Cómo agregar campos a un documento de Docusign

Los campos son una herramienta integral en DocuSign. Una vez que incluya archivos, mensajes y destinatarios en su sobre, puede usarlos para solicitar a sus firmantes que realicen muchas acciones, como proporcionar una firma, agregar iniciales y más. Se puede incorporar un conjunto único para cada cliente.

Pero para hacer todo eso, primero debe aprender a agregar campos. Vamos a sumergirnos.

Cómo agregar campos en DocuSign en una PC

DocuSign tiene algunas funciones avanzadas, pero agregar campos no es una de ellas. Solo le tomará uno o dos minutos incluirlos en sus mensajes en una PC.

1. Abra DocuSign.

   

2. Inicie un nuevo documento o abra un sobre.

   

3. Pulse el botón «Siguiente».

   

4. Navegue a su lista de destinatarios en la sección superior izquierda de la pantalla.

   

5. Elija la persona para la que desea incorporar campos. Tenga en cuenta que los campos solo se aplican a la persona seleccionada y están diseñados para coincidir con el código de colores predefinido del destinatario. Además, la plataforma solo le permite incluir campos para un destinatario designado como su firmante.

   

6. Agregue campos para el destinatario usando su guía de página.

   

7. Para cambiar el destinatario asignado, la vista u otras características, seleccione el campo que desea modificar. Realice los ajustes que mejor le parezcan en la nueva ventana.

   

8. Pase el cursor sobre la ventana «Campos» a la izquierda.

   

9. Haga clic en un tipo de campo disponible y arrástrelo a su página activa.

   

10. Vuelva a la guía de su página y elija una página que se etiquetará con campos. La página resaltada se convierte en su página activa y se mostrará en su panel central.

Una vez que haya colocado etiquetas y campos asignados, el programa le permite reasignarlos a diferentes firmantes. Aquí se explica cómo hacerlo.

1. Toca otros campos que quieras reasignar. Cada unidad debe mostrar un borde en negrita.

   

2. Toca «Otras acciones» en la esquina superior derecha. Luego elija «Asignar a otra persona».

   

3. Ingrese el nombre y el correo electrónico del nuevo firmante. Incluya el motivo de la firma.

   

4. Toque «Asignar» en la parte inferior de la página.

   

5. Finalmente, haga clic en el firmante al que desea reasignar los campos. Ahora debería recibir un mensaje que dice que sus artículos están reasignados.

Cómo agregar campos en DocuSign en un dispositivo móvil

Trabajar en DocuSign en un dispositivo móvil puede ser más desafiante debido a la pantalla más pequeña, pero la interfaz es prácticamente la misma. Agregar campos no debería ser complicado en su dispositivo Android o iPhone.

1. Inicie DocuSign y cree un nuevo sobre o documento.

   

2. Elija «Siguiente» y diríjase a la lista de destinatarios. Debe estar ubicado cerca de la parte superior de la pantalla.

   

3. Seleccione la persona que se asociará con los campos.

   

4. Use la guía de la página para agregar los campos para el destinatario resaltado. Si desea elegir otro destinatario o cambiar la vista, seleccione el campo en cuestión y realice las modificaciones necesarias.

   

5. Vaya a «Campos» y toque un tipo de campo. Arrastre la unidad a la página activa.

   

6. Regrese a la guía y seleccione la página que etiquetará con campos. El elemento ahora debería convertirse en su página activa, por lo que está listo para comenzar.

Cómo agregar campos en DocuSign en un iPad

Tampoco debería llevarle demasiado tiempo agregar campos en su iPad.

1. Inicie DocuSign en su iPad.

   

2. Abra un nuevo sobre o documento y toque «Siguiente».

   

3. Explore la parte superior de la página y encuentre su lista de destinatarios.

   

4. Elige tu destinatario.

   

5. Agregue uno o más campos usando la guía de la página. Si es necesario, acceda al «Modo de edición» tocando un campo. Este menú le permite modificar la vista y muchas otras características. Salga de este modo presionando la flecha hacia atrás.

   

6. Dirígete a la sección «Tipo de campo».

   

7. Decide el tipo de campo. Arrastra una unidad a tu página activa.

   

8. Utilice la guía de páginas y determine la página que contendrá los campos. Esto lo convertirá en una página activa con campos.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo hago que los campos sean obligatorios en DocuSign?

En la versión más reciente de DocuSign, todos los campos son obligatorios de forma predeterminada. Realice los siguientes pasos para verificar esto.

1. Una vez que agregue texto a su documento, coloque el cursor sobre la barra lateral.

2. Busque la sección «Campo obligatorio», que debe indicarle que su unidad es obligatoria.

3. Si no es obligatorio, toque el interruptor para cambiar la configuración.

Además, si el color del borde es rojo, el destinatario asignado deberá completar el formulario. Si el borde es gris, el llenado del campo será opcional.

¿Por qué no puedo agregar campos en DocuSign?

Incluso un novato puede agregar campos en DocuSign, pero ¿qué sucede si la plataforma no le permite hacerlo? Por lo general, el problema más común es que no asignó un destinatario. El sistema no permite agregar campos en plantillas sin destinatario.

Afortunadamente, hay una solución sencilla.

1. Presiona la opción “Agregar Firmante”. También puede hacer clic en el botón «Agregar CC» para acceder al menú necesario.

2. Elija su destinatario.

Otra forma de designar un destinatario es utilizar la libreta de direcciones de DocuSign.

1. Presione el símbolo de su libreta de direcciones.

2. Elige el destinatario del sobre o documento.

3. Presiona la opción “Agregar”.

4. El sistema ahora debería agregar los nombres a su mensaje, permitiéndole incluir campos.

DocuSign también puede impedirle editar campos si está utilizando una plantilla inapropiada. Más específicamente, la plantilla puede estar restringida. A menos que esté autorizado para editar esta unidad, deberá pedir permiso a su administrador o al creador de la plantilla para editar.

Si es el propietario o administrador de la plantilla, puede acceder a la función por su cuenta.

1. Inicie sesión en su cuenta de DocuSign como administrador de cuenta o creador de plantillas.

2. Vaya a la sección «Plantillas», seguida de «Mis plantillas» si es el creador. Si es el administrador, diríjase a «Plantillas» y «Todas las plantillas de cuenta».

3. Haga clic en la flecha cerca de la opción «Usar» y elija «Editar».

4. Presione «Siguiente» en la parte superior derecha de la pantalla para abrir «Agregar campos».

5. Ubique y toque el campo que desea editar. La ventana «Propiedades» debería aparecer a su derecha.

6. Busque «Permisos de remitente». Debe estar ubicado en la parte inferior de la pantalla «Propiedades».

7. Desmarque la casilla «Obligatorio» para permitir que los remitentes eliminen el campo al enviar.

8. Desmarque la casilla «Restringir cambios» para permitir que sus remitentes modifiquen o muevan el campo.

9. Guarde los cambios haciendo clic fuera de su campo.

10. Repita los pasos 5 a 9 si desea desbloquear más campos.

11. Presione «Guardar y cerrar» en la parte superior derecha de la ventana para guardar la plantilla.

Ahora puede modificar sus campos cuando lo desee, pero tenga en cuenta que sus firmantes también pueden cambiar los valores. Si desea bloquear los campos para que sus firmantes no puedan hacerlo, marque las casillas en la parte superior de «Propiedades de campo».

¿Cómo creo un campo personalizado en DocuSign?

DocuSign tiene una amplia variedad de campos predeterminados, pero es posible que no siempre funcionen. Si necesita incluir un campo personalizado, así es como funciona el proceso.

1. Abra DocuSign y vaya a la ventana «Mis preferencias».

2. Acceda a «Firma y envío», seguido de «Campos personalizados».

3. Cree un nuevo campo haciendo clic en el botón «Agregar nuevo campo».

4. Escriba las propiedades de su nueva unidad. Por ejemplo, puede modificar el texto y determinar si los destinatarios deben completar el elemento.

5. Pulse el botón «Guardar».

6. Ahora puede usar su campo personalizado abriendo la lista «Campos personalizados» y arrastrándolo a una plantilla o documento. Funciona igual que incorporar un campo estándar.

Posteriormente, puede decidir eliminar o editar sus campos personalizados.

1. Dirígete a la sección «Campos personalizados».

2. Seleccione los campos que desea eliminar o editar.

3. Cambie las propiedades necesarias y haga clic en el botón «Guardar» para editar o presione «Eliminar» para eliminar la unidad.

¿Cómo elimino campos de forma masiva en DocuSign?

Después de crear campos, puede decidir que algunos de ellos son innecesarios. Si es así, puede eliminarlos para evitar abrumar a sus destinatarios con información redundante.

1. Toque los campos que desea eliminar. Sabrá que los ha resaltado con éxito cuando se muestre un borde en negrita.

2. Presiona “Eliminar” en la parte inferior de la ventana.

3. Presione “Borrar” una vez más para confirmar su decisión. La plataforma ahora debería notificarle que sus campos han sido eliminados.

Acelere su trabajo con DocuSign

DocuSign elimina la dificultad asociada con instruir a sus destinatarios para que firmen ciertos documentos. Y cuantos más campos agregue con este programa, menos trabajo tendrá que hacer a mano. Si las soluciones predeterminadas no son suficientes, no dude en incluir soluciones personalizadas.

¿Con qué frecuencia agrega campos en DocuSign? ¿Cuál es tu campo predeterminado favorito? ¿Lo usas para todos tus clientes? Háganos saber en la sección de comentarios.