volver al mundo. Para hacerlo más fácil, aquí están las mejores aplicaciones para viajeros de negocios y más consejos para evitar el estrés durante los viajes de negocios.