¿En qué se diferencian los servicios de nómina y PEO?

• Una organización profesional de empleadores (PEO, por sus siglas en inglés) brinda administración de nómina y apoyo para el cumplimiento, así como servicios adicionales de recursos humanos.
• Un proveedor de servicios de nómina (PSP) maneja la administración y el cumplimiento de su nómina sin ninguna carga legal compartida.
• Dos factores que influirán en su decisión son si desea servicios de recursos humanos adicionales más allá del procesamiento de nóminas y qué tipo de equipo interno de recursos humanos tiene.
• Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas que están tratando de decidir si es mejor subcontratar su nómina a una PEO o un servicio de nómina .

Elegir qué servicio es adecuado para su empresa depende de varios factores, incluido el tamaño de su empresa, si tiene un equipo de recursos humanos interno y si necesita servicios adicionales además del procesamiento de nómina. Antes de tomar una decisión sobre qué servicio desea contratar, es importante comprender primero qué ofrece cada uno de los propietarios de pequeñas empresas.

¿Qué es un OPE?

Un PEO es una empresa de terceros que brinda administración y cumplimiento de nómina, además de otros servicios de recursos humanos (HR). A través de una PEO, puede acceder a seguros de salud, compensación laboral y otros planes de seguros comerciales que de otro modo no estarían disponibles para usted. Esto se debe a que una PEO es un gran empleador, lo que lo hace mucho menos riesgoso y, por lo tanto, menos costoso de cubrir para las aseguradoras, que actúa como su co-empleador.

Este acuerdo de coempleo es lo que diferencia a los PEO de otros tipos de servicios de subcontratación de recursos humanos. Cuando te asocias con una PEO, técnicamente se convierte en el empleador. Si bien aún controla a quién contrata, despide y qué hace su personal cada día, la PEO está a cargo de pagar a sus empleados y brindarles beneficios.

¿Sabías? Aunque maneja ciertas tareas de recursos humanos, aún maneja todos los asuntos comerciales diarios y la gestión de empleados. Sin embargo, si le preocupa que una PEO utilice injustamente sus poderes de co-empleador, elija una PEO que haya sido certificada por el IRS o la Corporación de Garantía de Servicios del Empleador (ESAC).

¿Cómo funciona un PEO?

Cuando trabaja con un PEO superior, firma un acuerdo de trabajo conjunto en el que le asigna el control y la responsabilidad de determinadas tareas de recursos humanos al PEO. Como co-empleador, su PEO presenta y remite todos los impuestos con su número de identificación de empleador (EIN) en lugar del suyo, lo que podría ahorrarle costos de impuestos estatales de desempleo (SUTA).

¿Qué es una PSP?

Un PSP se ocupa del procesamiento de la nómina, el cumplimiento fiscal y las necesidades administrativas de su empresa. Si contrata a un PSP para que administre su nómina, paga a sus empleados de acuerdo con el cronograma de pago que estableció e incluye las deducciones apropiadas para los cheques de pago de los empleados, como impuestos y primas de beneficios.

Los PSP también pueden preparar, presentar y pagar sus declaraciones de impuestos federales de desempleo (FUTA) y declaraciones de impuestos comerciales trimestrales bajo su EIN. También pueden presentar y proporcionar sus formularios W-2 y W-3. También puede designar a su PSP como un agente de informes que puede comunicarse con el IRS en su nombre para resolver cualquier problema fiscal. Sin embargo, a diferencia de los PEO, no hay acuerdos de trabajo conjunto con un PSP.

¿Cómo funciona una PSP?

Al contratar un PSP, usted firma un acuerdo que indica cuánto pagará por mes al PSP y qué servicios proporcionará el PSP. Un representante de su PSP se convierte en su punto de contacto para todas sus preguntas e inquietudes sobre la nómina. Sin embargo, dado que el software de PSP está principalmente automatizado, es posible que no necesite ponerse en contacto con su representante de soporte con mucha frecuencia.

Si sus empleados tienen preguntas o inquietudes sobre sus cheques de pago, beneficios o tiempo libre, y usted utiliza un PSP para la nómina, sus empleados se comunicarán con usted. Luego se comunicará con su PSP en nombre del empleado. Con los PEO, este arreglo puede diferir, ya que su PEO es su co-empleador y, por lo tanto, puede estar en contacto con sus empleados. [¿Busca un proveedor de nómina? Consulte nuestras recomendaciones para los mejores servicios de nómina .]

Para ayudarlo a comprender las diferencias entre un PEO y un proveedor de nómina, esta tabla de comparaciones en paralelo puede ayudar:

PEO frente a proveedores de nómina

Aunque tanto los PEO como los proveedores de nómina supervisan su nómina, lo harán de diferentes maneras. Estas diferencias incluyen servicios adicionales, precios variables y diferentes obligaciones contractuales. Así es como se descompone:

Servicios prestados

Como su co-empleador, su PEO puede supervisar muchas más tareas que un PSP. Es probable que su PEO obtenga y administre su seguro de compensación para trabajadores, y también puede ejecutar sus procesos de contratación y terminación. Su PEO también puede patrocinar los planes de seguro médico de su empresa y ofrecerle planes de alta calidad para grandes empleadores a los que de otro modo no tendría acceso. Algunos PSP ofrecen seguro médico, pero los planes PEO suelen ser muy superiores.

Un PSP se enfoca en procesar su nómina y garantizar que cumpla con sus responsabilidades de impuestos sobre la nómina. Sin embargo, más proveedores de nómina ofrecen servicios adicionales de recursos humanos, como planes de jubilación para empleados y consultoría de recursos humanos.

Costo

Los PEO suelen ser más caros que los PSP, pero al observar el panorama general y a más largo plazo, los PEO pueden costar menos. Para empezar, los planes de seguro de salud superiores disponibles para usted a través de PEO pueden costarle menos que los planes de seguro que podría obtener a través de un corredor de seguros. Además, su PEO no le cobrará más a medida que agregue servicios.

Los PEO generalmente le cobran hasta el 15% de su salario bruto por período de pago o una tarifa fija pero alta por empleado cada mes. También puede pagar una tarifa de instalación que puede costar miles de dólares.

En comparación, es probable que un PSP no cueste más de $ 200 por empleado por año, pero estas tarifas no incluyen ninguno de los servicios de recursos humanos que ahorran costos por los que se conocen los PEO.

Obligación contractual

Si contrata a una PEO, las reglas de grandes empleadores que se aplican a su PEO se aplican a usted. Tendrá que cumplir con las formalidades adicionales de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) y el manual del empleado. Sin embargo, junto con estas reglas añadidas viene un enorme ahorro de tiempo, ya que el PEO puede supervisar una gran parte de sus necesidades de recursos humanos.

Si elige un PSP, enfrentará pocos cambios regulatorios y basados ​​en el contrato, ya que su PSP no es su co-empleador. También es importante tener en cuenta que ni con un PSP ni con un PEO pierde el control sobre sus empleados. Seguirá controlando las operaciones diarias, como las tareas de los empleados, las asignaciones y las ubicaciones requeridas.

Riesgo y cumplimiento

Al igual que cualquier empresa de terceros que contrate para subcontratar ciertos servicios, un PSP no comparte la culpabilidad legal por los errores de cumplimiento que pueda cometer. En otras palabras, si su PSP confunde sus impuestos sobre la nómina, solo usted soporta la carga legal. Como tal, contratar un PSP no hace mucho para minimizar los riesgos de su negocio y aliviar cualquier problema de cumplimiento.

Los PEO son una historia diferente. Son una excelente opción para administrar el riesgo y el cumplimiento, ya que, como su co-empleador, comparten la responsabilidad legal con usted. Los PEO tienen un incentivo para minimizar los riesgos. Pueden ayudar a obtener planes de compensación para trabajadores de primer nivel para su empresa. También se encargarán de la investigación, representación y administración de sus reclamos de compensación para trabajadores. Los PEO abordan varios riesgos adicionales de pequeñas empresas y preocupaciones de cumplimiento, como pruebas de drogas, contratación y despido, y seguridad en el lugar de trabajo.

empleador de registro

Un PEO actúa como su empleador registrado (EOR), lo que significa que establece las reglas en torno a sus beneficios. Aunque este arreglo cambia poco sobre sus asuntos cotidianos, puede limitar su plan de beneficios y opciones de proveedores.

Dicho esto, los beneficios de una PEO que actúa como su EOR generalmente superan las desventajas. Como EOR, su PEO, que es una empresa mucho más grande que la suya, tiene acceso a beneficios con mayor calidad y primas más bajas de lo que probablemente encontraría por su cuenta. Su acuerdo EOR también delega la presentación y envío de impuestos a la PEO bajo su EIN en lugar del suyo, lo que puede reducir sus cargas impositivas SUTA y FUTA.

Un PSP, por otro lado, no es ni su EOR ni su co-empleador. La contratación de un PSP solo cambia la forma en que procesa su nómina y quizás cualquier servicio de recursos humanos adicional que ofrezca su PSP. Usted sigue siendo el empleador registrado y todos los impuestos se declaran y remiten bajo su EIN.

¿Cuál deberías elegir?

Para una «mano más firme» en la gestión de su nómina y operaciones adicionales de recursos humanos que pueden mantener sus finanzas más seguras a largo plazo, los PEO son su mejor opción. También puede agregar muchos tipos de servicios de recursos humanos a su contrato de PEO y así ahorrar el tiempo y el dinero que estarían involucrados si los manejara internamente.

Sin embargo, las tarifas de instalación y las tarifas mensuales de la PEO pueden ser altas, y las PEO pueden controlar más sus asuntos que la mayoría de las empresas externas, por lo que puede preferir los PSP si estas condiciones le preocupan. Los PSP también pueden ser mejores si ya maneja muchos servicios de recursos humanos internamente y solo busca asistencia con la nómina.