Cómo encontrar y eliminar duplicados en Hojas de cálculo de Google

Si es un usuario habitual de Hojas de cálculo de Google, probablemente haya tenido un problema cuando agregó accidentalmente entradas duplicadas a su hoja de cálculo. Esta situación puede destruir el conjunto de datos que ha trabajado tan duro para crear. Es posible que no sepa que esto sucedió, especialmente cuando su computadora falla o cuando golpea el panel táctil de su computadora portátil.

Es fácil pasar por alto algo cuando su tabla tiene muchos datos. Los resultados típicos incluyen errores de cálculo y celdas duplicadas que son difíciles de identificar cuando se busca el origen del problema.

Afortunadamente, hay varias formas diferentes de resaltar los duplicados en sus hojas de cálculo.

• Utilice la función de eliminación de duplicados incorporada.
• Use resaltar para encontrar duplicados.
• Copie todas las celdas no duplicadas y muévalas a una hoja nueva.
• Utilice un buscador de duplicados de terceros.
• Cree una tabla dinámica que cuente los duplicados de forma individual.

Los procesos anteriores facilitan la búsqueda de estas entradas duplicadas para que pueda eliminarlas o ignorarlas si es necesario. Aquí están sus opciones.

Utilice el eliminador de duplicados de Hojas de cálculo de Google

Ya sea que esté tratando de encontrar duplicados en una columna, dos columnas o en toda la hoja de trabajo, la función Eliminar duplicados elimina con precisión las celdas con los mismos datos. Sin embargo, tenga en cuenta que elimina todos los duplicados, incluso si están relacionados.

• Resalte las columnas que desea verificar en busca de datos duplicados.

• En el menú de la parte superior, seleccione Datos -> Limpieza de datos y luego seleccione Eliminar duplicados.

• Un cuadro de diálogo aparecerá. Marque las casillas junto a cada columna en la lista que desea verificar, o puede desmarcar «Seleccionar todo» y luego hacer clic en «Eliminar duplicados».

• Hojas de cálculo de Google le muestra cuántas copias se encontraron y eliminaron para que pueda asegurarse de que el proceso funcione como debería.

El uso de la función «Eliminar duplicados» integrada de Google Sheets es la forma más fácil de eliminar las entradas duplicadas, pero a veces es posible que deba revisar las copias antes de eliminarlas. Una gran manera de hacer esto es con reflejos.

Resalta los duplicados usando colores para eliminarlos fácilmente

Cuando se trata de detectar errores en sus hojas de cálculo, usar el resaltado para resaltar cualquier información incorrecta es otra buena manera de hacerlo.

• Abre el archivo de Hojas de cálculo de Google. y resalte la «columna o columnas» que desea cambiar.

• Seleccione «Formato» en la barra de menú en la parte superior.

• Seleccione Formato condicional en el menú desplegable.

• Seleccione el «rango» deseado en el nuevo menú que aparece.

• En la sección «Reglas de formato», cambie la sección desplegable «Dar formato a celdas si…» a «Fórmula personalizada».

• Pegue la siguiente «fórmula» en el cuadro debajo de la opción «Fórmula personalizada»: =countif(A:A,A1)>1.

• En la sección Estilo de formato, seleccione el icono de color de relleno para resaltar el contenido con un fondo de celda amarillo (o cualquier color de su elección).

• Haga clic en «Listo» para guardar los cambios, ver los duplicados y eliminar los que crea que son copias legítimas.

Su hoja de cálculo resalta las celdas duplicadas con el color que elija, por lo que ahora puede escanear la selección en busca de duplicados genuinos.

Nota. Es mejor seleccionar celdas de columna que comiencen en la fila 1 en lugar de seleccionar celdas en el medio. A la fórmula no le gusta usar la fila 2 como la primera columna. Faltan varios duplicados en el campo seleccionado (A2:B9). Después de agregar la fila 1 (A1:B9), se encontraron todas las copias. Ver dos imágenes a continuación.

Imagen n.º 1: muestra los duplicados faltantes al seleccionar las celdas de la fila 2 como primeras celdas (A2 y B2):

Imagen n.º 2: muestra todos los duplicados al seleccionar las celdas de la fila 1 como primeras celdas (A1 y B1):

Asegúrese de que todos los duplicados sean correctos ya que algunas copias no están relacionadas. Pueden ser iguales para dos cuentas, usuarios, empleados, etc. diferentes. Una vez que confirme las celdas de imitación no deseadas, elimínelas. Finalmente, puede cerrar el menú de formato y restaurar el color predeterminado de sus celdas.

Copie celdas únicas en Hojas de cálculo de Google para eliminar fácilmente los duplicados

Si prefiere la clasificación automática de los datos sin procesar, lo mejor que puede hacer es copiar todas las celdas que no estén duplicadas. Este proceso proporciona una clasificación y un filtrado más rápidos. Si está seguro de que su información es correcta y prefiere eliminar los duplicados, pruebe el método que se indica a continuación.

• Abra el documento de Hojas que desea ordenar. Resalte la «columna» que desea editar. Este proceso escribe el rango de columnas para el siguiente paso.

• Haga clic en la «columna en blanco» donde desea que se muestren las entradas únicas. Con la celda seleccionada (sin hacer clic en la celda), pegue la siguiente fórmula: =UNIQUE(). Naturalmente, debe colocarse en la celda superior.

• Introduzca las «coordenadas de celda» de la columna de origen dentro de los corchetes, por ejemplo: (A3:A9).

• Presiona «Enter» para mover los nuevos datos a la columna previamente asignada.

Una vez completado, puede verificar las entradas manualmente o importar los datos a una hoja de trabajo.

Utilice un complemento de terceros para encontrar y eliminar duplicados en las hojas

Hay complementos en línea disponibles para usar con Hojas de cálculo de Google. Encontrará complementos en Google Workspace Marketplace , incluidas herramientas para eliminar automáticamente las entradas duplicadas.

Eliminar duplicados con Ablebits

Apropiado

Puede mover, eliminar y resaltar resultados. La herramienta incluye dos configuraciones de asistente: encontrar y eliminar duplicados y encontrar celdas o calidades no duplicadas en su documento. Estas dos opciones facilitan el seguimiento de la información sobre la marcha.

En general, usar una herramienta de asistente para encontrar su información puede ser beneficioso a largo plazo. Esta opción está pensada principalmente para usuarios que buscan constantemente duplicados en sus hojas de cálculo y prefieren dedicar su tiempo a otra cosa.

Use una tabla dinámica para encontrar filas duplicadas en hojas

Una tabla dinámica es una herramienta útil para explorar datos con más detalle. La tabla dinámica no elimina automáticamente las celdas o filas duplicadas; muestra qué columnas tienen duplicados. Puede revisar manualmente sus datos para ver si necesita eliminar algo.

Crear una tabla dinámica requiere más esfuerzo que los otros métodos descritos en este artículo. Debe agregar una tabla dinámica para cada columna para garantizar la coherencia en los resultados y la identificación precisa de los duplicados.

Nota. Si la hoja de cálculo no tiene nombres de columna, las tablas dinámicas no funcionarán correctamente para encontrar duplicados. Intente agregar una nueva línea temporalmente y luego nombre las columnas usando esa nueva línea.

Estos son los pasos para usar una tabla dinámica para identificar celdas o filas duplicadas.

• Seleccione «todos los datos de la tabla», luego vaya a «Datos -> Tabla dinámica».

• Edite el rango de celdas si es necesario, luego seleccione Nuevo.

• Seleccione Agregar, que está al lado de Filas. Este paso selecciona la columna para buscar duplicados. Sí, has leído bien. Seleccione la columna deseada del menú desplegable. Si pierde el editor de tablas dinámicas, haga clic en una celda llena para recuperarlo.

• Ahora seleccione «Agregar» junto a «Valores» y seleccione «misma columna que arriba», pero configúrelo para que sume con «CONTAR» o «CONTADOR». Ya debería ser el predeterminado.

• La nueva tabla dinámica identificará todos los duplicados como se muestra a continuación.

• Si desea ver una columna diferente, puede repetir los pasos anteriores (para mantener los resultados anteriores) o abrir el Editor de tablas dinámicas nuevamente y editar la tabla existente.

• La tabla dinámica cambiará para mostrar los nuevos ajustes.

Como se mencionó anteriormente, el método de tabla dinámica es un poco más complicado, especialmente porque necesita ajustar la fórmula si sus datos contienen tres o más celdas iguales. Sin embargo, le brinda un informe específico sobre la ubicación de sus registros duplicados, lo que puede ser útil para el análisis de datos. Para obtener más información sobre tablas dinámicas, consulte la guía de Alphr para crear, editar y actualizar tablas dinámicas en Hojas de cálculo de Google.

En general, una celda repetitiva en Hojas de cálculo de Google puede causar problemas con sus datos si no tiene cuidado, especialmente al clasificar la información financiera en una hoja de cálculo utilizable.

Las causas más comunes de duplicados son:

• Varias personas han agregado el mismo cliente, factura, categoría, producto, etc.
• La importación de datos se agrega a los datos ya existentes por segunda vez.
• Las acciones de copiar/pegar agregaron entradas duplicadas.

Afortunadamente, identificar, eliminar y eliminar celdas de datos idénticas en Hojas de cálculo de Google es sorprendentemente fácil, lo cual es positivo si se trata de hojas de cálculo todo el tiempo en su flujo de trabajo diario. Si está buscando algo para ordenar el contenido más rápido, siempre puede usar un complemento como Remove Duplicates de Ablebits para mantener su información bien ordenada y organizada.

¿Tiene experiencia, consejos o preguntas sobre el uso de alguno de los métodos mencionados en este artículo? Háganos saber en la sección de comentarios.