Cómo usar la fecha actual en las hojas de cálculo de Google

En los últimos años, Google Sheets se ha consolidado como una de las herramientas de análisis de datos más versátiles del mercado. Desde la gestión de las finanzas personales hasta la creación de tablas y gráficos detallados para el análisis empresarial, las hojas de cálculo de Google pueden hacerlo todo.

Una característica que la mayoría de los usuarios suelen pasar por alto es la incorporación de la fecha actual en las hojas de cálculo. Agregar la fecha actual a sus Hojas de cálculo de Google puede ayudarlo a rastrear cambios, tareas atrasadas e incluso realizar cálculos que están vinculados al tiempo.

En este artículo, analizamos en profundidad las formas en que puede usar la fecha actual en Hojas de cálculo de Google para optimizar su flujo de trabajo, mejorar sus hojas de cálculo y mantenerse al tanto de las tareas urgentes.

La función Hoy en Hojas de cálculo de Google

La función Hoy está programada para devolver la fecha de hoy en su hoja de cálculo. Lo mejor de esto es que se actualiza automáticamente cada vez que se recalcula la hoja, por lo que no tienes que cambiar la fecha manualmente cada vez que vuelves a abrir tu trabajo.

A diferencia de la mayoría de las funciones de Hojas de cálculo de Google, la función Hoy no requiere argumentos complejos. Todo lo que necesita es ingresar “=HOY()” en la celda de interés. Veamos algunas aplicaciones de esta función para comprender cómo usarla en sus hojas de cálculo.

Plazos de seguimiento

Suponga que ha enumerado diferentes proyectos en su hoja de cálculo donde cada proyecto tiene su propio plazo. Por ejemplo, suponga que la fecha límite para el proyecto A está en la celda A1. Para calcular el número de días restantes hasta la fecha límite, debe ingresar la siguiente fórmula en la celda correspondiente:

“=A1 – HOY()”

Esta fórmula le dará el número exacto de días entre el día actual y la fecha límite. Y como con todas las fórmulas de Hojas de cálculo de Google, no tiene que ingresar esta información en cada celda si los plazos están en una columna. Simplemente coloque el cursor en la esquina inferior derecha de la primera celda y luego arrastre el controlador de relleno hacia abajo.

Resaltar tareas atrasadas

La función Hoy funciona bastante bien junto con otras fórmulas e instrucciones de formato condicional.

Por ejemplo, suponga que ha rellenado la columna B con la fecha de vencimiento de cada proyecto. Usando la función Hoy junto con el formato condicional, puede crear una nueva columna «Atrasada» que resalte todos los proyectos cuya fecha de vencimiento sea anterior a la fecha actual.

Suponiendo que la primera fecha de vencimiento está en la celda B1, esta es la fórmula que necesitaría para determinar si el proyecto correspondiente está vencido:

“=B1 < HOY()”

Cálculo de la edad

Suponga que tiene una lista de personas y sus fechas de nacimiento, y desea crear una columna que indique sus edades a partir de hoy. Con fines ilustrativos, supongamos que la fecha de nacimiento del primer nombre de la lista está en la celda B2. Con la siguiente fórmula, puede generar fácilmente los datos requeridos:

“=SIFECHA(A2, HOY(), “Y”)”

Esta fórmula devolverá la diferencia entre la fecha actual y la fecha de nacimiento en años.

Por ejemplo, suponga que la fecha de nacimiento en la celda B2 es 15/09/1990 y la fecha actual es 29/04/2023. Al aplicar la fórmula anterior, la edad es 32. Al igual que con todas las demás instancias en las que se usa la función Hoy, la edad se actualizará automáticamente a medida que cambie la fecha actual. Esto significa que la columna de edad en su documento siempre será precisa.

Seguimiento del último día del mes

Ahora, considere un escenario ligeramente diferente en el que esté interesado en el último día del mes para la fecha actual. La combinación de la función Hoy con la función EOMONTH le permite calcular la fecha de finalización del mes actual casi al instante. Esta combinación también viene con un desplazamiento opcional para especificar el número de meses para avanzar o retroceder.

Crucialmente, la función combina dos argumentos:

“=EOMES(HOY(), mes)”

Si se pregunta cómo interpretar la función, aquí hay un breve desglose:

• “start_date”: esta parte devuelve la fecha actual.
• “meses”: este es el número de meses antes o después de la fecha actual para la que desea el último día. Un valor positivo avanzará en el tiempo, mientras que un valor negativo retrocederá.

Veamos rápidamente algunas aplicaciones de la función EOMONTH junto con la función de fecha actual:

Encontrar el último día del próximo mes

Para encontrar el último día del próximo mes a partir de la fecha actual, debe usar un valor positivo para el argumento del mes:

“=EOMES(HOY(), 1)”

Suponiendo que la fecha de hoy sea el 8 de mayo de 2023, esta fórmula devolverá el 30 de junio de 2023, que es el último día del próximo mes.

Encontrar el último día del trimestre actual

Si desea encontrar el último día del trimestre actual, puede usar una combinación de las funciones EOMES y HOY con la función TECHO:

“=EOMES(HOY(), TECHO(MES(HOY()) / 3) * 3 – MES(HOY()))”

Si la fecha de hoy es el 8 de mayo de 2023, esta fórmula devolverá el 30 de junio de 2023, que es el último día del trimestre actual (mayo – junio).

Encontrar el último día del año fiscal

Suponga que su año fiscal finaliza el 31 de marzo y desea encontrar el último día del año fiscal actual. Puede utilizar la función EOMONTH(HOY(), mes) de la siguiente manera:

“=SI(MES(HOY()) > 3, EOMES(fecha(AÑO(HOY()), 3, 31), 12), EOMES(fecha(AÑO(HOY())-1, 3, 31), 12) )”

Nuevamente, usando el 8 de mayo de 2023 como la fecha actual, la fórmula anterior devolverá el 31 de marzo de 2024 como el último día del año fiscal actual.

La función Now en Google Sheets

Considere una situación en la que necesita realizar un seguimiento tanto de la fecha como de la hora actual, por ejemplo, al realizar un seguimiento del tiempo de vencimiento de un producto altamente perecedero como el pan. En este caso, necesitará una fórmula que devuelva tanto la fecha como la hora actuales. La función Now le ofrece precisamente eso.

Para usarlo, solo necesita ingresar la siguiente fórmula en la celda deseada:

“=AHORA()”

Las opciones son infinitas

El uso de la fecha actual en sus hojas de cálculo viene con infinitas opciones. Puede programar plazos, calcular la antigüedad e incluso resaltar las tareas atrasadas.

Quizás lo más importante que debe recordar es que las funciones HOY y AHORA son funciones volátiles, lo que significa que se vuelven a calcular cada vez que se vuelve a calcular la hoja. En otras palabras, las fechas y horas indicadas seguirán cambiando a medida que se actualice la hoja de cálculo. Si desea una fecha estática, puede ingresarla manualmente o usar el atajo “Ctrl + ;” para insertar la fecha actual, y “Ctrl + Shift +;” para insertar la hora actual.

¿Ha intentado aplicar alguna de estas prácticas fórmulas en sus hojas de cálculo? Siéntase libre de compartir su experiencia con otros usuarios de Hojas de cálculo de Google en los comentarios.