Cómo utilizar Power Query en Excel

Microsoft Excel ofrece varias herramientas y funciones para manipular datos y Power Query es una de las mejores. Esta herramienta de análisis empresarial le permite importar datos de diversas fuentes y transformarlos y manipularlos fácilmente en Excel según sea necesario. Básicamente, elimina tareas repetitivas y puede ayudar a reducir el esfuerzo y ahorrar tiempo.

Una ventaja importante de Power Query es que no requiere ninguna experiencia o conocimiento de codificación para usarlo. Veamos cómo puedes usarlo para manipular datos en Microsoft Excel.

Accediendo a Power Query

Power Query está disponible en todas las versiones de Microsoft Excel, comenzando con Excel 2010. A partir de Excel 2016, se ha integrado directamente en la aplicación.

En Excel 2016 y posteriores

• Inicie una nueva hoja de cálculo de Excel y haga clic en la pestaña «Datos» en la barra de menú.

• De las opciones en la pestaña «Datos», haga clic en la opción «Obtener datos» en la parte superior izquierda debajo de la barra de menú.

• Contiene todas las herramientas y opciones de Power Query para importar y transformar datos.

En Excel 2013 y 2010

Para las versiones de Excel 2013 y 2010, Power Query está disponible como un complemento gratuito que puede descargar desde el sitio web de Microsoft.

• Vaya a la página de descarga de Power Query y haga clic en el botón «Descargar» para comenzar a descargar la herramienta.

• Al hacer clic en el botón ‘Descargar’, verá algunas opciones entre las que puede seleccionar la adecuada según su sistema.

• Después de seleccionar la opción correcta, haga clic en el botón ‘Descargar’ para descargar la herramienta.

Uso de la herramienta Power Query

Con una hoja de cálculo de Excel abierta, puede acceder a la herramienta Power Query desde la pestaña ‘Datos’ y luego la opción ‘Obtener datos’.

Importando datos

• Al hacer clic en la opción ‘Obtener datos’, se mostrarán las distintas fuentes desde donde puede importar datos. Estos incluyen libros de Excel, archivos de texto o CSV, archivos XML y JSON . Además de estos, puedes importar datos de bases de datos en línea como SQL Server y Microsoft Access, entre otras. Otras fuentes desde las que puede importar datos incluyen Microsoft Azure y servicios en línea, como Salesforce y Facebook.
• Para importar datos, haga clic en cualquiera de las opciones, como «Desde archivo», «Desde base de datos», «Desde Azure», «Desde servicios en línea» y «Desde otras fuentes».

• Cuando importe datos, Excel le mostrará una ventana emergente que muestra una vista previa de los datos que se cargarán. Haga clic en el botón «Cargar» en la parte inferior para terminar de importar los datos.

• Ahora verá los datos en su hoja de cálculo de Excel y podrá aplicarles diferentes transformaciones.

Componentes del editor de Power Query

• Necesita el Editor de Power Query para transformar los datos importados según sea necesario. Haga clic en «Iniciar Power Query Editor» después de hacer clic en el botón «Obtener datos».

• Esto iniciará el ‘Editor de Power Query’, que se compone de seis componentes principales. En la parte superior, encontrará la ‘Cinta del Editor de consultas’, que contiene varios comandos en diferentes pestañas.

• Debajo de la «Cinta del Editor de consultas», en el lado izquierdo, se encuentra la «Lista de consultas», que muestra todas las consultas del libro. También habrá una sección de ‘Vista previa de datos’ en el centro, que muestra todas las transformaciones aplicadas a los datos.

• La ‘Barra de Fórmulas’ permite editar el código M del paso de transformación. Todas las transformaciones se registran y aparecen como pasos en el área «Pasos aplicados».

• La sección ‘Propiedades’ le permite proporcionar consultas con nombres.

Aplicar transformaciones

Puede aplicar varias transformaciones a los datos importados en el Editor de Power Query. Estos incluyen formaciones de texto, recorte, transposición y más.

Transformaciones de texto

El texto se puede transformar en mayúsculas o minúsculas después de importarlo al Editor.

• En el Editor de Power Query, vaya a la pestaña «Transformar» en la parte superior y verá varias opciones, como «Transponer», «Reemplazar valores», etc.

• La opción «Formato» está presente en el centro, al lado de la opción «Dividir columna». Haga clic en él para ver las opciones de formato disponibles.

• Haga clic en cualquier opción, como ‘minúsculas’ o ‘MAYÚSCULAS’, para transformar el texto de la columna seleccionada en minúsculas o mayúsculas. De manera similar, al hacer clic en otras opciones se transformará el texto en consecuencia.

• La opción «Formato» también le permite eliminar todos los espacios en blanco utilizando la opción «Recortar». Cuando haces clic en el botón ‘Recortar’, se eliminarán todos los espacios en blanco adicionales del texto.

Dividir columnas

Además de transformar el texto, Power Query Editor permite dividir columnas de varias formas.

• Una vez que haya importado los datos al Editor de Power Query, haga clic en el encabezado de la columna para seleccionar la columna completa.

• Luego haga clic en el botón ‘Dividir columna’ a la izquierda del botón ‘Formato’. Esto le dará una lista de opciones que le permitirán dividir la columna seleccionada de diferentes maneras.

• Para dividir la columna por delimitador, haga clic en la opción respectiva. Esto mostrará la ventana emergente de división por delimitador, donde puede seleccionar el delimitador, como coma, dos puntos, signo igual, etc.

• Haga clic en el botón ‘Aceptar’ para dividir la columna como desee y verá que la columna se ha dividido.

Transponer datos

Con la opción ‘Transponer’, los usuarios pueden cambiar datos de filas a columnas o viceversa. Para hacerlo, primero importe los datos al Editor de Power Query, como se explicó anteriormente.

• Después de cargar los datos, vaya a la pestaña ‘Transformar’ en la parte superior, donde encontrará la opción ‘Transponer’.

• Haga clic en la opción ‘Transponer’ para convertir las filas en columnas.

Combinando consultas

Power Query le permite combinar fácilmente varios conjuntos de datos mediante las opciones «Fusionar» y «Agregar».

Usando la opción de fusión

La operación Fusionar le permite crear una nueva consulta combinando consultas existentes.

• Primero, importe los datos a la hoja de cálculo de Excel desde un archivo, base de datos u otras fuentes. En este caso, no es necesario cargar los datos en el Editor de Power Query, pero deberá importar varios conjuntos de datos.

• Verá otra opción, ‘Combinar consultas’, debajo de las opciones para importar datos. Apunte el cursor a esta opción y habrá dos opciones disponibles: Agregar y Fusionar.

• Al hacer clic en el botón ‘Fusionar’ se mostrará una nueva ventana emergente donde podrá seleccionar los conjuntos de datos que deben fusionarse.

• Al seleccionar los conjuntos de datos se mostrará una vista previa. En la parte inferior izquierda, puede seleccionar cómo desea fusionar los conjuntos de datos antes de hacer clic en el botón «Aceptar».

Usando la opción Agregar

La opción ‘Agregar’ le permite crear una nueva tabla combinando las filas de las consultas anteriores.

• Siga el mismo procedimiento anterior para agregar los conjuntos de datos a la hoja de cálculo de Excel y luego vaya a la opción «Agregar» en la sección «Combinar consultas».

• En la ventana emergente que aparece, seleccione las tablas cuyos datos deben combinarse antes de hacer clic en el botón «Aceptar». Los usuarios pueden combinar datos de dos tablas o de tres o más tablas.

• Los datos combinados aparecerán en la ventana del Editor de Power Query, desde donde puede importarlos a la hoja de trabajo usando el botón «Cerrar y cargar» en el lado superior izquierdo.

Cargando datos en la hoja de trabajo

Cuando todas sus operaciones estén completas en el Editor de Power Query, deberá cargar los datos en su hoja de cálculo de Excel.

• Hay varias formas de cargar los datos transformados en su hoja de cálculo de Excel, como en un gráfico dinámico, una tabla dinámica, una tabla o una conexión para la consulta. Haga clic en la opción ‘Cerrar y cargar’ en la parte superior izquierda y verá dos opciones: ‘Cerrar y cargar’ y ‘Cerrar y cargar en’.

• Al hacer clic en la segunda opción, se mostrarán las diversas opciones para cargar los datos en la hoja de trabajo.

• Excel le permite elegir la ubicación, como una celda en una hoja de trabajo existente o una hoja nueva que se creará automáticamente. También hay una opción «Agregar estos datos al modelo de datos».

Usar fórmulas y funciones

Power Query también permite el uso de fórmulas y funciones similares a las hojas de cálculo de Excel. Esto requiere agregar columnas personalizadas donde puede agregar fórmulas y funciones.

• Inicie el Editor de Power Query desde la pestaña «Obtener datos» y vaya a la pestaña «Agregar columna» en la parte superior.

• En el lado izquierdo verás tus consultas. Seleccione una haciendo clic en ella y la ‘Columna personalizada’ se activará. Cree una nueva columna haciendo clic en la opción ‘Columna personalizada’.

• En el cuadro de diálogo para crear una columna personalizada, proporcione un nombre para la columna.

• En la sección ‘Fórmula de columna personalizada’, agregue una fórmula para crear la columna. Por ejemplo, utilice una fórmula como [First Name]&""&[Last Name]. El Editor de Power Query verificará si hay algún error en la fórmula.

• Si no hay errores, haga clic en el botón «Aceptar» y el editor creará una columna.

• Para usar una función, repita los pasos hasta que aparezca la ventana emergente ‘Columna personalizada’. En la sección ‘Fórmula de columna personalizada’, agregue una función, como Text.Upper([Full Name]), que creará todos los nombres en mayúsculas.

• Para terminar de agregar la columna, haga clic en el botón ‘Aceptar’ para crear una columna con los nombres en mayúsculas.

Eso es todo lo que necesita saber para comenzar con Power Query. Esta herramienta hace que sea increíblemente fácil transformar datos en Microsoft Excel según sea necesario, para que puedas analizarlos y sacar conclusiones con el mínimo esfuerzo. Se puede utilizar para combinar diferentes conjuntos de datos, cambiar su formato y realizar otras acciones. E incluso puedes utilizar funciones y fórmulas de Excel con el editor, lo que lo hace aún más útil.