Cómo crear una regla en Microsoft Outlook

Mediante el uso de reglas en Microsoft Outlook, puede aplicar automáticamente acciones predefinidas a correos electrónicos que coincidan con los criterios especificados en su cuenta. Esto ayuda a evitar el filtrado manual de sus correos electrónicos y automatiza el proceso. Le mostraremos dos formas diferentes de crear reglas en Outlook.

Maneras de crear reglas en Outlook

La primera forma de crear una regla en Outlook es utilizar un mensaje de correo electrónico existente como base. A continuación, Outlook intenta encontrar mensajes que sean similares al que seleccionó y le permite tomar medidas al respecto.

Otra forma es crear una regla a partir de una plantilla. En este método, selecciona una plantilla para crear la regla o crea una regla a partir de una plantilla vacía. Esto le da más control sobre lo que quiere hacer con sus correos electrónicos.

Crear una regla utilizando un correo electrónico existente en Outlook

Para usar una dirección de correo electrónico que ya está en su cuenta de correo electrónico como base para una regla, primero inicie la aplicación Outlook en su computadora.

Cuando se abra Outlook, busque la dirección de correo electrónico que desea usar como base. Por ejemplo, queremos enviar todos los correos electrónicos de Zoom a una carpeta específica, por lo que encontramos un correo electrónico de Zoom. Luego, haga clic con el botón derecho en ese correo electrónico y seleccione Reglas > Nueva regla.

Se abrirá la ventana «Crear regla». Aquí es donde Outlook completa previamente ciertos campos de su correo electrónico seleccionado para ahorrarle tiempo. Para utilizar estos campos, asegúrese de marcar la casilla junto a cada campo.

Si desea cambiar el contenido de los campos, hágalo.

En la misma ventana, en la sección «Realizar las siguientes acciones», usted decide qué acción aplicar a los correos electrónicos que seleccione. Por ejemplo, si quieres mover automáticamente correos electrónicos similares al que seleccionaste a una carpeta, activa la opción «Mover elemento a carpeta». Luego haga clic en «Seleccionar carpeta».

En la ventana Reglas y alertas, seleccione la carpeta donde desea mover sus correos electrónicos. Luego seleccione «Aceptar».

De vuelta en la ventana Crear regla, haga clic en Aceptar para crear y guardar la regla.

Consejo. Para acceder a opciones de configuración de reglas adicionales, en la ventana Nueva regla, haga clic en el botón Más opciones.

En la ventana Correcto que se abre, si también desea aplicar la nueva regla a los correos electrónicos existentes, habilite la opción «Ejecutar esta regla ahora para los mensajes que ya están en la carpeta actual». Luego seleccione «Aceptar».

Eso es todo. Su regla ya se ha creado y se aplicará a los correos electrónicos que coincidan con los criterios especificados.

¿Sabía que puede usar una regla de Outlook para enviar automáticamente correos electrónicos CCO?

Crear un rol usando una plantilla en Outlook

Outlook tiene varias plantillas para ayudarlo a crear algunas reglas básicas. Para usar estas plantillas, primero inicie Outlook en su computadora. Luego, en la esquina superior izquierda de Outlook, haga clic en Archivo.

En la barra lateral izquierda, haz clic en «Información». Luego, en el panel derecho, seleccione Administrar reglas y alertas.

Se abre la ventana Reglas y alertas. Aquí, en la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

Verá la ventana Asistente de reglas que ofrece varias plantillas para usar en su nueva regla. Selecciona la plantilla que te gustaría usar. Por ejemplo, seleccione «Mover mensajes con palabras específicas en la línea de asunto a la carpeta» si desea mover sus correos electrónicos que contienen una palabra específica en la línea de asunto a una carpeta específica en su cuenta de correo electrónico.

Usaremos la plantilla anterior en los siguientes pasos.

Una vez que haya seleccionado una plantilla, haga clic en «Siguiente» en la parte inferior de la ventana.

En la página siguiente, en la sección «Paso 2», haga clic en «Palabras específicas».

Verá la ventana «Buscar texto». Aquí, haga clic en el campo «Especificar palabras o frases para buscar en el asunto» e ingrese las palabras o frases por las que desea filtrar sus correos electrónicos. Luego agregue estas palabras a la lista haciendo clic en Agregar.

Cuando haya agregado su(s) palabra(s), haga clic en el botón Aceptar.

Una vez más, en el Paso 2, haga clic en Especificado.

Seleccione la carpeta donde desea mover los correos electrónicos. Luego seleccione «Aceptar».

Ahora está de vuelta en la ventana Asistente de reglas. Haga clic en «Siguiente» en la parte inferior aquí. Luego seleccione «Siguiente» y «Siguiente».

En la pantalla Completar configuración de regla, en el campo Paso 1: Especificar un nombre para esta regla, ingrese un nombre para su regla. Puede ser cualquier nombre que elija, pero trate de ser descriptivo para que pueda reconocer fácilmente esta regla más adelante.

En la sección «Paso 2: Opciones de regla de personalización», para usar la función para todos sus correos electrónicos existentes además de los nuevos correos electrónicos, habilite la opción «Ejecutar esta regla ahora para los mensajes que ya están en su bandeja de entrada».

Active la regla seleccionando Habilitar esta regla. Luego haga clic en «Listo» en la parte inferior.

En la ventana Reglas y alertas en la parte inferior, seleccione Aplicar y luego Aceptar.

Sugerencia: en el futuro, para eliminar una regla, seleccione la regla en la lista y seleccione Eliminar.

Su regla ahora se ha creado y filtrará y actuará en los correos electrónicos que seleccione. Listo.

¿Sabía que puede crear reglas del lado del servidor en Outlook? Son diferentes a los que viste arriba y puedes usarlos en ciertos casos.