Cómo usar la matriz de Eisenhower para administrar sus tareas

¿Tiene problemas para priorizar sus tareas o hacer las cosas a tiempo? Si está preparado para una nueva técnica de gestión de tareas, pruebe la Matriz de Eisenhower. Con él, puede priorizar las tareas en función de la urgencia y la importancia, ayudándole a determinar qué tareas abordar primero.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Como habrás adivinado, el nombre Eisenhower Matrix se deriva del 34º ^presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

Como líder político y militar, tenía muchas tareas importantes que cumplir cada día. Esto lo llevó a inventar el Principio de Eisenhower para administrar su carga de trabajo. Esta técnica lo ayudó a él, y ahora a nosotros, a priorizar las tareas en función de la urgencia y la importancia.

Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.

– Dwight D. Eisenhower

A veces denominada Matriz de Urgencia-Importancia o Matriz de Prioridad, la Matriz de Eisenhower organiza las tareas en una estructura de cuadrícula fácil de administrar.

Hay dos columnas y dos filas en la cuadrícula. Donde se juntan cada columna y fila, tienes un cuadrante, lo que te da un total de cuatro. Las tareas se colocan en los cuadrantes correspondientes a sus niveles de urgencia e importancia.

Aunque puede ver variaciones en la redacción, el concepto sigue siendo el mismo.

• Urgente e Importante (Cuadrante 1) : tareas que deben realizarse primero y al final del día.
• No Urgente e Importante (Cuadrante 2) : tareas que son importantes pero no urgentes, por lo que se pueden realizar más tarde.
• No importante y urgente (cuadrante 3) : tareas que son urgentes pero no importantes y deben delegarse a otros.
• No importante y no urgente (cuadrante 4) : tareas que no son ni urgentes ni importantes y que no deberían realizarse en absoluto.

Cómo usar la matriz de Eisenhower

Al usar este método de administración de tareas, dejará de intentar decidir qué tarea abordar primero, ya que la matriz se encarga de eso por usted. Coloque sus tareas en sus cuadrantes y simplemente póngase a trabajar en ellas.

Cuando llegue el momento de decidir a qué cuadrante agregar sus tareas, estos detalles deberían ayudarlo a ordenar los elementos en su lista.

• Cuadrante 1 (Do, Do Now, Do Today) : tareas que deben realizarse primero, ahora u hoy. Piense en un elemento con una fecha límite de hoy, una tarea que tendrá un efecto perjudicial si no se completa de inmediato, o tareas del Cuadrante 2 que se han vuelto urgentes.
• Cuadrante 2 (Do Later, Schedule, Plan) : tareas que son esenciales pero no urgentes y pueden programarse. Esto incluye tareas que necesitan planificación, que tienen una dependencia o que (todavía) no entran en el Cuadrante 1. Es probable que muchas de sus tareas caigan en este cuadrante.
• Cuadrante 3 (Delegar, Asignar) : tareas menos importantes pero más urgentes que debes delegar en alguien. Esas tareas pendientes que no requieren tus habilidades particulares y se pueden asignar a otra persona. Esto a menudo se conoce como el Cuadrante de delegados.
• Cuadrante 4 (no hacer, eliminar) : tareas que no hará en absoluto y que puede eliminar. Esto puede incluir tareas que ha movido de otros cuadrantes que ya no son importantes o urgentes o aquellas que considera innecesarias.

Herramientas y plantillas de matriz de Eisenhower

Si bien puede usar fácilmente su aplicación de administración de tareas actual y sus herramientas integradas, es posible que desee algo específico para este método. Es posible que desee consultar estas herramientas y plantillas de Eisenhower Matrix.

Utilice una matriz de Eisenhower en línea

Eisenhower.me proporciona una excelente herramienta basada en la web que puede utilizar . Ofrece cuadrantes para Hacer primero, Programar, Delegar y No hacer con algunas características adicionales útiles. La herramienta es gratuita y puede iniciar sesión con Google, Facebook o un correo electrónico y una contraseña.

• Una vez que cree su cuenta gratuita, verá su Eisenhower Matrix lista para sus tareas. Ingrese su tarea pendiente en la sección «Crear nueva tarea» del cuadrante.

• La matriz muestra el número total de tareas por cuadrante en la parte superior de cada uno, el número de tareas completadas en la parte inferior de cada uno y las estadísticas de todas las tareas completadas en la parte superior.

• Seleccione los tres puntos a la derecha de una tarea para realizar acciones adicionales. Las acciones rápidas incluyen «Marcar como completado» y «Eliminar». Tenga en cuenta que también puede marcar una tarea completa utilizando la marca de verificación a la derecha.

• Si elige «Delegar», verá que se abre una nueva ventana de mensaje usando su servicio de correo electrónico predeterminado que contiene detalles para la tarea, lista para que la termine y la envíe.

• Si selecciona «Modo de enfoque», se le pedirá que ingrese un tiempo para concentrarse en esa tarea en particular. Cuando se acabe el tiempo, puede marcar la tarea como completada, restablecer el temporizador o usar la «X» en la parte superior izquierda para salir y volver a la matriz.

• Para obtener más información, seleccione el ícono de ajustes en la esquina superior derecha. Luego puede cambiar el fondo, establecer un tiempo de modo de enfoque predeterminado, recibir notificaciones y cambiar el idioma.

Usar un administrador de tareas y proyectos en línea

Las herramientas de gestión de proyectos en línea estructuradas en un diseño Kanban también son excelentes para Eisenhower Matrix. Le brindan la imagen que necesita para sus cuadrantes y tareas. Puede usar aplicaciones como Trello, Asana, Monday o MeisterTask. Para ver un ejemplo de cómo configurar su matriz con una de estas herramientas, estamos usando Trello .

• Cree un tablero para su Matriz de Eisenhower y agregue una lista para cada cuadrante comenzando con urgente, importante a la izquierda y terminando con no urgente, no importante a la derecha. Opcionalmente, puede incluir una lista en el extremo derecho para las tareas completadas.

• Inserte una tarjeta para cada tarea dentro de la lista correspondiente (cuadrante). Seleccione «Agregar una tarjeta» e ingrese el nombre de la tarea.

• Puede organizar las tareas dentro del cuadrante en el orden que desee. Arrastre una tarjeta hacia arriba o hacia abajo para colocarla en la posición que desee. Alternativamente, seleccione los tres puntos en la parte superior derecha de la lista y elija «Ordenar por» para ordenar las tarjetas por fecha de creación o alfabéticamente.

• Opcionalmente, abra una tarjeta para agregar más detalles a la tarea. Puede incluir una descripción, agregar etiquetas, ingresar comentarios o insertar una lista de verificación.

• Si necesita mover una tarea de un cuadrante a otro, simplemente arrastre la tarjeta de su lista actual a la nueva.

• A medida que completa las tareas en sus listas, puede abrir las tarjetas y seleccionar Archivar para moverlas a Elementos archivados. Si incluye una lista Listo como se mencionó anteriormente, simplemente arrastre una tarjeta cuando complete la tarea.

Use una plantilla para Microsoft Word o Google Docs

Otra buena herramienta para Eisenhower Matrix es una plantilla con los cuadrantes configurados y listos para usar. Si usa Microsoft Word o Google Docs, puede usar esta plantilla gratuita de Smartsheet .

• Cuando abra esta plantilla en cualquiera de las aplicaciones, verá los cuadrantes codificados por colores «Hacer», «Decidir», «Delegar» y «Eliminar», con un breve mensaje de propósito al lado de cada uno.

• Simplemente ingrese las tareas en los cuadrantes en el orden en que desea que se enumeren. Para que las listas estén ordenadas y limpias, también puede insertar viñetas o crear listas numeradas si lo desea.

• Cuando completa una tarea, puede usar el formato de texto tachado para marcarla o simplemente eliminarla del cuadrante.

Use una plantilla para Excel o Google Sheets

Si prefiere una plantilla para Microsoft Excel o Google Sheets, Vertex42 ofrece esta plantilla gratuita de matriz de Eisenhower .

• Comience agregando su nombre o logotipo en la parte superior derecha, luego ingrese el tema, título u objetivo en el cuadro a continuación.

• Agregue las tareas a cada cuadrante en las líneas provistas.

• Si necesita mover una tarea de un cuadrante a otro, seleccione la celda y arrástrela al cuadrante que desee.

• Una característica útil de esta plantilla es que también incluye casillas de verificación para marcar fácilmente las tareas completadas.

Pruebe esto: plantillas de Excel gratuitas para administrar su presupuesto .

Preguntas frecuentes

¿Debo limitar el número de tareas en la matriz?

Nunca es bueno sobrecargar su lista de tareas, así que trate de no agregar demasiadas tareas a los cuadrantes en la Matriz de Eisenhower para evitar sentirse abrumado.

Como regla general, no mantenga más de seis a ocho tareas incompletas en cada cuadrante a la vez. Si decide utilizar la herramienta Matriz de Eisenhower en línea que se describe aquí, puede optar por recibir una notificación cuando agregue más de ocho tareas a un cuadrante.

¿Qué es el diseño Kanban mencionado anteriormente?

El diseño visual se utiliza en el método Kanban de gestión ágil de proyectos, que utiliza tableros, listas (o categorías) y tarjetas. Usando este sistema, mueve tarjetas de una lista a la siguiente a medida que avanza en un proyecto hasta que esté completo.

Esta técnica le permite a usted y a su equipo visualizar las etapas de un proyecto y ver cómo las tareas avanzan en cada fase.

¿Cuál es una buena manera de concentrarse en realizar las tareas?

Puede ser difícil concentrarse en completar tareas cuando tiene múltiples distracciones. Considere usar una herramienta útil disponible para su dispositivo.

Por ejemplo, puede consultar una aplicación que puede ayudarlo a mantenerse concentrado cuando usa su dispositivo móvil. También puede ver la función Focus Assist en Windows o probar el modo Focus de Apple en Mac .

Crédito de la imagen: Pixabay . Todas las capturas de pantalla por Sandy Writerhouse.