Cómo agregar etiquetas a Asana

Asana es una de las herramientas de colaboración más populares del mundo. Con millones de clientes, es excelente para todos los entusiastas de la productividad. Además, cuenta con la suficiente flexibilidad y herramientas para trabajar bien tanto con pequeños proyectos y tareas, como con grandes proyectos corporativos.

El equipo de Asana desarrolla y lanza nuevas funciones cada año para brindar a los usuarios funciones útiles de gestión de proyectos, como la línea de tiempo y la vista de lista, solo por nombrar algunas.

En este artículo, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre el uso de etiquetas en Asana. También cubriremos cómo agregar comentarios, administrar tareas recurrentes y ver todas las etiquetas para garantizar que sus proyectos se procesen a tiempo.

Cómo agregar etiquetas a Asana

Las etiquetas son una herramienta útil que le brinda un nivel adicional de control sobre cualquier proyecto o tarea. Puede usarlos para realizar un seguimiento del progreso de su proyecto o categorizarlos en consecuencia. Además, puede ver todas las etiquetas de cada proyecto y, al hacer clic en una etiqueta, puede ver todas las tareas asociadas a ella.

Así es como puedes agregar una etiqueta a cualquier tarea de Asana:

• Asana abierta.

• Navegue hasta el proyecto en el que está trabajando.

• Haga clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha.

• Haga clic en Agregar etiquetas.

Si tiene prisa y busca tareas específicas, intente presionar Tab + T e instantáneamente verá todas las etiquetas asociadas con su proyecto y encontrará toda la información que necesita. Otra gran característica es que puede agregar colores a sus etiquetas y reconocerlas aún más rápido. Puedes usar verde para algo aprobado o rojo si hay un retraso o un problema imprevisto.

Cómo ver todas las etiquetas en Asana

Actualmente no es posible acceder a todas tus etiquetas en Asana. Sin embargo, puede ver las etiquetas más utilizadas en la barra lateral y encontrar las que necesita o ha utilizado recientemente. Si su organización tiene más de cien etiquetas, podría ser mejor usar la API o el Explorador de API para encontrarlas. Esto le tomará un poco de tiempo ya que no es un proceso fácil, pero eventualmente verá todas sus etiquetas.

Aqui hay algunas cosas que puedes hacer:

• Cuando hace clic en una etiqueta, verá todas las tareas etiquetadas con esa etiqueta.
• Puede cambiar el color de la etiqueta y cambiarle el nombre si es necesario.
• A medida que comience a escribir el nombre de la etiqueta, verá muchos de ellos como guía.

Cómo agregar una tarea recurrente en Asana

Cada equipo debe tener tareas recurrentes, ya que esta es la mejor manera de recordarles a todos lo que se debe hacer. En Asana, las tareas recurrentes se duplican en una nueva tarea con una fecha de vencimiento diferente cada vez que terminas la anterior. Tenga en cuenta que si decide repetir una tarea grande, no lo haga con subtareas pequeñas, ya que comenzarán a duplicarse y habrá demasiadas en su calendario.

Así es como puede convertir cualquier tarea en una recurrente:

• Abre una tarea en Asana.

• Haga clic en la sección Fecha de vencimiento.

• Debajo del calendario, verá «Establecer repetición».

• Haga clic en él y haga clic en «Finalizar».

También puede personalizar la frecuencia con la que desea que aparezca su tarea recurrente, ya sea semanal, mensual o en un intervalo específico. Todas estas opciones se encuentran en la sección Fecha de vencimiento para que pueda especificar la hora y la fecha de cada tarea recurrente.

Si desea que su tarea se repita durante una semana, deberá seleccionar la opción Semanal y marcar los días. Si desea que la tarea se repita trimestralmente, configúrela en Mensual y haga que se repita cada tres meses. Si esta es una tarea que deberá completar dos veces al año, use la opción Mensual y elija repetir en seis meses. Si desea eliminar la tarea, seleccione «Nunca» en la sección de recurrencia y la tarea dejará de repetirse.

Cómo agregar una nueva etiqueta en Asana

Se requieren etiquetas para cada proyecto o problema activo en Asana. Marcan tareas, lo que permite a todos seguir su progreso. Los dos elementos principales de cada etiqueta son la palabra clave y el color.

Una palabra clave puede ayudarlo a categorizar todas sus tareas y brindarle términos de búsqueda que puede ingresar cuando necesite encontrar tareas específicas. Cuando se trata de color, puede funcionar como un elemento de búsqueda visual. Usar etiquetas es fácil si su equipo ya las ha creado. Sin embargo, cuando tienes que empezar desde cero, las cosas pueden complicarse un poco ya que tienes que construir un sistema completo.

Aquí se explica cómo crear una nueva etiqueta:

• Abre una tarea o proyecto.

• Junto a la etiqueta existente, verá un signo «+».

• Introduzca un nombre para la nueva etiqueta.

• Haga clic en él y en la parte inferior del menú desplegable verá «Crear etiqueta para (nombre de etiqueta escrito)».

Cada vez que comience a escribir una nueva etiqueta, notará que obtendrá todos los nombres de etiquetas similares. De esta manera, no tendrá que perder mucho tiempo tratando de identificar uno específico. Si crea una nueva etiqueta y encuentra un error tipográfico, puede eliminarla rápidamente y crear una corregida. Así es como puede eliminar una etiqueta:

• Abre tu problema en Asana.

• Haga clic en la etiqueta que desea eliminar.

• En la esquina superior izquierda de la pantalla, haga clic en el icono de flecha junto al nombre de la etiqueta.

• Haga clic en Eliminar etiqueta.

Cuando elimina una etiqueta, todos los suscriptores de la etiqueta recibirán un correo electrónico notificándoles la eliminación. Si eliminó una etiqueta por error con la identificación de la etiqueta, puede restaurarla comunicándose con el equipo de Asana. Desde el menú desplegable, también puede compartir la URL de la etiqueta, sincronizarla con su calendario y agregar un color para que todos lo noten tan pronto como abran la tarea.

Cómo agregar comentarios en Asana

Una de las nuevas características introducidas por Asana son los comentarios. Pueden proporcionar información adicional sobre el problema, lo que permite a los colaboradores hacer preguntas y ver las reacciones de todos. Además, esta forma de comunicación permite que todos obtengan una respuesta instantánea.

Si desea agregar un comentario, mueva el cursor sobre el campo de comentarios e ingréselo. Una vez que hayas terminado, haz clic en «Comentar» y todos podrán verlo.

Si escribe su comentario y olvida publicarlo, se convertirá automáticamente en un borrador para que pueda usarlo en otro momento. También puede usar el comando «Tab + C» para comenzar a escribir rápidamente su comentario.

Cómo cambiar el nombre de una etiqueta en Asana

Cuando usa muchas etiquetas, todos los miembros del equipo deben estar en la misma página al nombrar. Es por eso que es posible que deba cambiar el nombre de algunos de ellos varias veces hasta que vea cuál funciona mejor para su equipo. Si por alguna razón necesita cambiar el nombre de la nueva etiqueta, esto es lo que debe hacer:

• Asana abierta.

• Navegue hasta la tarea y haga clic en el icono de la etiqueta.
• Haga clic en la flecha al lado del nombre del proyecto.

• Seleccione «Renombrar etiqueta» en el menú desplegable.

Trate de no crear etiquetas duplicadas ya que cada equipo tiene su propia forma única de usar y nombrar las etiquetas. A veces notará que las etiquetas tienen nombres similares pero usan colores diferentes, por lo que debe tener cuidado de no cambiar el nombre de un título perfectamente funcional.

Preguntas frecuentes adicionales

¿Cuál es la mejor manera de usar etiquetas en Asana?

Hay muchas maneras de usar etiquetas en Asana. Una de las mejores para muchos usuarios es la organización del calendario laboral. Por lo tanto, puede usar etiquetas para realizar un seguimiento de cada tarea durante la semana o el mes. Y por los siguientes colores se puede ver lo que está pasando con el proyecto. Esta es una excelente manera de trabajar con cualquier tipo de administración de contenido y resultará útil cuando se trata de proyectos que tienen muchas tareas pequeñas.

Otra excelente forma de usar etiquetas en Asana es definir tus prioridades y resultados. Sin una clasificación detallada, todas las tareas parecerán igualmente importantes y las importantes no tendrán prioridad. Usando etiquetas, puede vincular cada tarea a su resultado clave para que todo el equipo sepa qué es urgente y qué no.

Para cada equipo que trabaja con la cartera de productos, debe haber un sistema en el que cada informe, solicitud o tarea tenga una etiqueta de color determinada. Sin esto, los proyectos pueden volverse confusos rápidamente y llevar mucho tiempo resolver todo.

¿Las etiquetas y los campos personalizados son lo mismo?

No, ya que se utilizan para diferentes propósitos dentro de un proyecto o tarea. Las etiquetas son para marcar características y agruparlas por importancia o parte del proyecto.

Los campos personalizados se utilizan cuando necesita compartir datos entre personas que trabajan en el mismo proyecto, o cuando necesita realizar un seguimiento de la información individual en varios proyectos.

¡Etiqueta y todo!

Asana es una aplicación útil de gestión del rendimiento que ha desarrollado varias herramientas para mejorar el rendimiento del equipo. Mediante el uso de etiquetas y comentarios, puede asegurarse de que todos estén haciendo todo lo posible para que su producto sea un éxito mientras usted todavía tiene el control. Aquí es donde las etiquetas son más útiles.

Ahora que sabes más sobre cómo funcionan las etiquetas y cómo agregarlas a tus proyectos, podrás usar Asana en todo su potencial. ¿Cuál es tu experiencia con las etiquetas? ¿Alguna vez has creado uno nuevo?

Cuéntanos más en los comentarios a continuación.