Cómo crear una plantilla de correo electrónico en Gmail

Si hay una herramienta que puede usar para acelerar la creación de correos electrónicos, es una plantilla. Cuando redacta el mismo mensaje de correo electrónico una y otra vez, puede configurar una plantilla de Gmail reutilizable para ahorrar tiempo. Luego, simplemente intercambie pequeños detalles, como nombres y fechas, según sea necesario. Hay dos formas de crear y usar plantillas en Gmail: una está disponible para todos y la otra está disponible para los usuarios de Google Workspace. Echemos un vistazo a cómo trabajar con ambos.

Cómo crear una plantilla de Gmail para mensajes repetitivos

Puede configurar una plantilla para mensajes de agradecimiento o actualizaciones semanales. También puede crear una plantilla para usar como respuesta automática para clientes, clientes o compañeros de trabajo.

Habilitar plantillas en Gmail

Antes de poder crear una plantilla, debe habilitar la función en su configuración de Gmail. Dirígete al sitio de Gmail , inicia sesión y sigue estos pasos.

• Seleccione el ícono de «Configuración» (engranaje) en la parte superior derecha y elija «Ver todas las configuraciones».

• Vaya a la pestaña «Avanzado» y marque la opción «Habilitar» junto a «Plantillas».

• Haga clic en «Guardar cambios» en la parte inferior, luego regrese a su bandeja de entrada para configurar una plantilla.

Crear una plantilla en Gmail

Para crear una plantilla de Gmail, escriba el mensaje que desea usar y luego guarde la plantilla para reutilizarla más tarde.

• Seleccione «Redactar» en la parte superior izquierda para abrir una nueva ventana de correo electrónico. Es posible que deba abrir el menú usando el ícono «Mostrar menú principal» (tres líneas) en la parte superior izquierda.

• Ingrese el asunto, el mensaje y, opcionalmente, los destinatarios, teniendo en cuenta lo siguiente:
  • Si agrega automáticamente una firma de correo electrónico a los mensajes salientes, es posible que desee eliminarla de la plantilla. De lo contrario, la firma será duplicada.
  • Si insertas destinatarios, estos se agregan automáticamente cuando usas la plantilla, aunque puedes editarlos.

• Cuando esté listo para guardar la plantilla, haga clic en el ícono «Más opciones» (tres puntos) en la parte inferior.

• Mueve el cursor a «Plantillas -> Guardar borrador como plantilla», luego elige «Guardar como nueva plantilla».

• Asigne un nombre a su nueva plantilla y haga clic en «Guardar».

Envíe el correo electrónico que redactó o simplemente cierre la ventana de redacción.

Cómo crear una plantilla de Gmail para mensajes de marketing

Si usa Gmail para comercializar su negocio , aproveche una función integrada llamada Diseños para su plantilla. Los diseños incluyen una llamada a la acción, texto simple, anuncio, boletín informativo, nuevo servicio y estilo de marketing de referencia.

Puede personalizar los diseños con un estilo predeterminado, insertar un diseño y realizar sus modificaciones antes de guardarlo como plantilla.

Vista previa de los diseños

Cuando esté listo para usar uno de los diseños, abra una nueva ventana de correo electrónico con el botón «Redactar» en la parte superior izquierda.

• Haga clic en el icono «Seleccionar un diseño» (cuadrícula) en la parte inferior de la ventana Redactar.

• Seleccione una opción de diseño para ver una vista previa a la derecha. Para cambiar el estilo, pase a la siguiente sección. De lo contrario, haga clic en «Insertar».

Ajustar el estilo predeterminado

Si tiene previsto utilizar diseños diferentes, es posible que desee ajustar los estilos predeterminados. Esto incluye agregar un logotipo, cambiar el esquema de colores, usar un pie de página e incluir enlaces, todo relacionado con su negocio.

• Abra las opciones de diseño como se describe arriba, luego haga clic en «Estilo predeterminado» para ajustar los siguientes elementos.

• Logotipos, colores y fuentes : cargue un logotipo, elija una paleta de colores o elija un nuevo estilo de fuente.
• Detalles del pie de página : agregue el nombre de su empresa, la información de contacto o el descargo de responsabilidad en el pie de página de cada diseño.
• Enlaces : elija e inserte enlaces para usar en los diseños. Agregue una dirección de correo electrónico, una dirección web o enlaces a sus sitios de redes sociales.

• Haz clic en «Guardar cambios».

Editar el mensaje

Después de insertar un diseño y antes de guardarlo como plantilla, es probable que desee realizar cambios, ya que los diseños incluyen texto de marcador de posición que querrá editar. También puede realizar cambios en los elementos de diseño, ya sea que haya cambiado el estilo predeterminado o no.

• Con el diseño en la ventana de redacción de correo electrónico, seleccione un elemento para ver las acciones disponibles. Para el encabezado y otras imágenes, cambie la imagen, edite el texto alternativo, agregue un enlace o elimine el encabezado.

• Para los botones, puede obtener una vista previa o cambiar el enlace, o eliminar el botón por completo.

• Para los cuadros de texto, seleccione el texto del marcador de posición y reemplácelo con el suyo propio. Alternativamente, elimine la sección.

• También puede agregar la línea de asunto para que el mensaje esté listo para enviarse, esperando a sus destinatarios o lista de correo.

Cuando esté satisfecho con el mensaje final, puede guardarlo como plantilla y reutilizarlo en cualquier momento, así como realizar pequeños ajustes antes de enviarlo.

Guardar el diseño como plantilla

Guarde esta plantilla de diseño como la plantilla básica. Siga los pasos 3 a 5 de esas instrucciones, luego envíe el correo electrónico o simplemente cierre la ventana de redacción del correo electrónico.

Usar una plantilla de Gmail

Después de guardar una plantilla, ya sea una plantilla básica o un mensaje de marketing, puede insertarla en un nuevo correo electrónico con solo unos pocos clics.

• Seleccione «Redactar» en la parte superior izquierda para abrir una nueva ventana de correo electrónico.
• Haga clic en el icono «Más opciones» en la parte inferior.
• Mueva el cursor a «Plantillas» y seleccione el nombre de la plantilla debajo de «Insertar plantilla».

• Con su plantilla en la ventana de correo electrónico, agregue o edite destinatarios y realice los cambios que desee en la línea de asunto o el mensaje.

Editar una plantilla de Gmail

Puede realizar cambios en una plantilla que haya guardado y luego simplemente volver a guardar la plantilla.

• Abra la plantilla en un nuevo mensaje de correo electrónico como se describe anteriormente.
• Realice sus cambios y haga clic en el icono «Más opciones». Vaya a «Plantillas -> Guardar borrador como plantilla» y elija el nombre de la plantilla debajo de «Sobrescribir plantilla».

• Confirme esta acción haciendo clic en «Guardar».

Eliminar una plantilla de Gmail

Siga estos pasos para eliminar una plantilla de Gmail que ya no necesita:

• Abra un nuevo mensaje, pero en lugar de insertar la plantilla, abra la ventana «Redactar».
• Mueve el cursor a «Plantillas -> Eliminar plantilla» y elige el nombre de la plantilla debajo de «Eliminar plantilla».

• Confirme esta acción haciendo clic en «Eliminar» en la ventana emergente.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no tengo una opción de plantilla en Gmail?

Para mostrar la opción de plantilla, active la configuración «Plantilla» en Gmail, como se muestra anteriormente. Si tiene una cuenta de Google Workspace compatible y no ve la opción Diseños, comuníquese con su administrador de Workspace.

¿Puedo usar plantillas en la aplicación móvil de Gmail?

Al momento de escribir este artículo, las plantillas solo están disponibles en el sitio web de Gmail , no en la aplicación móvil. Una posible alternativa es crear e insertar una plantilla en un correo electrónico en el sitio de Gmail y luego guardarlo como borrador. (Dirija y cierre el mensaje sin enviarlo). Abra la carpeta «Borradores» en la aplicación móvil de Gmail y edite o envíe el correo electrónico desde allí.

¿Puedo crear y usar plantillas en Microsoft Outlook también?

Si usa Outlook además de Gmail, también puede usar plantillas con esa aplicación. Le permite ahorrar tiempo, sin importar qué aplicación use.

Crédito de la imagen: Pixabay . Todas las capturas de pantalla por Sandy Writerhouse.