Cómo sincronizar Google Calendar con Outlook

Si le gusta mezclar y combinar sus aplicaciones o trabajar en algún lugar que use G Suite o Microsoft Office, puede sincronizar Google Calendar con Outlook o viceversa. Este tutorial le mostrará cómo.

Ambas aplicaciones (en su mayoría) funcionan bien juntas, y puede sincronizar un calendario con el otro para que nunca más se pierda una reunión.

Google Calendar viene incluido con Google Apps, que incluye aplicaciones populares como Gmail, Google Docs y Google Sheets.

Google Apps es gratuito, aunque la versión comercial, llamada G Suite, viene con alojamiento de correo electrónico y otras funciones que las organizaciones necesitan por una tarifa mensual y múltiples niveles de servicio. Google Calendar es una aplicación de calendario simple pero poderosa que se instala automáticamente cuando usa Gmail.

Outlook también tiene un calendario incorporado, que es una aplicación de calendario un poco más compleja.

Ambos calendarios le permiten ver otros calendarios y mostrar recordatorios, lo cual es excelente para el trabajo y el hogar y tiene un gran potencial para ayudarlo a mantenerse organizado.

Sincroniza Google Calendar con Outlook

Para sincronizar realmente sus calendarios, necesitará otra herramienta de terceros. Si bien puede agregar su Google Calendar a Outlook y viceversa, ninguno se actualizará correctamente en la plataforma del otro.

Hay muchas herramientas útiles y herramientas disponibles en línea. Algunos tienen opciones gratuitas, pero para obtener una experiencia optimizada, es probable que deba pagar una tarifa mensual o anual para usar servicios como la sincronización automática.

SyncGene : este servicio ofrece una versión gratuita que le permite sincronizar sus calendarios, pero lamentablemente no se actualizarán automáticamente. Si está particularmente interesado en tener todo en un solo lugar sin dejar de estar ordenado, puede valer la pena el costo.

CalendarBridge : CalendarBridge ofrece las mismas funciones que SyncGene, pero no tiene una opción gratuita. Por suerte, las opciones de pago son un poco más accesibles e incluyen sincronización automática.

Si crees que esto empieza a sonar un poco más complicado de lo que debería, no te preocupes. Usted no está solo. Afortunadamente, tenemos varias opciones para conectar sus calendarios a continuación sin servicios externos. Sin embargo, esto no incluirá la misma funcionalidad sin problemas que las opciones que hemos enumerado anteriormente, pero hay pasos simples para comenzar.

Cómo hacer que Google Calendar aparezca en Outlook

Conectar Google Calendar a Outlook es muy fácil y solo toma un par de minutos:

• Abre Google Calendar e inicia sesión.

2. En la esquina inferior izquierda, desplace el cursor sobre el calendario que desea ver en Outlook (si necesita agregar varios calendarios, simplemente repita este proceso para cada uno). Al pasar el cursor sobre ellos, aparecerán tres puntos verticales, tócalos.

3. Luego toque la opción «Configuración y uso compartido».

4. Se abrirá una nueva página, desplácese hacia abajo hasta el título «Integración del calendario». Desde aquí, encontrará un enlace interactivo en Dirección secreta de iCal. Nos gusta este vínculo porque su Calendario de Google seguirá siendo privado. Copie el enlace en el portapapeles de su dispositivo.

5. Ahora pasemos a Outlook. Tenga en cuenta que esto funciona mejor con el cliente de escritorio. Estamos teniendo algunos problemas con la versión web. En Outlook, haga clic en el ícono de menú en la esquina superior izquierda y luego haga clic en Agregar calendario.

6. En la nueva ventana que aparece, haga clic en «Suscribirse desde la web» y pegue el enlace de Google en el campo URL, luego haga clic en «Importar».

7. Ahora sigue las instrucciones para completar el proceso. Abra la pestaña Calendario en Microsoft Outlook y verá que todos los recordatorios del calendario de Gmail están perfectamente sincronizados con Microsoft Outlook.

Su calendario de Outlook ahora debería estar poblado con sus entradas de Google Calendar. Outlook usa los mismos mecanismos de actualización para descargar correo electrónico nuevo y cualquier actualización de calendario para mantener su calendario actualizado.

Si tiene problemas y solo desea borrar su calendario de Google y comenzar de nuevo, deberá eliminar todos los eventos de su calendario de Google.

Sincronizar Outlook con Google Calendar

Si desea mantener ambos calendarios actualizados, en lugar de mantener uno sincronizado con el otro, también puede hacerlo. Al igual que puede sincronizar Google Calendar con Outlook, puede hacerlo al revés y sincronizar Outlook con Google Calendar.

Como ejemplo, comenzaré con los pasos para Outlook instalado en su computadora desde la suite de Office, y luego le mostraré cómo hacerlo para Office 365.

• Abra Outlook y seleccione un calendario.
• Seleccione «Publicar este calendario» en las herramientas de la cinta.
• Outlook Web Access se abrirá en su navegador, inicie sesión en él.
• Seleccione un calendario en la página OWA que se abre. Haz público el calendario para que puedas compartirlo.
• Seleccione Guardar para guardar su configuración.
• Copie el enlace a la siguiente ventana. Debería ver dos, uno HTML y otro ICS. Copie el enlace ICS.
• Inicie sesión en su Google Calendar a través de un navegador.
• Seleccione «Mis calendarios» a la izquierda y haga clic en el ícono «+» junto a «Agregar el calendario de un amigo».
• Seleccione «Desde URL» y pegue la URL donde dice «URL de calendario».
• Seleccione Agregar calendario.

Su calendario de Google ahora debería llenarse con las entradas de su calendario de Outlook. Dado que se suscribió al calendario, debe sondearse regularmente para detectar cambios, al igual que el correo electrónico.

Para Outlook en Office 365, el proceso es casi el mismo para la parte de Google, pero diferente para la parte de Outlook:

• Seleccione el ícono de ajustes en el Panel de control de Office 365 para ingresar a Configuración.
• Seleccione Compartir.
• Introduce tu dirección de Gmail en el campo «Compartir con» y selecciona «Enviar».
• Abra el correo electrónico y copie la URL que termina en «reachcalendar.ics».
• Inicie sesión en su Google Calendar a través de un navegador.
• Seleccione «Mis calendarios» a la izquierda y haga clic en el ícono «+» junto a «Agregar el calendario de un amigo».
• Seleccione «Desde URL» y pegue la URL donde dice «URL de calendario».
• Seleccione Agregar calendario.

Al igual que con Outlook, Google Calendar debería sondear regularmente su calendario de Office 365. Dependiendo de cómo esté configurada su instalación de Office 365, es posible que deba cambiar los permisos para que Google Calendar pueda leer su calendario de Office.

Para hacer esto, seleccione Mis calendarios en Office y luego Permisos. Seleccione las opciones para compartir seleccionadas y luego Guardar.

Si eres un usuario doméstico, podrás hacerlo sin ningún problema. Si está en el trabajo, es posible que no tenga permiso para cambiar el uso compartido o cualquier configuración de Office. En este caso, deberá discutir esto con su equipo de TI.

Sincronizar Google Calendar con Outlook y viceversa es una manera fácil de usar varias aplicaciones para administrar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y mantenerse organizado.

Preguntas frecuentes

¿Outlook tiene una aplicación de calendario?

No realmente, si tiene la aplicación móvil de Outlook en su computadora, puede acceder a su calendario desde allí. Abra la aplicación de Outlook en su dispositivo y seleccione el icono de calendario pequeño en la esquina inferior derecha.

A partir de aquí, el calendario se hará cargo de la interfaz completa de la aplicación (actuando como una aplicación nativa). Puede programar citas, crear alertas e invitar a personas directamente desde la aplicación de Outlook.

¿Cómo hago que mi cuenta vuelva a ser privada?

Después de seguir algunos de los pasos anteriores, es posible que le preocupe la privacidad de la cuenta. Para volver a cambiar su cuenta a privada, simplemente siga los mismos pasos anteriores y desmarque la casilla «Pública».

¿Puedo agregar otras cuentas de correo electrónico para sincronizar todos mis calendarios?

Sí, puede agregar cualquier servidor de correo a Outlook. Suponiendo que el proveedor de servicios ofrezca una opción de calendario, deberían sincronizarse automáticamente. Dependiendo de su cliente de correo electrónico, es posible que necesite un número de puerto u otra información para completar la combinación.

Particularmente en el caso de clientes de correo electrónico ISP, puede visitar la página de ayuda de correo electrónico para obtener información e instrucciones sobre cómo agregar su dirección de correo electrónico a la aplicación de Outlook.

Si tiene otras formas de hacer esto, ¡háganoslo saber en los comentarios a continuación!