Impuesto sobre las ventas para el comercio electrónico: lo que las pequeñas empresas deben saber

• El caso de la Corte Suprema de EE. UU. Dakota del Sur v. Wayfair estableció que los minoristas de comercio electrónico podrían estar obligados a recaudar y remitir impuestos sobre las ventas.
• Cada estado tiene sus propias reglas para determinar qué negocios están obligados a recaudar impuestos sobre las ventas. Por lo general, no tiene que recaudar impuestos sobre las ventas si realiza ventas mínimas y no tiene presencia en el estado.
• Las empresas de comercio electrónico deben considerar las tecnologías y consultar con expertos al determinar las tasas de impuestos sobre las ventas para evitar multas y cargos por impuestos no pagados.
• Este artículo es para propietarios de negocios de comercio electrónico que desean estar al tanto de sus obligaciones de impuestos sobre las ventas.

Mantenerse actualizado sobre los cambios en las leyes de impuestos sobre las ventas puede ser un desafío incluso para los empresarios y propietarios de pequeñas empresas más inteligentes. Agregue los cambios en la legislación y tendrá que revisar una miríada de regulaciones. Comprender las leyes de impuestos sobre las ventas es especialmente complejo si está en el comercio electrónico y realiza negocios con clientes de varios estados.

Explicaremos lo que los propietarios de negocios de comercio electrónico deben saber sobre las regulaciones de impuestos sobre las ventas interestatales, lo que puede hacer para mantenerse al tanto de estos cambios y los errores comunes que debe evitar.

¿Sabía usted?: Además de las complejas regulaciones de impuestos sobre las ventas, los desafíos del comercio electrónico para los dueños de negocios también incluyen garantizar prácticas adecuadas de ciberseguridad, mantenerse al día con precios competitivos y problemas de cumplimiento de pedidos.

¿Tiene que recaudar y remitir impuestos sobre las ventas en las ventas de comercio electrónico?

Si realiza una cantidad sustancial de negocios en cualquier estado o cumple con otros requisitos, debe evaluar el impuesto sobre las ventas, recaudarlo y remitir el impuesto a las autoridades fiscales correspondientes dentro del tiempo prescrito. A excepción de los artículos al por mayor, las materias primas y las ventas realizadas a organizaciones sin fines de lucro, se puede exigir a las empresas minoristas de EE. UU. que recauden impuestos sobre las ventas de los productos que venden.

Como propietario de una pequeña empresa que vende en línea, debe monitorear las leyes comerciales en línea en constante evolución para cada estado donde hace negocios.

¿Qué es un nexo de impuestos sobre las ventas y cómo afecta a las empresas de comercio electrónico?

Un nexo de impuestos sobre las ventas determina la relación entre su empresa y el estado o la jurisdicción fiscal. Para las tiendas físicas, esto suele ser fácil. La presencia física de la tienda establece la relación entre la jurisdicción fiscal y el negocio.

Sin embargo, en 2018, un fallo de la Corte Suprema en South Dakota v. Wayfair Inc. cambió la forma en que las empresas de comercio electrónico recaudan y remiten el impuesto a las ventas. Los estados ahora pueden obligar a los vendedores de otros estados a recaudar impuestos sobre las ventas incluso si los vendedores no tienen presencia física en el estado.

Esto es lo que necesita saber sobre el nexo del impuesto sobre las ventas.

1. Las regulaciones del nexo del impuesto sobre las ventas difieren de un estado a otro.

La cantidad de ventas o la cantidad de transacciones que un vendedor puede tener antes de comenzar a recaudar impuestos varía según el estado. Por ejemplo, en Dakota del Sur, el estado puede exigir que cualquier empresa que entregue más de $100,000 en bienes o servicios o realice un total de 200 transacciones al año para recaudar y pagar impuestos sobre las ventas. Otros estados tienen sus propias reglas establecidas sobre la recaudación y el envío de impuestos sobre las ventas.

2. Las empresas que venden a varios estados deben comprender las regulaciones estatales.

Para las empresas con bienes teóricamente disponibles para todos los clientes en los 50 estados, determinar cuánto impuesto sobre las ventas cobrar, si corresponde, y cómo remitir el impuesto a la autoridad fiscal correspondiente puede ser abrumador.

Si su pequeña empresa envía por correo tres productos de $ 15 a un cliente en todo el país, es probable que no tenga que preocuparse mucho por estas leyes de impuestos sobre las ventas. Es dudoso que algún estado cree una ley donde las ventas pequeñas y ocasionales resulten en el pago de un impuesto sobre las ventas.

Sin embargo, las empresas que venden cantidades más importantes deben tener en cuenta las normas comerciales locales y estatales.

3. Varios factores intervienen en la determinación del nexo del impuesto sobre las ventas.

El nexo del impuesto sobre las ventas cambia de un estado a otro. La forma en que se determina puede depender de varios factores, entre ellos:

• Empleados
• Sede
• Donde se almacena el inventario
• Cantidad de producto vendido ao en un estado particular

Las leyes sobre el impuesto sobre las ventas de comercio electrónico se actualizan continuamente, por lo que debe investigar los requisitos en el sitio web de cada estado para asegurarse de que cumple.

¿Cómo se adapta a las nuevas leyes de impuestos sobre las ventas para el comercio electrónico?

Mantenerse al tanto de las leyes de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico en constante cambio no es tarea fácil. Mientras prepara su empresa para determinar la elegibilidad, cuánto cobrará el impuesto sobre las ventas (si corresponde) y cómo se recaudará, controlará y pagará, deberá establecer nuevos sistemas y procesos que le ayuden a garantizar que cumpla con sus responsabilidades.

“Junto con los cambios obvios que deberán implementarse desde una perspectiva contable, una gran parte del impacto de esta decisión será tecnológico”, dijo Christian Gainsbrugh, fundador de LearningCart. “Muchas personas dan por hecho los cálculos de impuestos sobre las ventas, pero administrar y calcular esas tasas detrás de escena no es poca cosa”.

Estos son algunos consejos para mantenerse al tanto de las leyes de impuestos sobre las ventas para el comercio electrónico.

1. Establecer un sistema para el seguimiento de las leyes de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico.

Los grandes minoristas en línea tienen una ventaja sobre los vendedores más pequeños en este escenario. Por ejemplo, empresas como Amazon pueden invertir dinero y empleados en cuestiones relacionadas con la ley de impuestos sobre las ventas para adaptarse rápidamente a las regulaciones cambiantes y los problemas de cumplimiento.

Es más desafiante para las pequeñas empresas mantenerse al día con las complejidades. “Aunque algunos estados como Maryland tienen una tasa fija estándar de impuestos sobre las ventas, algunos como Dakota del Sur la basan en la ciudad, y otros estados como Washington calculan el impuesto sobre las ventas según el condado en el que se encuentra el comprador”, explicó Gainsbrugh. “Con la forma en que se dibujan las líneas de los condados, literalmente podría tener un cliente en un lado de la calle con una tasa impositiva y otro al otro lado de la calle con una tasa impositiva completamente diferente”.

Si bien las leyes de impuestos sobre las ventas pueden ser complejas, los minoristas en línea más pequeños con menos recursos pueden recurrir a la tecnología en busca de ayuda. Específicamente, el software para ayudar a administrar la complejidad de las diferentes leyes de impuestos sobre las ventas es crucial. Los mejores sistemas de punto de venta (POS) se integran con el software de contabilidad de su empresa y pueden procesar varias leyes estatales de impuestos sobre las ventas.

¿Sabía usted?: Shopify, Square, Clover, PayPal y Vend ofrecen soluciones de impuestos sobre las ventas además de sus servicios POS. Lea nuestra revisión detallada de Shopify, la revisión de Square y la revisión de Clover para obtener más información.

2. Supervisar las tasas de impuestos sobre las ventas en todos los estados.

Muchos estados siguen las pautas monetarias de $100,000 en ventas anuales, descritas en el caso de la Corte Suprema de Dakota del Sur. Otros estados no han promulgado los estándares exactos de Dakota del Sur, pero puede usar esos números para prepararse si un estado en el que hace negocios aún no ha establecido leyes. Si excede ese umbral hipotético, debe monitorear de cerca las leyes de impuestos sobre las ventas en ese estado para seguir cumpliendo.

Por ejemplo, si vende bienes por valor de más de $100,000 o tiene más de 200 transacciones al año en un estado que no ha ajustado sus leyes desde el fallo de Dakota del Sur v. Wayfair, debe consultar las leyes fiscales de ese estado con frecuencia para conocer los cambios. y seguir la legislación. Si recauda impuestos sobre las ventas de los clientes, remita el impuesto al estado. El no hacerlo puede resultar en la violación de las pautas legales.

Conclusión clave: estar al tanto de las tasas de impuestos sobre las ventas y otros cambios en los impuestos a las pequeñas empresas lo ayuda a mantener el control de sus finanzas, maximizar todos los beneficios fiscales y administrar un negocio rentable.

Consejos para administrar el impuesto a las ventas de comercio electrónico

Administrar el impuesto a las ventas de comercio electrónico requiere esfuerzo, cooperación y asistencia. Estos consejos pueden ayudar a los minoristas de comercio electrónico a realizar un seguimiento adecuado de las leyes estatales y recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas de comercio electrónico a las autoridades fiscales correspondientes.

1. Realice un seguimiento de cada centavo, literalmente.

Una de las mejores cosas que puede hacer para mantenerse al tanto de sus obligaciones de impuestos sobre las ventas es mantener registros meticulosos, dijo Luca CM Melchionna, miembro gerente de Melchionna PLLC. Las mejores soluciones de software de contabilidad lo ayudan a realizar un seguimiento de las facturas y las ventas para que sepa exactamente de dónde provienen sus ventas.

“Asegúrese de trabajar con un abogado y un CPA con experiencia en esta área”, aconsejó Melchionna. “En muchos estados, las obligaciones de declaración de impuestos sobre las ventas son recurrentes. Es importante que los pequeños comerciantes mantengan una documentación impecable al momento de cada venta”.

2. Realice un seguimiento de los plazos de pago de cada estado.

Cuándo debe remitir el impuesto sobre las ventas que recauda en las ventas de comercio electrónico varía según el estado. Cree un calendario o marque un calendario existente con la fecha de vencimiento de cada estado para garantizar que los pagos se envíen a tiempo a las autoridades correspondientes.

“Cuando se registra en un estado, se le debe asignar una frecuencia de presentación (mensual, trimestral, anual u otra)”, dijo Scott Peterson, vicepresidente de política fiscal y relaciones gubernamentales de EE. UU. en Avalara. “Estas frecuencias vienen con sus propias fechas de vencimiento. Aunque la fecha de vencimiento puede ser oficialmente el mismo día del mes de cada período de informe, estos pueden fluctuar debido a días festivos, fines de semana y otros factores. Por lo tanto, es crucial verificar las fechas exactas en lugar de simplemente asumir que sabe cuándo son”.

3. Sepa cómo remitir el impuesto sobre las ventas.

Cada estado tiene sus propios requisitos que rigen cómo presentar y remitir el impuesto sobre las ventas de comercio electrónico. Algunos pueden aceptar un cheque y algunos estados requieren que pague en línea. Tenga una comprensión clara de sus obligaciones, para que no se lleve ninguna sorpresa al momento de presentar la declaración.

4. Solicitar permisos de impuestos sobre las ventas según sea necesario.

Si está cerca de alcanzar los umbrales mínimos de ventas en un estado, debe solicitar un permiso de impuestos sobre las ventas antes de alcanzar ese umbral. Debe estar registrado con un permiso de impuestos sobre las ventas antes de poder recaudar impuestos sobre las ventas de los clientes. Es mucho trabajo obtener permisos en varios estados, pero es imperativo mantenerse informado sobre las reglas del impuesto sobre las ventas y seguirlas en cada estado donde hace negocios.

5. Comprender las sanciones por errores y retrasos.

Conocer las sanciones por pagos atrasados ​​o incorrectos para cada estado es tan crucial como conocer la ley. El incumplimiento de la ley, incluso accidentalmente, podría causar problemas continuos para su empresa, incluidas acciones legales.

6. Consulta a un experto.

Si no está seguro de sus responsabilidades tributarias en un estado en particular, comuníquese con un profesional de impuestos, un contador público certificado o un abogado. Su conocimiento puede ayudarlo a tomar las mejores decisiones para su negocio de comercio electrónico y asegurarse de que está recaudando y remitiendo el impuesto sobre las ventas correctamente. Además, pueden asesorarte sobre cómo aprovechar las deducciones fiscales para las que eres elegible.

Errores de cumplimiento a evitar

“Todos cometemos errores”, dijo Peterson. “Cuando eres una pequeña empresa que declara impuestos sobre las ventas, es fácil de hacer. Después de todo, es muy probable que no sea un experto en impuestos sobre las ventas”.

Peterson compartió tres errores comunes que cometen las pequeñas empresas con respecto a su recaudación de impuestos sobre las ventas.

1. No realizar un seguimiento de las diferentes reglas de impuestos sobre las ventas para diferentes estados

Como se mencionó anteriormente, cada estado tiene sus propias reglas y procedimientos. Es posible que esté lidiando con varias fechas de vencimiento, frecuencias de presentación, formatos, multas por demora y otras variables, y es fácil confundirlas.

Los estados continúan cambiando las reglas por razones políticas y debido a la presión de los electores. Por ejemplo, en 2022, Luisiana dejó de cobrar impuestos sobre las ventas de pañales. También en 2022, Florida redujo el impuesto sobre las ventas y el uso de las casas móviles del 6 % al 3 %.

“Asegurarse de que lo está haciendo bien para cada estado también significa asegurarse de estar actualizado sobre los requisitos más recientes, que pueden cambiar y cambian”, agregó Peterson.

2. Informar números de impuestos sobre las ventas incorrectos

Muchos estados requieren que desglose las colecciones según la jurisdicción local, lo que agrega otra capa de complejidad. Peterson señaló que se necesita un cálculo y una verificación cuidadosos para asegurarse de obtener los números correctos.

También debe asegurarse de calcular correctamente el monto de la venta sujeta al impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, algunos estados gravan los alimentos mientras que otros no.

3. No presentar porque no recaudó ningún impuesto

No asuma que si no recaudó impuestos, no tiene que declarar para ese período de declaración. La mayoría de los estados requieren que presente cada período de informe, incluso si no recopiló nada. Ignorar este requisito podría resultar en multas por presentación tardía o por no presentarla.

¿Sabía usted?: Los 10 mejores estados para los impuestos a las pequeñas empresas incluyen Wyoming, Dakota del Sur y Alaska, mientras que algunos de los peores incluyen Nueva Jersey, Nueva York y California.

¿Qué sigue para el impuesto sobre las ventas para el comercio electrónico?

Desde el fallo de Dakota del Sur v. Wayfair en 2018, los estados han implementado muchos cambios en las regulaciones de impuestos sobre las ventas de comercio electrónico. Es probable que los cambios continúen, por lo que es fundamental que su empresa se mantenga actualizada.

Si bien puede parecer casi imposible para el propietario de una pequeña empresa mantenerse actualizado sobre los cambios en los impuestos sobre las ventas en 50 estados, al administrar adecuadamente las responsabilidades del impuesto sobre las ventas y mantenerse informado, puede tener éxito.

Si se mantiene organizado, realiza investigaciones continuas sobre los cambios en las leyes estatales, compra programas de software, si es necesario, y se registra para obtener permisos de impuestos sobre las ventas en cada estado donde sea necesario, puede asegurarse de que su empresa cumpla con los códigos fiscales en constante cambio. Saber que está manejando su impuesto sobre las ventas correctamente puede brindarle tranquilidad, para que pueda concentrarse en administrar y hacer crecer su negocio.

Sally Herigstad y Stella Morrison contribuyeron a la elaboración de informes y redacción de este artículo. Se realizaron algunas entrevistas a fuentes para una versión anterior de este artículo.