Evite los problemas de ausentismo de los empleados con una política de tiempo libre inteligente

• Una política de tiempo libre pagado es una combinación de días libres que un empleado puede tomar mientras aún recibe su pago.
• Cada estado tiene sus propias restricciones y requisitos para las políticas de PTO.
• Una política de PTO debe incluir opciones de licencia pagada y no pagada, detalles de acumulación y transferencia, procedimientos de solicitud de PTO y consecuencias por violación.
• Este artículo es para propietarios de negocios y gerentes de recursos humanos que desean crear una política de PTO que cumpla con la ley.

¿Tiene un empleado que constantemente dice que está enfermo o se toma una cantidad excesiva de tiempo libre? Si bien muchas ausencias de los empleados son legítimas, el ausentismo recurrente no programado realmente puede interrumpir un negocio, especialmente si el empleado se está tomando un tiempo libre remunerado.

Su primer instinto podría ser disciplinar al empleado, acusarlo de aprovecharse de la empresa o incluso amenazarlo con despedirlo. Pero si su razón para faltar al trabajo califica como una ausencia legalmente protegida, podría terminar en problemas.

Tricia Meyer, fundadora y abogada gerente de Meyer Law, señaló que es importante que los empleadores comprendan las leyes federales o estatales con respecto a las licencias de los empleados para que no creen políticas ilegales ni hagan demandas injustas a sus trabajadores. Conozca los entresijos de la creación de una política inteligente de tiempo libre y el manejo de las ausencias de los empleados.

¿Qué es PTO?

El tiempo libre pagado, también conocido como PTO, es exactamente lo que parece: es un beneficio para el empleado en el que el empleador le paga al empleado por una cantidad asignada de días sin trabajar cada año. Los empleadores pueden elegir entre una variedad de diferentes opciones de tiempo libre pagado, como feriados federales, feriados flotantes, días de vacaciones, licencia por enfermedad, licencia por paternidad, licencia por duelo, servicio de jurado y licencia militar. Los empleadores también determinan las pautas de la política de PTO, como quién es elegible, cuántos días están disponibles cada año (establecidos o ilimitados) y cómo se acumula el PTO. La mejor política de PTO para su negocio dependerá de las necesidades de su organización y equipo.

Diferencia entre baja por enfermedad y PTO

Conclusión clave: PTO es un beneficio para empleados en el que se le paga al empleado por los días que no está en el trabajo.

Qué incluir en tu póliza

Ya sea que esté escribiendo su primera política de tiempo libre o actualizando la existente, nuestras fuentes recomendaron incluir algunas cosas clave.

1. Horas de trabajo de los empleados: defina las horas de trabajo esperadas y la cantidad de horas trabajadas por semana, así como un procedimiento de registro de entrada y salida para asegurarse de que los empleados cumplan con esos requisitos.
2. Opciones de licencia con goce de sueldo y sin goce de sueldo: además del tiempo libre regular con goce de sueldo (incluidos los días por enfermedad, los días personales y los días de vacaciones), enumere los días festivos con goce de sueldo (o sin goce de sueldo), los períodos de permiso (p. ej., duelo o servicio de jurado) y las ausencias protegidas por el gobierno la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) y la licencia por discapacidad. Si su empresa tiene una política de PTO ilimitada, explique qué significa y cómo debe usarse. “Escriba una descripción clara de las licencias pagadas y no pagadas disponibles para los empleados, incluso cuándo y cómo califican para la licencia y cuántas licencias acumulan cada semana, período de pago, mes o año”, Jaime Lizotte, soluciones de cumplimiento tributario y de recursos humanos. gerente de ComplyRight , dijo a Business News Daily.
3. Políticas de acumulación y transferencia de PTO: debe determinar la elegibilidad de los empleados para su plan de PTO. ¿Todos los empleados comienzan cada año calendario con una suma global de días libres pagados o la acumulación de PTO ocurre durante todo el año? Además, ¿alguno de sus días libres pagados no utilizados se transfiere al nuevo año, o tiene una política de úselo o piérdalo? Algunos estados prohíben las políticas de úsalo o piérdelo (p. ej., California, Montana, Nebraska), por lo que es importante consultar las leyes estatales aplicables para ver qué opciones de política están disponibles para ti.
4. Pago al momento de la terminación: No existe una ley federal que requiera que los empleadores paguen a un empleado su tiempo de vacaciones acumulado y no utilizado si es despedido; sin embargo, puede estar sujeto a las leyes estatales de pago de PTO , según la ubicación de su empresa.
5. Procedimiento de solicitud de PTO: ¿Cuál es el procedimiento para informar que está enfermo o notificar a la empresa cuando un empleado no estará presente? ¿Debería alguien ser notificado si un empleado llegará tarde? ¿Son los empleados responsables de encontrar un reemplazo para el tiempo libre no programado? “Asegúrese de explicar la política para solicitar licencias, incluidos los plazos para las solicitudes de vacaciones y los períodos de bloqueo”, dijo Lizotte. Su política debe ser compartida entre todos los empleados, supervisores y gerentes. Además, los ejecutivos deben recibir capacitación sobre cómo aplicarlo de manera justa.
6. Consecuencias por infracciones: la última parte de su política debe explicar las repercusiones si un empleado no sigue la política. Incluya los detalles de su política y pautas de PTO en su manual del empleado. “Escriba los pasos que se tomarán por varias infracciones, para proteger su negocio de cargos de favoritismo o discriminación en el futuro”, dijo Lizotte.

¿Los empleadores tienen que ofrecer tiempo libre pagado?

Actualmente no existen leyes federales que requieran que los empleadores ofrezcan tiempo libre remunerado, pero eso no significa necesariamente que esté libre de responsabilidades. Cada estado tiene sus propios requisitos de PTO que determinan si los empleadores están obligados a tener políticas de tiempo libre remunerado o no. Por eso es importante consultar las pautas específicas de su estado antes de redactar su política de tiempo libre.

Tenga en cuenta que, aunque no sea un requisito legal, suele ser una buena idea ofrecer algún tipo de PTO y una política de licencia pagada. Ofrecer a sus empleados la flexibilidad de ausentarse del trabajo, que tanto necesitan, puede mejorar su fuerza laboral en general. Por ejemplo, ofrecer el pago de vacaciones puede ayudarlo a atraer y retener a los mejores talentos, y ofrecer licencia por enfermedad puede ayudarlo a mantener un lugar de trabajo saludable.

¿Sabía usted?: Aunque el gobierno federal no requiere que los empleados ofrezcan PTO, algunos estados tienen sus propios requisitos.

Cumplir legalmente

Como empleador, tiene la obligación legal de tratar a los empleados de manera justa en lo que respecta a sus políticas de licencia. Investigue leyes federales como:

• La FMLA
• La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)
• La Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA)
• Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (Título VII)

Además, familiarícese con las leyes de compensación para trabajadores de su estado.

“Debe asegurarse de no reprender o incluso negar la ausencia de un empleado por cualquier motivo protegido”, dijo Lizotte. “Además, asegúrese de tratar a todos los empleados de la misma manera para que no termine con un reclamo por discriminación o despido injustificado”.

Siempre es mejor que un abogado con experiencia revise sus políticas para asegurarse de que no haya lenguaje o reglas problemáticas.

“Los empleadores deben consultar con profesionales para asegurarse de cumplir con varias leyes federales y estatales con respecto a su política e implementar las mejores prácticas”, dijo Meyer. “La política de un empleador debe estar claramente escrita y enviada a todos los empleados para su revisión/reconocimiento”.

Punto clave: Verifique las leyes federales y estatales y consulte con un profesional legal para crear una política de PTO compatible.

Seguimiento y gestión de las ausencias de los empleados

Las ausencias de los empleados son más que un simple problema de cumplimiento, y la forma en que las maneja afecta los costos, la rentabilidad, la cultura, la moral de los empleados y más de la empresa, dijo Raj Narayanaswamy, cofundador y codirector ejecutivo de Replicon.

“La forma en que elija cumplir con estos requisitos de ausencia puede tener un impacto de gran alcance en más que solo su departamento legal, así que tómese el tiempo para comprender completamente cómo se utiliza el tiempo en su empresa”, dijo.

Lizotte señaló que los empleadores pueden rastrear fácilmente las ausencias de los empleados creando un proceso en su empresa en el que documenten las ausencias regularmente, como en papel, o encontrando una solución electrónica que les permita ingresar fácilmente las ausencias de los empleados a medida que ocurren.

“Si el empleador tiene la intención de escalar la empresa, recomendaría usar un producto de software de terceros para realizar el seguimiento, ya que normalmente es menos oneroso desde el punto de vista administrativo en comparación con el seguimiento en una hoja de cálculo, es menos probable que contenga errores y le permite al empleador garantizar el cumplimiento de las leyes estatales y federales más fácilmente”, dijo Meyer.

A continuación, Lizotte dijo que analice la actitud de su empresa hacia el ausentismo no programado. ¿Lo toleras porque todo el mundo necesita tiempo libre de vez en cuando? ¿Sientes que se abusa de ella porque no sabes cómo gestionarla de otra manera? ¿O está mal visto y los empleados lo saben, pero aún sucede?

“Al realizar esta auditoría y responder estas preguntas, podrá identificar… [y] comprender cualquier problema de ausencia que su empresa pueda tener, y [luego] implementar un plan”, dijo Lizotte.

Antes de tomar cualquier medida disciplinaria contra un empleado, le recomendamos que consulte a un profesional de recursos humanos y/o a un abogado para asegurarse de que cumple con la ley.

Información adicional de Sammi Caramela y Skye Schooley. Se realizaron algunas entrevistas a fuentes para una versión anterior de este artículo.