Guía de acreditación de PEO

• Hay tres agencias de acreditación principales en la industria de PEO: la ESAC, el IRS y el Instituto de Certificación.
• Los PEO que obtienen la acreditación de ESAC se encuentran entre el 5% superior de PEO en la industria.
• La acreditación de estas tres agencias garantiza finanzas sólidas, buenos programas de gestión de riesgos y prácticas éticas de recursos humanos para garantizar que su empresa se asocie con la empresa adecuada.
• Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas que están considerando trabajar con una PEO y quieren saber por qué la acreditación es vital en la industria de la PEO.

Más importante aún, la naturaleza del trabajo de PEO es muy sensible. Está confiando en una empresa de terceros para recopilar y almacenar datos de clientes, procesar con precisión la nómina de cada período de pago y desarrollar una política de recursos humanos que pueda dictar la cultura de su empresa. Si bien decidir trabajar con un PEO puede ser simple, encontrar el correcto requiere tiempo y atención.

Al buscar el mejor proveedor de PEO, debe considerar una serie de factores. Definir los requisitos de su negocio es el primer paso, seguido de trabajar con algunos PEO diferentes para comprender qué servicios se ajustan mejor a las necesidades de su negocio.

Un factor importante es la acreditación. Si bien hay muchos PEO en los Estados Unidos, solo algunos están acreditados por las principales agencias de acreditación de PEO. Estas agencias revisan rigurosamente las PEO y sus servicios anualmente para garantizar que los servicios estén a la altura.

La Corporación de Garantía de Servicios para Empleadores (ESAC) es una de estas agencias. Es una organización que consta de los mejores abogados de PEO y CPA comprometidos con establecer la integridad y la confianza en la industria de PEO. Otras agencias de acreditación para PEO incluyen el IRS, el Instituto de Certificación y la Asociación Nacional de Organizaciones de Empleadores Profesionales (NAPEO). Si bien la NAPEO es un grupo de interés especial que representa a la industria de las PEO, también confirma con las PEO que tienen estados financieros auditados revisados ​​por un CPA independiente.

¿Sabías? Es común confundir los servicios PEO con los servicios ASO, pero existen grandes diferencias en la forma en que cada uno respaldará su negocio. Obtenga más información en nuestra guía PEO vs. ASO.

¿Qué es la acreditación PEO?

Las agencias de acreditación revisan rigurosamente las ofertas de PEO para garantizar que las empresas brinden servicios que tengan un estándar ejemplar. Hay varias agencias diferentes. Si bien la acreditación no es la esencia de todos los buenos servicios de PEO, es un factor importante, especialmente para las empresas más grandes que brindan servicios profesionales de empleo a miles de empresas en todo el país.

ESAC

El ESAC es el estándar de oro de las agencias de acreditación de PEO. Como agencia de acreditación oficial de la industria de PEO, ESAC tiene una junta de abogados de la industria de PEO, CPA y directores independientes. Estos profesionales tienen más de 100 años de experiencia combinada en la industria de PEO. Esta agencia revisa la información financiera, las prácticas comerciales generales, las ofertas de software y los estándares regulatorios. Las PEO que obtienen este nivel de acreditación son empresas certificadas que son financieramente estables y ofrecen servicios éticos a pequeñas empresas en todo el país.

Las empresas con esta acreditación tienen una ventaja competitiva sobre otras PEO. A los ojos del propietario de una pequeña empresa, trabajar con un PEO certificado garantiza servicios de calidad, mientras que los PEO no acreditados representan más riesgos. También permite a los propietarios de pequeñas empresas comprar servicios de PEO de una manera más económica. Al comparar precios, servicios y otras prácticas entre las PEO acreditadas, los dueños de negocios pueden asegurarse de que, sin importar con qué compañía decidan asociarse, obtendrán servicios de calidad.

IRS

Una PEO que está certificada por el IRS se conoce como una organización de empleadores profesionales certificados (CPEO). Estas empresas pueden trabajar directamente con el IRS cuando manejan la información fiscal de las pequeñas empresas. Tenga en cuenta que si bien el IRS está «acreditando» a las agencias, la designación de CPEO refleja un programa general del IRS para agilizar las prácticas de declaración de impuestos entre las PEO y las pequeñas empresas.

Para ser incluido como CPEO, un PEO debe cumplir con «estado fiscal, antecedentes, experiencia, ubicación comercial, informes financieros, fianzas y otros requisitos descritos en el estatuto y las regulaciones», según el IRS . Este proceso verifica las finanzas de la PEO y garantiza que la empresa esté calificada para presentar información financiera en nombre de las pequeñas empresas.

Instituto de Certificación

El Instituto de Certificación, al igual que ESAC, se especializa en revisar las prácticas de PEO para garantizar operaciones comerciales éticas y situaciones financieras estables en la industria de PEO. También se especializa en la revisión de la gestión de riesgos para las PEO, específicamente en lo que respecta a la compensación de los trabajadores. La certificación de esta organización es especialmente relevante para las pequeñas empresas que necesitan una amplia gestión de riesgos y ofertas de compensación para trabajadores, como las empresas de construcción. Esta organización beneficia tanto a las pequeñas empresas como a las PEO al revisar las prácticas de PEO y garantizar que los procesos generales conduzcan a las pérdidas de compensación para trabajadores más bajas posibles. De los tres organismos de certificación que analizamos, el Instituto de Certificación tiene los procesos de revisión más transparentes y extensos.

¿Sabías? La NAPEO ofrece una herramienta simple e intuitiva para encontrar PEO locales y comprender sus acreditaciones.

¿Qué estándares deben cumplir los PEO acreditados?

Gran parte de la solicitud y el proceso de revisión general de estos tres organismos de acreditación no se conoce oficialmente. Todas estas organizaciones examinan los procesos desde una perspectiva de alto nivel y, como propietario de una pequeña empresa, esta puede ser la única comprensión necesaria para asegurarse de obtener servicios de calidad.

Si bien estas organizaciones certifican servicios estándar de oro, no son una defensa férrea contra errores, problemas de servicio al cliente o cualquier otro problema que pueda enfrentar. En cambio, una certificación debe verse como una garantía de nivel básico de que está trabajando con una empresa honesta y de buena reputación.

normas ESAC

Si bien existen varios factores para garantizar servicios de alta calidad, ESAC destaca las prácticas regulatorias para garantizar que las PEO operen de manera segura y ética. La agencia, que ha estado revisando las PEO desde 1995, ha detectado efectivamente problemas de prácticas comerciales entre las PEO antes de que causaran incumplimiento. Los estándares de ESAC son tan rigurosos que los estados han comenzado a confiarle a ESAC la revisión y certificación de empresas viables según las regulaciones específicas del estado. Cuando una empresa es revisada y aprobada, se considera que está en regla con sus regulaciones estatales, así como con los estándares de ESAC. Muchos estados incluso aceptan la certificación ESAC en lugar de los requisitos de licencia. La agencia también brinda más de $ 15 millones en respaldo financiero a las PEO en todo el país, que no tiene comparación con ninguna otra agencia.

En términos de requisitos específicos, ESAC tiene más de 40 mejores prácticas de la industria y revisa las empresas acreditadas trimestralmente. Este proceso de revisión incluye el análisis de los pagos del empleador, como los impuestos laborales federales y estatales, las primas de compensación para trabajadores y de salud, y los programas de planes de jubilación.

FYI: De todos los PEO que operan en todo el país, menos del 5% de la industria alcanza el estándar de confiabilidad de ESAC.

normas del IRS

El IRS tiene una serie de regulaciones que los PEO deben cumplir para convertirse en CPEO. Nominalmente, las PEO deben cumplir con ciertos requisitos de estado fiscal, antecedentes e informes financieros para obtener este estado. Los PEO tienen que aplicar de forma independiente y son revisados ​​por el IRS para alcanzar el nivel de certificación. Tenga en cuenta que es posible que algunas empresas no califiquen para el estado de CPEO según los servicios que ofrecen.

Instituto de Certificación

El Instituto de Certificación tiene una extensa lista de calificaciones y requisitos para los PEO , así como un proceso de solicitud y revisión. El enfoque de esta certificación, sin embargo, es la gestión de riesgos. Algunos ejemplos de los requisitos del Instituto de Certificación son un plan de gestión de riesgos por escrito, acuerdos de servicios al cliente, un manual del empleado, políticas y procedimientos escritos para programas de compensación de trabajadores y políticas y procedimientos escritos para prácticas de gestión de reclamos. Algunos de estos procesos también necesitan ser revisados ​​y actualizados anualmente según el Instituto de Certificación.

Los requisitos y prácticas específicos se describen en el manual de aplicación del Instituto de Certificación, pero el proceso de revisión general implica una mirada detallada al programa general de gestión de riesgos de una PEO.

FYI: Los PEO pueden ayudar a proteger a las empresas de las responsabilidades comerciales comunes al inculcar planes de gestión de riesgos de alto nivel para abordar cualquier problema que surja.

¿Por qué es importante trabajar con un PEO acreditado?

Hay miles de PEO en todo el país, y trabajar con uno acreditado significa que se está asociando con una empresa que está dispuesta a que terceros revisen sus prácticas comerciales. Si el PEO que le interesa obtuvo la acreditación de ESAC, se encuentra entre el 5% superior de todos los PEO del país. Si también obtuvo la acreditación del IRS y del Instituto de Certificación, entonces se encuentra entre un grupo élite de PEO.

La naturaleza del trabajo de PEO es delicada: una empresa externa se encargará de la información importante de los empleados, las tareas vitales de recursos humanos y los programas clave de compensación. Debe asociarse con empresas en las que pueda confiar, y eso significa tener en cuenta cosas como la acreditación de terceros. Elegir el PEO correcto significa comprender las necesidades de su negocio, pero incluso si un PEO cumple con todos los requisitos de su negocio, si no está acreditado, podría estar exponiendo a su empresa a un riesgo adicional. Al hacer la investigación, trabajar con varios PEO para encontrar el correcto y priorizar la acreditación, puede configurar su negocio para el éxito.