Cómo crear un sistema de inventario simple en Excel

Una base de datos de inventario es esencial para que prospere cualquier negocio basado en productos. Proporciona un fácil acceso a datos valiosos y ayuda a tomar decisiones comerciales clave, como ordenar un nuevo inventario.

Si bien puede encontrar varios software de gestión de inventario intrincados y detallados en Internet, también es posible crear un sistema de inventario simple en Excel. No solo es posible, sino que también es bastante fácil.

Creación de una base de datos de inventario simple en Excel

Para comprender el proceso de creación de un sistema de inventario en Excel, creemos una base de datos de inventario para una tienda de teléfonos móviles siguiendo los pasos a continuación:

1. Cree los siguientes encabezados en la fila superior de una nueva hoja de cálculo de Excel: WeU , Model Name , Company , Unit Price y Number of Available Units (Puede crear más encabezados según sus requisitos).
2. Utilice fuentes en negrita para los encabezados.
3. Para que los encabezados destaquen, agregue color de fondo a las celdas del encabezado.
4. Seleccione todos los encabezados y vaya a la sección Fuente en la pestaña Inicio .
5. Haga clic en la flecha junto a la opción Color de relleno y seleccione el color deseado.

Una vez que los encabezados están listos, es hora de completar la información. A estas alturas, deberías tener algo como esto:

Puede agregar bordes para hacer que su base de datos de Excel sea visualmente agradable y más fácil de leer, siguiendo los pasos a continuación:

1. Seleccione todas las celdas en su base de datos de inventario.
2. Vaya a la sección Fuente en la pestaña Inicio .
3. Haga clic en la flecha junto al icono de Bordes .
   
4. Seleccione el tipo de bordes que desea para las celdas de su base de datos de inventario.

Para agregar la opción de filtro a su base de datos:

1. Selecciona cualquier celda de tu base de datos.
2. Vaya a la sección Edición en el extremo derecho de la pestaña Inicio .
3. Haga clic en la flecha junto al icono Ordenar y filtrar .
   
4. Haz clic en Filtrar .

Felicitaciones, acaba de crear una base de datos de inventario para una tienda móvil.

Puede actualizar fácilmente la base de datos agregando nuevos datos o modificando los datos existentes. Además, puede filtrar la información deseada de la base de datos de inventario recién creada.

Por ejemplo, si desea filtrar las entradas de su base de datos de inventario para una empresa en particular:

1. Haga clic en la flecha junto al encabezado Empresa .
   
2. Seleccione la empresa/empresas deseadas.
3. La base de datos solo mostrará entradas (teléfonos móviles) solo para esas empresas.

Uso de la función BUSCARV en el sistema de inventario de Excel

Suponga que desea buscar el precio de un artículo en particular en su base de datos. En lugar de buscarlo en la base de datos, puede usar la función BUSCARV en Excel. La fórmula para BUSCARV es la siguiente:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Donde:

• LOOKUP_VALUE es el valor que desea buscar en la primera columna de la matriz de tabla asignada.
• TABLE_ARRAY es el rango de celdas asignado en el que desea aplicar la función BUSCARV.
• COL_INDEX_NUMBER es el número de columna que contiene el valor devuelto.
• RANGE_LOOKUP (opcional) es VERDADERO o FALSO . Especifique FALSO si desea que Excel devuelva una coincidencia exacta o VERDADERO si desea que devuelva una coincidencia aproximada. Si no especifica ningún valor, Excel (de forma predeterminada) establecerá un valor VERDADERO y devolverá coincidencias aproximadas.

Cuando aplica la función BUSCARV, Excel ubica el VALOR_BUSCAR en la primera columna del rango de celdas asignado. Es por eso que, para que funcione la función BUSCARV, es importante que su LOOKUP_VALUE esté en la primera columna de TABLE_ARRAY (rango de celdas asignado).

Después de encontrar LOOKUP_VALUE, Excel cuenta el número de celdas según el COL_INDEX_NUMBER especificado y devuelve un resultado. El valor de retorno será exacto o aproximado, dependiendo de si especificó un valor FALSO o VERDADERO para RANGE_LOOKUP.

Ahora que tiene una comprensión justa de la función BUSCARV, usémosla para extraer datos de nuestra base de datos de inventario de teléfonos móviles. Para buscar el precio de un teléfono móvil en particular de su base de datos, siga los pasos a continuación:

1. Cree los siguientes dos encabezados en celdas nuevas: WeU y Price .
2. Escriba la siguiente fórmula debajo del encabezado Precio:=VLOOKUP(
3. Para proporcionar un LOOKUP_VALUE , seleccione la celda debajo del encabezado WeU ( I5 en nuestro caso), luego agregue una coma.
4. Para TABLE_ARRAY seleccione todas las celdas en la base de datos, debajo de los encabezados ( A2:E10 en nuestro caso), seguido de una coma.
5. Queremos encontrar el precio de nuestro WeU deseado, por lo que estableceremos COL_INDEX_NUMBER en 4 (porque el encabezado del precio unitario es la cuarta columna en nuestra base de datos) y lo seguiremos con una coma.
6. Por último, especifique RANGE_LOOKUP como FALSO , ya que queremos que Excel devuelva valores exactos.
   
7. Presione Entrar.

Excel devolverá un error #N/A, pero no se preocupe. Eso es solo porque no hemos agregado nuestro WeU deseado (LOOKUP_VALUE) debajo del encabezado WeU.

Para averiguar el precio de un WeU en particular (de nuestro rango asignado, es decir, nuestra base de datos), escríbalo debajo del encabezado de WeU y Excel le devolverá el precio exacto del artículo. Puede hacer esto para cualquier elemento dentro de la base de datos.

Para obtener más información sobre el artículo, repite el mismo proceso. Supongamos que también desea averiguar el número de unidades disponibles de un artículo. Para ello, cree otro encabezado junto al encabezado Precio y asígnele el nombre Número de unidades . Debajo de este nuevo encabezado, escriba la siguiente fórmula:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Tenga en cuenta que, aunque el resto de la fórmula es la misma, nuestro COL_INDEX_NUMBER ha cambiado de 4 (en la fórmula anterior) a 5. Eso se debe a que el encabezado No. of Units está en la quinta columna de nuestra base de datos.

Cómo crear un sistema de inventario usando plantillas de Excel

Si no quiere pasar por la molestia de crear manualmente un sistema de inventario en Excel, puede elegir la ruta más fácil de usar una plantilla de inventario de Excel.

1. Vaya al sitio web de Office para encontrar plantillas de inventario de Excel listas para usar .
   
2. Elija la plantilla que le gustaría usar y descárguela.
3. Una vez que se complete la descarga, haga doble clic para abrir el archivo de plantilla.
4. Haga clic en Habilitar edición en la parte superior para comenzar a realizar ajustes según sus requisitos.

Ahora, puede agregar o eliminar encabezados según sus necesidades y comenzar a usar la plantilla para administrar su inventario agregando artículos y actualizando la información relevante.

Lleve su sistema de inventario de Excel al siguiente nivel

Ahora que conoce los conceptos básicos, es hora de llevar su sistema de inventario de Excel al siguiente nivel. Puede hacerlo fácilmente aprendiendo sobre diferentes fórmulas de Excel y aplicándolas a su base de datos de inventario de Excel. Esto lo ayudará a ser creativo con su base de datos de inventario de Excel y podrá usarla de manera más efectiva.