Llaveros 101: lo que las pequeñas empresas deben saber

• Los llaveros funcionan con tecnología RFID, que es eficiente, segura y programable.
• Estos sistemas de entrada sin llave han sido ampliamente utilizados por empresas y consumidores desde su creación en 1983.
• Los llaveros se pueden copiar y piratear, por lo que es esencial capacitar a los empleados para usarlos, almacenarlos y transportarlos de manera segura.
• Este artículo es para dueños de negocios y administradores de edificios interesados ​​en actualizar sus sistemas de entrada y hacer que sus instalaciones sean más seguras.

Si debe entregar copias físicas de las llaves del edificio a los empleados, sabe lo desafiante y lento que es rastrear el acceso del personal en sus instalaciones. Tratar con llaves físicas también es un riesgo para la seguridad porque los empleados pueden extraviar, copiar o usar llaves fuera del horario laboral sin su conocimiento.

Los llaveros son una solución para propietarios de negocios y administradores de edificios que desean sistemas de entrada más seguros. Le permiten rastrear, administrar y limitar el acceso a su edificio sin las llaves tradicionales. Si está considerando implementar un sistema de entrada sin llave en sus instalaciones, esto es todo lo que debe saber.

¿Sabías que?: La seguridad física puede afectar a la ciberseguridad. La mala gestión del acceso puede dar lugar a ciberataques cuando personas no autorizadas acceden a datos y recursos confidenciales o restringidos.

¿Qué es un llavero?

Un llavero es un dispositivo físico lo suficientemente pequeño como para adjuntarlo a un llavero que abre o desbloquea puertas electrónicamente. Un pilar de los sistemas de cerraduras de puertas electrónicas sin llave, el llavero ha pasado por muchas iteraciones desde su creación en 1983.

Los primeros sistemas, utilizados principalmente en automóviles, se basaban en la línea de visión y el infrarrojo, pero eran muy susceptibles a la copia. Los sistemas se desarrollaron a lo largo del tiempo para usar la autenticación de desafío-respuesta por radiofrecuencia. Ahora funcionan principalmente con una etiqueta de identificación por radiofrecuencia pasiva (RFID), lo que permite el intercambio de datos a través de ondas electromagnéticas.

Los llaveros y tarjetas se utilizan con varios sistemas de control de acceso y ofrecen una forma sencilla para que las pequeñas empresas administren la entrada a sus instalaciones. Son elementos cada vez más populares de los sistemas de seguridad de las pequeñas empresas debido a su facilidad de uso y personalización, lo que permite a los propietarios de negocios controlar quién puede acceder a qué puertas, ver registros de entradas y salidas y ajustar el acceso a medida que cambia su fuerza laboral.

¿Qué es una llave de proximidad?

Una llave de proximidad es un llavero que permite la entrada sin llave. El mando a distancia se comunica con un lector a través de RFID para indicar que se debe desbloquear una puerta. Una llave de proximidad es diferente de un llavero porque se debe agitar un llavero frente al lector para permitir el acceso. Por el contrario, una llave de proximidad puede permanecer en una bolsa o bolsillo para desbloquear la puerta siempre que esté a cierta distancia de la cerradura. Las llaves de proximidad se utilizan principalmente para automóviles, pero se están adoptando gradualmente para construir sistemas de control de acceso.

¿Cómo funcionan los llaveros?

Los llaveros modernos funcionan a través de RFID, un sistema de código de barras inteligente que utiliza campos electromagnéticos para identificar y rastrear datos en «etiquetas» que contienen información almacenada. La información luego pasa a través de ondas de radio.

El sistema de códigos de barras funciona de manera similar a los códigos de barras que se ven en la parte posterior de los productos físicos. Se requiere un lector para obtener la información.

Para abrir una puerta usando un llavero, sostenga u mueva el llavero frente al lector. Cada llavero contiene un microchip con una frecuencia única que se comunica con el lector e indica que se debe abrir la puerta.

Puede programar fobs para permitir niveles de acceso para varios usos. Por ejemplo, puede programar el llavero del administrador de su edificio para acceder a todas las puertas de una instalación, mientras que el llavero del trabajador de la mesa de ayuda puede permitir el acceso solo a unas pocas áreas.

¿Sabías que?: RFID también se utiliza en el seguimiento de activos . El seguimiento de activos basado en RFID facilita escanear varios artículos simultáneamente y llegar a activos a los que no se puede acceder fácilmente.

¿Por qué se utilizan llaveros?

Los llaveros son conocidos por su facilidad de uso, conveniencia, seguridad y funciones de control de acceso.

• Los llaveros son fáciles de usar y convenientes. Los llaveros eliminan el proceso de mover una llave de metal en una cerradura. Todo lo que tiene que hacer es sostener o agitar el llavero sobre el lector. Las llaves de proximidad son otra excelente opción para ingresar fácilmente porque ni siquiera tienes que sacarlas de tu bolsillo o bolso para que detecten la cerradura.
• Los llaveros son más seguros que las llaves. Los llaveros tienen la misma función que las llaves tradicionales pero ofrecen seguridad adicional. Si se pierde un llavero o desea negarle la entrada a alguien (un antiguo empleado o un inquilino), puede cancelar fácilmente el acceso a ese llavero en particular.
• Los llaveros permiten un mayor control de acceso. Además, los llaveros le permiten controlar quién puede ingresar a qué puertas y cuándo. Por ejemplo, puede permitir el acceso a un almacén solo a los empleados necesarios durante sus horas de trabajo designadas. Los llaveros también lo ayudan a mantener registros de entradas y salidas para administrar la asistencia de los empleados, monitorear visitantes o evaluar la movilidad del personal.

¿Dónde se utilizan los llaveros?

Los llaveros remotos y las llaves de proximidad a menudo se usan para automóviles con entrada sin llave. Sin embargo, ahora también son herramientas de entrada segura comunes para:

• Edificios de oficinas
• Edificios de apartamentos o condominios
• Areas recreacionales
• garajes de estacionamiento
• Campus universitarios y dormitorios
• instalaciones de gimnasio
• Espacios de oficina

También son ideales para edificios con áreas restringidas, como salas de almacenamiento y almacenes que contienen un inventario valioso.

¿Cuáles son los costos de un sistema de llavero?

Según el sistema y las funciones que necesite, un sistema de control de acceso que utilice llaveros y lectores costará entre $1500 y $2500 por puerta con acceso para hasta 150 personas. Esto incluye costos adicionales como cableado y capacitación de empleados. Los costos de llaveros remotos adicionales o de reemplazo pueden variar según el sistema y el fabricante. Algunos reemplazos pueden costar hasta $400.

¿Se puede copiar un llavero?

Sí, puede hacer una copia de un llavero. Sin embargo, requiere algunos conocimientos técnicos y un lector RFID. Puede comprar un lector RFID en línea que le permite leer y escribir llaveros de 125 kHz, el tipo más común para edificios de departamentos y oficinas. Si no quiere hacerlo usted mismo, varios servicios de copia de llaveros pueden clonar su llavero por usted.

Copiar un llavero es equivalente a llevar su llave de metal a la ferretería para hacer una copia. La copia es idéntica al fob original, lo que significa que está sujeta a las mismas concesiones y restricciones.

¿Se pueden piratear las cerraduras de las puertas inteligentes?

Sí, es posible piratear las puertas inteligentes que abren los llaveros, lo que los convierte en uno de los dispositivos que debe proteger de los piratas informáticos.

Los equipos de seguridad han demostrado cómo los piratas informáticos pueden robar datos de insignias de su llavero y copiarlos en sus tarjetas, insignias o llaveros. La mayoría de las etiquetas habilitadas para RFID no están encriptadas y no cuentan con ninguna protección sofisticada, lo que las hace vulnerables a los estafadores.

Para evitar que sus llaveros sean pirateados, considere una funda de bloqueo de RFID para cubrir su llavero. También puede cambiar su sistema a uno que no transmita información al lector de un pirata informático, como un código variable o un enfoque de desafío y respuesta.

Si usa tarjetas de acceso, Ryan Smith, propietario de Keycard Ninja, recomienda incluir una identificación con foto impresa en ellas porque una foto no se puede duplicar en una nueva tarjeta.

¿Sabías que?: Las medidas de ciberseguridad de las pequeñas empresas deben incluir copias de seguridad seguras, software de encriptación y el uso de administradores de contraseñas .

¿Los imanes afectan a los llaveros?

No. Un imán común no es lo suficientemente fuerte como para interferir, dañar o comprometer los llaveros de sus empleados. Por ejemplo, podrías colgar tu llavero cerca del metal sin preocuparte.

¿Puede un cerrajero programar un llavero?

Esto depende del sistema que uses y del cerrajero. Algunos cerrajeros más grandes ofrecen el servicio, pero primero debe comunicarse con su proveedor de sistemas de control de acceso para ver qué opciones de soporte brinda.

¿Tiene que reprogramar un llavero después de reemplazar la batería?

Generalmente, no. Si tiene un profesional para reemplazar su batería, debería poder hacerlo sin tener que reprogramar los mandos.

¿Cómo se usa un llavero en la autenticación multifactor?

Así como un llavero es una excelente manera de mejorar la seguridad de un edificio, la autenticación de dos factores es una de las mejores maneras de mejorar la seguridad digital de su empresa.

En los últimos años, se han creado llaves de seguridad que funcionan de manera similar a los llaveros. Los empleados deben insertar una llave de seguridad física USB-A o USB-C o ingresar un código basado en algoritmos desde el llavero y luego ingresar una contraseña segura para acceder a información confidencial, datos protegidos o cuentas en línea.

Consejos para introducir un nuevo sistema de acceso con llavero

Tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas al introducir un nuevo sistema de acceso con llavero en su organización:

• Entrene a sus empleados en el uso de sus llaveros. Cuando entregue a los empleados sus llaveros, tómese unos minutos para revisar el sistema con ellos, responder sus preguntas y proporcionar una lista de preguntas frecuentes. Incluya cualquier información pertinente sobre el llavero en su manual del empleado.
• Enfatice la naturaleza personalizada del llavero. Infórmeles a los empleados que su llavero es exclusivo para ellos y que no deben compartirlo con sus colegas.
• Cree un sistema de administración de llaveros. Establezca un proceso claro y fácil para que los empleados denuncien llaveros perdidos o extraviados. Si se extravía un mando a distancia, querrá desactivarlo de inmediato.

Beneficios de los llaveros para entrada sin llave

Las pequeñas y grandes empresas utilizan cada vez más los llaveros como elemento esencial de sus sistemas de control de acceso. Además de ser seguros, gracias a la tecnología RFID, también son programables. Las empresas pueden personalizar quién tiene acceso y cuándo se permite ese acceso.

Los sistemas de llaveros también pueden proporcionar informes de quién entra o sale de un área de un edificio y cuándo estuvo allí. Y debido a que cada llavero es único para su propietario, se puede desactivar fácilmente si un empleado pierde uno. Esto contrasta con las claves físicas: deberá cambiarlas todas si una está comprometida. Los dueños de negocios deberían considerar seriamente los llaveros como parte de su estrategia de control de acceso.

Jessica Pooree contribuyó al reportaje y redacción de este artículo.