Cómo crear una lista de verificación en Microsoft Excel
Muchas aplicaciones pueden crear listas de verificación, pero ¿necesita otra aplicación? Por ejemplo, si ya está utilizando hojas de cálculo, puede crear fácilmente una lista de verificación en Microsoft Excel.
Incluso si no desea usarla como una simple aplicación de lista de tareas, una lista de verificación es una excelente manera de realizar un seguimiento de lo que aún necesita hacer en su hoja de cálculo directamente en la hoja de cálculo.
Veamos cómo crear una lista de verificación en Excel en cinco minutos o menos.
Cómo hacer una lista de verificación en Excel
Le mostraremos cómo crear una lista de verificación de Excel con casillas de verificación que puede marcar a medida que completa los elementos. Indicará cuándo ha marcado todos los elementos para que pueda saberlo de un vistazo.
Estos son los pasos simples que describiremos a continuación:
- Habilite la pestaña Desarrollador.
- Ingrese los elementos de la lista de verificación en su hoja de cálculo.
- Agregue las casillas de verificación y el formato avanzado.
1. Habilite la pestaña Desarrollador
Debe habilitar la pestaña Desarrollador en la cinta para crear una lista de verificación. Para hacer esto, haga clic derecho en la cinta y seleccione Personalizar la cinta .
En la lista de pestañas principales en el lado derecho del cuadro de diálogo Opciones de Excel , marque la casilla Desarrollador y haga clic en Aceptar .
2. Ingrese los elementos de la lista de verificación en su hoja de cálculo
Ingrese su lista de tareas pendientes, un elemento por celda. En nuestro ejemplo, tenemos una celda con el total de artículos y otra con el total de artículos empacados , o cuántos artículos están marcados en nuestra lista.
¿ Estoy listo para irme? la celda será roja con NO si todos los elementos no están marcados.
Una vez que marque todos los elementos, ¿Estoy listo para irme? la celda se vuelve verde y dirá SÍ .
Haz clic en la pestaña Desarrollador . Luego, haga clic en Insertar en la sección Controles y haga clic en la Casilla de verificación (Control de formulario) .
3. Agregue las casillas de verificación
Seleccione la celda en la que desea insertar la casilla de verificación. Verás que hay texto a la derecha de la casilla de verificación. Solo queremos el cuadro de texto, no el texto. Mientras el control de la casilla de verificación está seleccionado, resalte el texto junto a la casilla de verificación y elimínelo.
El control de la casilla de verificación no cambia de tamaño automáticamente una vez que haya eliminado el texto. Si desea cambiar su tamaño, haga clic con el botón derecho en la celda para seleccionar la casilla de verificación y luego haga clic con el botón izquierdo en ella (para que desaparezca el menú contextual). Se seleccionará con círculos en las esquinas (como se muestra arriba).
Arrastre uno de los círculos del lado derecho hacia la casilla de verificación para cambiar el tamaño del contorno al tamaño de la casilla de verificación. Luego, puede mover la casilla de verificación al centro de la celda con el cursor de cuatro puntas.
Queremos copiar esa casilla de verificación al resto de los elementos de nuestra lista de tareas pendientes.
Para seleccionar la celda que contiene la casilla de verificación, seleccione cualquier celda a su alrededor sin casilla de verificación. Luego, use una de las teclas de flecha en su teclado para moverse a la celda con la casilla de verificación.
Para copiar la casilla de verificación a las otras celdas, mueva el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda seleccionada con la casilla de verificación hasta que se convierta en un signo más. Asegúrese de que el cursor NO sea una mano. Eso marcará la casilla.
Arrastre el signo más hacia abajo sobre las celdas en las que desea copiar la casilla de verificación y suelte el botón del mouse. La casilla de verificación se copia en todas esas celdas.
Formato de lista de verificación avanzada
Dependiendo de para qué desee usar su lista de verificación, puede agregar elementos de formato adicionales para validar su lista y mostrar su estado.
Crear una columna de verdadero/falso
Para este paso, necesitamos usar la columna a la derecha de las casillas de verificación para almacenar los valores VERDADERO y FALSO para las casillas de verificación. Eso nos permite usar esos valores para probar si todas las casillas están marcadas.
Haga clic con el botón derecho en la primera casilla de verificación (no en la celda con la casilla de verificación) y seleccione Control de formato .
En la pestaña Control en el cuadro de diálogo Dar formato a objeto , haga clic en el botón de selección de celda en el lado derecho del cuadro de vínculo Celda .
Seleccione la celda a la derecha de la casilla de verificación. Se inserta una referencia absoluta a la celda seleccionada en el cuadro de enlace Celda en la versión compacta del cuadro de diálogo Control de formato .
Vuelva a hacer clic en el botón de selección de celdas para expandir el cuadro de diálogo. Finalmente, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo para cerrarlo.
Repita el procedimiento para cada casilla de verificación de su lista.
Ingrese el total de artículos y calcule los artículos marcados
Luego, ingrese el número total de casillas de verificación en su lista en la celda a la derecha de la celda Total de elementos .
Usemos una función especial que calcula cuántas casillas de verificación se han marcado.
Ingrese el siguiente texto en la celda a la derecha de la celda denominada Elementos empacados (o como lo haya llamado) y presione Entrar .
=COUNTIF(C2:C9,TRUE)
Esto cuenta el número de celdas en la columna C (desde la celda C2 hasta la C9 ) que tienen el valor VERDADERO .
En su hoja, puede reemplazar » C2:C9 » con la letra de la columna y los números de fila correspondientes a la columna a la derecha de sus casillas de verificación.
Ocultar la columna Verdadero/Falso
No necesitamos la columna con los valores VERDADERO y FALSO , así que ocultémosla. Primero, haga clic en el encabezado de la columna con letras para seleccionar toda la columna. Luego, haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione Ocultar .
Los encabezados de columna con letras ahora omiten C , pero una línea doble indica una columna oculta.
Comprobar si todas las casillas de verificación están marcadas
Usaremos la función IF para Am I good to go? (o como se llame) para ver si todas las casillas de verificación están marcadas. Seleccione la celda a la derecha de ¿Estoy listo para irme? e ingrese el siguiente texto.
=IF(B11=B12,"YES","NO")
Esto significa que si el número en la celda B10 es igual al número calculado a partir de las casillas marcadas en B11 , SÍ se ingresará automáticamente en la celda. De lo contrario, se ingresará NO .
Aplicar formato condicional
También puede codificar con colores la celda en función de si los valores en las celdas B10 y B11 son iguales. Esto se llama formato condicional .
Veamos cómo convertir la celda en roja si no todas las casillas de verificación están marcadas y en verde si lo están. Consulte nuestro artículo sobre formato condicional para obtener información sobre cómo crear reglas.
Seleccione la celda junto a «¿Estoy listo para irme?». Es B14 en esta hoja de cálculo de ejemplo.
Cree una regla para esta celda con el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional . Vaya a Inicio > Formato condicional > Nuevas reglas . Luego, seleccione la regla Usar una fórmula para determinar a qué celdas dar formato .
Ingrese el siguiente texto en el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula es verdadera .
Reemplace B11 y B12 con las referencias de celda para los valores Total de artículos y Artículos empacados (o como haya llamado a estas celdas) si no son iguales. (Consulte nuestra guía para el cuadro de nombre de Excel si necesita más información al respecto).
=$B11<>$B12
Luego, haga clic en Formato y seleccione un color de relleno rojo y haga clic en Aceptar .
Cree otra regla nueva del mismo tipo, pero ingrese el siguiente texto en el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula es verdadera . Nuevamente, reemplace las referencias de celda para que coincidan con su lista de verificación.
=$B11=$B12
Luego, haga clic en Formato y seleccione un color de relleno verde y haga clic en Aceptar .
En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional , ingrese una referencia absoluta para la celda que desea colorear de verde o rojo en el cuadro Se aplica a .
Ingrese la misma referencia de celda para ambas reglas. En nuestro ejemplo, ingresamos =$B$13 .
Haga clic en Aceptar .
¿ Estoy listo para irme? La celda de la columna B se vuelve verde y dice SÍ cuando todas las casillas de verificación están marcadas. Si desmarca cualquier elemento, se pondrá rojo y dirá NO .
¿Lista de verificación de Excel completa? ¡Controlar!
Puede crear una lista de verificación en Excel con bastante facilidad. Pero es sólo un tipo de lista. También puede hacer listas desplegables en Excel con sus elementos personalizados.
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