La oficina inteligente: cómo la tecnología conectada está redefiniendo el lugar de trabajo

• La tendencia hacia la oficina inteligente, también conocida como el lugar de trabajo receptivo o digital, se basa en el uso de la tecnología para hacer que el entorno de trabajo físico sea inteligente y adaptable a las necesidades de los empleados.
• Las oficinas inteligentes cuentan con una combinación de dispositivos conectados a Internet, sensores inteligentes, aprendizaje automático y una mejor comunicación para mejorar la comodidad y la productividad de los empleados al tiempo que reducen el consumo de energía de un edificio.
• Las oficinas inteligentes pueden beneficiar a los trabajadores remotos e híbridos mediante el uso de innovadoras salas de conferencias, pizarras digitales y sistemas de gestión de documentos mejorados.
• Este artículo es para dueños de negocios que estén interesados ​​en la tecnología de oficina inteligente.

La proliferación de tecnología más avanzada está cambiando la forma en que las personas hacen negocios. Desarrollos como Internet de las cosas (IoT) presentan una variedad de oportunidades diversas en muchas industrias y están rehaciendo el lugar de trabajo moderno y optimizando las operaciones. Este cambio es evidente en la tendencia hacia la creación de la llamada oficina inteligente, también conocida como el lugar de trabajo receptivo o digital, en el que la tecnología se utiliza para hacer que el entorno de trabajo físico sea inteligente y adaptable a los flujos de trabajo de la empresa.

¿Qué es una oficina inteligente?

Una oficina inteligente o un lugar de trabajo receptivo es un diseño de espacio de trabajo que utiliza la tecnología para adaptarse a las diferentes necesidades de las personas que lo utilizan.

«‘Responsivo’ significa que todos los aspectos del campus del lugar de trabajo, desde las herramientas de colaboración hasta el espacio construido, pueden responder a las necesidades y el contexto de un individuo», dijo Campbell Hyers, fundador y director ejecutivo de Location Engine, a Business News Daily. “La oportunidad en el diseño del campus del lugar de trabajo es construir comodidades que mejoren tanto la experiencia como el resultado final”.

La idea detrás del lugar de trabajo receptivo es unificar las operaciones en un solo sistema y potenciar ese sistema con capacidades de aprendizaje automático. Al hacerlo, las empresas pueden sacar más provecho de sus empleados y mantenerlos más felices, así como analizar una gran cantidad de datos para tomar decisiones comerciales más informadas.

“Una oficina inteligente será una oficina con mucha tecnología que aprovechará la tecnología para automatizar las tareas rutinarias y cotidianas para optimizar realmente la forma en que trabajamos”, dijo Luka Birsa, cofundador y director de tecnología de Visionect, una empresa de señalización digital. “Las oficinas inteligentes impulsarán la productividad al liberar el tiempo de los empleados para hacer un trabajo real, algo que la tecnología de trabajo no puede hacer”.

Ejemplos de tecnología de oficina inteligente

Estos son solo algunos ejemplos de lo que podría incluir una oficina inteligente:

Internet de las Cosas

«IoT definitivamente estará involucrado en la oficina inteligente», dijo Lou Reinisch, ex rector asociado de asuntos académicos en el Instituto de Tecnología de Nueva York. “Las luces inteligentes, los termostatos, las cámaras de realidad virtual, los parlantes de realidad virtual, etc., son fundamentales para la oficina inteligente”.

Aprendizaje automático

“La inteligencia artificial también está apareciendo en campos como el conocimiento y la gestión”, dijo Hyers. “Piense en lo poderoso que es para una computadora poder decirle quién es la mejor persona para hablar sobre una función particular en el conjunto de productos de su empresa. El nuevo lugar de trabajo debe ser como un gimnasio que tenga todo el equipo que nunca podrías tener en casa, pero en lugar de hacer ejercicio, el lugar de trabajo te hace más rápido, más fuerte y más inteligente”.

Interconectividad y control

“También usamos muchos dispositivos inteligentes (interruptores inteligentes, atenuadores, relés) para controlar todo en nuestra escuela y oficina, desde la luz hasta el consumo de energía”, dijo Julien Cyr, director ejecutivo de Holberton School France. “También tenemos muchos sensores (UV, temperatura, lux) y todos los sistemas de automatización [están] conectados a nuestras aplicaciones, como Slack, por lo que podemos pedir un café de un canal de Slack, así como atenuar la luz. de un escritorio específico!” [Descubra cómo resolver el debate sobre la temperatura de la oficina .]

Herramientas de comunicación mejoradas

Las oficinas inteligentes también cuentan con tecnologías que mejoran la comunicación de persona a persona tanto para empleados en persona como remotos. Estas herramientas pueden incluir pizarras digitales para sincronizar fácilmente notas y facilitar sesiones de intercambio de ideas, salas de conferencias mejoradas con cámaras y micrófonos de alta definición para videoconferencias productivas y sistemas de administración de documentos de alta calidad alojados en la nube.

Para ver cómo sería una oficina inteligente, vea este recorrido en video de la oficina inteligente de Cisco , que está diseñada para el trabajo híbrido.

¿Qué tecnología necesitas para una oficina inteligente?

Al construir una oficina inteligente, es importante recordar que no todas las necesidades de las empresas son las mismas.

“La oficina inteligente está actualizada con la tecnología disponible más adecuada para [una industria en particular]”, dijo Ervis Zeqo, gerente de desarrollo comercial y consultor de seguridad de TI en eMazzanti Technologies. “Eso podría ser IoT para un fabricante, VR para una empresa de diseño o AI para una empresa de big data. Lo que es inteligente para uno puede no serlo para otro, y siempre está cambiando”. [Aprenda cómo la inteligencia artificial (IA) está transformando los negocios .]

También hay un listón alto para la adopción; toda la tecnología requerida para construir una oficina realmente inteligente es costosa. Además, no hay muchos casos de prueba en el mercado en este momento, por lo que muchas empresas podrían dudar en realizar la inversión inicial requerida para implementar un programa de lugar de trabajo receptivo sin la seguridad de que proporcionará un retorno.

“El principal obstáculo es convencer a las empresas de que la productividad mejorada vale la pena la inversión inicial para construir la oficina inteligente”, dijo Reinisch. “Muchas empresas tienden a basar sus decisiones en ‘benchmarking’. Dado que este tipo de oficina no es común, no estará en ninguna de las comparaciones de referencia. Oficinas como esta solo se construirán en empresas con empleados creativos y donde los jefes confíen en los empleados creativos para saber qué necesitan los empleados”.

Sin embargo, la aguja definitivamente se está moviendo hacia la adopción de oficinas inteligentes. Según un pronóstico de mercado de Allied Market Research , se espera que el mercado global de oficinas inteligentes tenga una tasa de crecimiento anual compuesta del 11,1 por ciento cada año desde ahora hasta 2030. Si las proyecciones se mantienen, se prevé que el mercado de oficinas inteligentes alcance los $90,63 millones a medida que un número cada vez mayor de empresas emplea los fundamentos tecnológicos inherentes a este cambio.

¿Cuáles son los beneficios de la tecnología de oficina inteligente?

Al incorporar las herramientas destacadas anteriormente y otras tecnologías inteligentes, las empresas pueden impulsar la moral de los empleados, aumentar la productividad y reducir el consumo de energía. Por ejemplo, la investigación destacada por Timbergrove , que se especializa en IoT y soluciones de automatización, sugiere que los edificios inteligentes que utilizan tecnologías como sensores de temperatura, termostatos inteligentes y sensores de contabilidad para la ocupación humana podrían reducir los costos de energía entre un 15 y un 25 por ciento.

Para algunas empresas, el uso de tecnología de oficina inteligente para crear un lugar de trabajo receptivo ofrece la oportunidad de extender la oficina mucho más allá de sus paredes y permitir una colaboración remota más completa. Mientras que algunos adoptantes se enfocan principalmente en aprovechar las herramientas digitales para rehacer la oficina física, otros ven la tecnología como capaz de romper los lazos que unen a los empleados con cualquier lugar.

“La oficina más inteligente puede no ser ninguna oficina”, dijo Mike Finley, experto en aprendizaje automático y cofundador de AnswerRocket, una empresa de análisis. “Con las personas trabajando donde quieren estar, la productividad y la moral mejoran mientras los costos caen. La idea obsoleta de la supervisión ‘a la vista’ puede ser reemplazada por mediciones reales del progreso, en tiempo real, por herramientas que conectan los procesos comerciales con las ganancias. Los espacios de reunión de realidad aumentada ya están tomando forma y permiten un nuevo nivel de colaboración”.

El potencial del lugar de trabajo receptivo para disolver los límites tradicionales de la oficina podría tener un impacto inmenso en las actitudes de los empleados y la calidad del trabajo que producen. Cuando los empleadores otorgan autonomía a los trabajadores, estos tienden a sentir que su trabajo tiene más sentido. Pero al incorporar tecnología de oficina inteligente, los empleadores no tienen que cambiar la responsabilidad por la libertad de los trabajadores. Una combinación de tecnología y flexibilidad brinda a los trabajadores el espacio que necesitan para producir a su mejor nivel sin socavar la supervisión del empleador. (Sin embargo, siempre tenga en cuenta las leyes y la ética involucradas en el monitoreo de los empleados).

“Una oficina inteligente… debe adaptarse para responder a las necesidades [comerciales] y debe poder crecer con los empleados y las empresas, aprender de ellos y luego brindarles sugerencias sobre su trabajo”, dijo Birsa. “La tecnología de oficina inteligente no necesita ser trascendental. Lo que deberá hacer es adaptarse a los flujos de trabajo de la empresa de la mejor manera posible y mejorar la forma en que las personas trabajan sin perder tiempo de su jornada laboral para aprender las reglas”.

Trabajando de manera más inteligente

A medida que la tecnología que sustenta las oficinas inteligentes se generaliza, las empresas adoptarán cada vez más diversas herramientas para mejorar el lugar de trabajo. Si bien no todas las empresas tendrán los recursos o el deseo de implementar una reconstrucción de oficina inteligente completa como lo hizo Cisco, los elementos específicos pueden adaptarse a las pequeñas empresas. Algunos aspectos que no hace mucho parecían imposibles, como los espacios de colaboración digital para compartir y editar documentos en tiempo real, son extremadamente comunes hoy en día.

A medida que continúan las tendencias híbridas y de trabajo desde el hogar, algunos empleadores pueden priorizar ciertos elementos de la tecnología de oficina inteligente sobre otros. Las actualizaciones de videoconferencia, como cámaras inteligentes y micrófonos de alta definición, por ejemplo, pueden volverse mucho más comunes que los termostatos inteligentes o las máquinas de café conectadas a Internet. Sin embargo, las oficinas inteligentes definitivamente son más que exageradas, y están aquí para quedarse.

Jeremy Bender contribuyó a este artículo.