Cotización vs. Factura: ¿Cuál es la diferencia?

• Se da una cotización antes de comenzar cualquier trabajo. Detalla cuánto costará un proyecto o trabajo.
• Se entrega factura una vez terminado el trabajo. Enumera los costos finales y cuándo vence el pago.
• Ambos documentos son críticos para el éxito financiero de su negocio.
• Este artículo es para dueños de negocios que desean obtener más información sobre las diferencias entre las cotizaciones de precios y las facturas.

Al administrar un negocio de servicios, dos componentes clave de sus procesos de trabajo son informar a sus clientes cuánto costarán los servicios que necesitan completar y luego facturarles por el trabajo cuando se completa.

Proporcionar cotizaciones de precios y facturas formales es una forma profesional de administrar su negocio. Ayudan a que usted y su empresa estén organizados, mantienen el flujo de caja e incluso pueden ayudar a generar referencias. Si bien las cotizaciones y las facturas comparten algunas similitudes, cumplen funciones diferentes, por lo que es importante comprender qué es cada una y cuándo deben usarse.

¿Qué es una cotización?

Una cotización de precios enumera cuánto puede costar un proyecto antes de que se inicie cualquier trabajo. Una cotización es más que una estimación. Se emite una cotización después de que usted o un representante de su empresa haya visitado el sitio o haya hablado con el cliente sobre las necesidades de su proyecto. Incluye precios precisos de materiales, además de costos de mano de obra, impuestos y descuentos aplicables.

Una cotización formal, que siempre se entrega por escrito, debe incluir lo siguiente:

• Marca de la empresa, que se puede imprimir en el membrete de la empresa o puede incluir su logotipo e información de contacto
• Un saludo profesional, incluida una nota de agradecimiento al cliente por su tiempo.
• Un desglose línea por línea de productos y servicios solicitados por el cliente
• Opciones adicionales de productos o servicios para informar al cliente sobre las ofertas relevantes que su empresa puede ofrecer

Una cotización de precio no es un documento que desea completar con prisa. Tómese el tiempo para asegurarse de que no haya errores matemáticos, ortográficos o gramaticales. Si los hay, usted y su negocio se ven poco profesionales.

Antes de finalizar una cotización, siga estas reglas:

• No proporcione la cotización si no puede proporcionar los productos o servicios.
• No subestime sus servicios. Una cotización y una factura que no coincidan pueden dar lugar a disputas, lo que puede provocar la falta de pago y un impacto en su reputación.
• No asuma. Cuanto más detallada sea la cita, mejor.

Muchos clientes obtendrán tres cotizaciones para trabajos más grandes. Es posible que se sienta inclinado a mantener los costos bajos, sin embargo, la cotización más barata no siempre es la que elige un cliente. Concéntrese en sus fortalezas clave y supere las expectativas de sus clientes para que su cotización se destaque.

Antes de comenzar cualquier trabajo, haga que el cliente apruebe el presupuesto firmándolo. Dependiendo del alcance del trabajo, también puede requerir un depósito (una parte del monto total). Si se requiere un depósito, debe anotarse en la cotización y debe entregarse un recibo para el mantenimiento de registros.

Si el alcance del trabajo cambia significativamente, considere escribir una nueva cotización y hacer que el cliente apruebe los cambios antes de comenzar. Tener los cambios por escrito puede cubrir su negocio en caso de discrepancias o disputas.

Punto clave: una cotización de precios enumera todos los costos (materiales, mano de obra, etc.) involucrados para completar un proyecto o trabajo para un cliente. Se emite antes de que comience cualquier trabajo, pero después de hablar con el cliente o visitar un lugar de trabajo.

Las mejores prácticas para proporcionar cotizaciones

Sea transparente.

No importa qué negocio tenga, los clientes aprecian que sea transparente con sus precios. Establece profesionalismo y confianza entre la empresa y el cliente, y puede ser beneficioso para las referencias.

Manténgase organizado con el software de cotización.

Preparar cotizaciones formales puede ayudarlo a realizar un seguimiento y segmentar sus clientes potenciales. Cuando sea responsable de varias cotizaciones por día, use un formulario de cotización oficial (preferiblemente una solución de cotización electrónica como HouseCall Pro, Jobber o mHelpDesk) en lugar de anotar las cosas en papel borrador.

Cuando llegue el momento de hacer un seguimiento, sabrá qué día escribió la cotización, la información de contacto actual del cliente y qué clientes potenciales tienen más probabilidades de convertirse en una venta. Además, el uso de software de cotización puede automatizar el proceso de seguimiento, por lo que puede dedicar más tiempo al seguimiento de nuevos clientes potenciales y a atraer a sus clientes actuales.

Evita socavarte a ti mismo.

Una cotización electrónica es útil por múltiples razones. En primer lugar, enumerar todos los cargos de un cliente puede evitar que se olvide de los cargos necesarios que podrían causar conflictos más adelante.

O quizás el cliente quiera cambiar su pedido. Con unos pocos clics, puede crear un pedido personalizado para que el cliente lo apruebe. Incluso puede usar la cotización para vender servicios adicionales que el cliente puede desconocer.

¿Qué es una factura?

Se envía factura una vez finalizado el trabajo. Debe enumerar lo siguiente:

• Una factura o número de referencia.
• Información de contacto de la empresa
• Información del cliente
• Fechas importantes (fecha de emisión, fecha de vencimiento, fecha de entrega, etc.)
• Costos transparentes línea por línea
• Impuesto sobre las ventas (si corresponde)
• Cualquier adición o crédito
• Instrucciones de pago
• Condiciones de pago atrasado

Debe enviar una factura dentro de las 48 horas posteriores a la finalización de un trabajo. Proporcionar rápidamente al cliente una factura les permite el tiempo adecuado para pagar y disputar cualquier cargo que no esperaban.

Los clientes no siempre pagan a tiempo; por lo tanto, decida su política de pago atrasado antes de comenzar a escribir cotizaciones y facturas. Si el cliente no paga a tiempo, puede cobrar una tarifa fija por mora o una tasa de interés. Incluya su política de pago atrasado en sus cotizaciones de precios y facturas para que los clientes estén al tanto de la multa si no pagan a tiempo.

Mejores prácticas para crear facturas

Hazlo sin costuras.

Cuando envía una factura, el cliente debe reconocerla instantáneamente para que sepa que es de su empresa y para qué sirve. El software de facturación como QuickBooks y Xero puede ayudarlo a integrar su marca en sus facturas.

La factura debe ser fácil de leer y contener suficiente espacio en blanco. Cuanto mejor organizadas estén sus facturas para que los clientes las lean y entiendan, más probable será que le paguen a tiempo.

Manténgase profesional con los clientes que son difíciles.

No todos los clientes van a ser tus favoritos, pero eso no puede afectar la forma en que los tratas. Si un cliente se niega a pagar o lo confronta con una discrepancia, mantenga la calma y aborde la situación con una mentalidad de resolución de problemas. Inicie una conversación y actúe como mediador en el proceso para que le paguen. La acción legal debe ser el último recurso.

Mantenga una estrecha vigilancia sobre su flujo de efectivo.

Cuando envíe una factura directamente después de que se haya completado un trabajo o un pedido, planifique su flujo de caja. Tomarse el tiempo para facturar diariamente puede evitar que se atrase y ayudarlo a que le paguen más rápido. También puede garantizar que tenga efectivo adicional disponible para cualquier gasto inesperado que pueda surgir, al mismo tiempo que lo ayuda a mantener su presupuesto mensual.

Crear un rastro de papel.

Cuando un cliente no paga, una factura profesional bien redactada y los seguimientos pueden servir como prueba en papel. Para asegurarse de que un cliente trate su factura con seriedad, debe incluir los totales de pago, la(s) fecha(s) de vencimiento, los métodos de pago aceptados, las cancelaciones, las garantías y los intereses/cargos atrasados.

Las facturas electrónicas son superiores en este caso, ya que es más fácil demostrar que un cliente las recibió por mensaje de texto o correo electrónico en lugar de una factura en papel por correo.

Ofrezca múltiples métodos de pago.

Al enviar una factura profesional, considere ofrecer múltiples opciones de pago para los clientes. Si bien el efectivo es excelente para algunos trabajos, no todos pueden pagar en efectivo o con cheque.

Los pagos con tarjeta de crédito y débito son convenientes para las empresas en crecimiento. Además, ofrecer opciones de pago en línea como PayPal, Venmo y Zelle son formas rápidas y rastreables de recibir pagos electrónicos. La mayoría de estos servicios cobran tarifas. [Decida si su empresa pagará estos cargos o contabilizará el costo de estos cargos en la factura.

Incluye una nota de agradecimiento.

Los clientes nunca pueden escuchar lo suficiente gracias. Las empresas más grandes pueden encontrar que un saludo estándar funciona mejor, como «Gracias por su negocio». Las empresas más pequeñas pueden incluir una nota personalizada que se aplica al producto o servicio específico.

Además, una vez que su cliente recibe la nota de agradecimiento, tiene la confirmación de que su pago se ha realizado e incluso puede recomendarlo a amigos y familiares.

¿Se puede utilizar un presupuesto como factura?

No, se debe enviar una cotización antes de que comience cualquier trabajo. Las cotizaciones deben ser precisas, pero pueden aumentar o disminuir según los cambios en el alcance del trabajo o cualquier solicitud del cliente a medida que el trabajo está en curso.

Una vez finalizado el trabajo, se debe emitir una factura al cliente para cobrar el pago final. El monto de la factura debe coincidir con el total de la cotización. Sin embargo, si hubo algún cambio en la cotización, incluidos cambios del cliente o un error de precio de su parte, estas discrepancias deben discutirse con el cliente antes de enviar la factura.