Hoja de referencia de videoconferencia: Zoom, Skype, Microsoft Teams y GoToMeeting

El trabajo remoto ahora es más común que nunca y con él, un enfoque renovado en las teleconferencias. Los programas como Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting y Skype tienen requisitos mínimos de equipo y facilitan que sus empleados se conecten con sus colegas. Todo lo que necesitan es una cámara web y un micrófono, que a menudo están integrados en sus computadoras portátiles, o incluso solo un teléfono inteligente o una tableta.

Hemos recopilado algunas características especiales y consejos para las principales aplicaciones de teleconferencias de la actualidad que pueden ayudarlo a convertirse en un usuario avanzado en poco tiempo (aunque no podemos garantizar que mantendrán su reunión de video completamente libre de distracciones ) .

Funciones ocultas de Zoom

Una de las aplicaciones de software de teleconferencia más populares es Zoom. Su funcionalidad simple y su interfaz limpia, junto con su plan básico gratuito, lo hacen accesible para millones de personas que ahora confían en él para el trabajo y la escuela.

Zoom tiene algunas opciones divertidas escondidas bajo el capó que hacen de todo, desde alegrar tu entorno hasta posiblemente incluso hacerte lucir un poco más presentable. Aquí hay algunas funciones para probar en su próxima reunión de Zoom.

• Cambie su fondo: puede ser divertido compartir su entorno con sus compañeros de trabajo si ha configurado su espacio de trabajo al aire libre durante el día, pero si su oficina en casa es aburrida o desordenada y quiere arreglar las cosas detrás de usted, hay un escenario para eso. Si se dirige a Configuración y hace clic en Fondo virtual, puede usar esa función para cargar una imagen para reemplazar su fondo, haciendo que parezca que está en una playa o flotando en el espacio exterior. Sin embargo, una cosa que debe tener en cuenta es que esto solo funciona en la aplicación de escritorio o móvil y requiere que cumpla con ciertas especificaciones del sistema .
• Use reacciones emoji para responder mientras está silenciado: a veces prefiere permanecer silenciado durante una reunión porque los niños están hablando fuerte, o su pareja también está en una reunión o por alguna otra razón. Si quien está organizando la reunión necesita una respuesta tuya pero quieres evitarle el ruido extra, puedes darle un pulgar hacia arriba, un aplauso o cualquier otro tipo de respuesta emoji con la función Reacciones. Para usarlo, haga clic en la pestaña Reacciones cerca de la parte inferior de la pantalla de su reunión y seleccione un emoji.
• Use la vista de galería: esta función no está necesariamente oculta en Zoom, pero es una gran función de todos modos. Si está en una reunión con muchas personas y quiere ver tantas caras como pueda a la vez, puede activar la vista de galería. La opción se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana de la reunión y le permitirá ver docenas de asistentes en una página, convirtiendo la reunión en el segmento de introducción de The Brady Bunch . Si está en una reunión particularmente grande, es posible que deba desplazarse por varias páginas para ver a todos. Puede volver a la «Vista de altavoz» predeterminada haciendo clic en ese mismo botón.
• Deshabilite su micrófono y cámara de forma predeterminada: ¿Qué hace si es un día de trabajo desde casa con pantalones deportivos y una camiseta de banda andrajosa, pero de repente lo llaman a una reunión de Zoom y no está listo? Si está luchando por verse profesional, incluso si solo es de la cintura para arriba, puede configurar su aplicación para que solo encienda su micrófono y cámara cuando lo desee. Para ello, acceda al menú Configuración de la aplicación y diríjase a la sección Audio de su micrófono y seleccione la opción «Silenciar micrófono al unirse a una reunión». Si ingresa a la parte de Video de su menú de Configuración, puede seleccionar de manera similar la opción «Apagar mi video al unirse a una reunión».
• Embellecerse : si todavía está preocupado por su apariencia pero solo necesita un retoque rápido, la función Retocar mi apariencia de Zoom puede ayudarlo. Este filtro le da un vistazo a su transmisión de video, suavizando las líneas finas y reduciendo la apariencia de cualquier bolsa debajo de los ojos. Para usar esta función, vuelva al menú Configuración, seleccione Video y asegúrese de que esté activado «Retocar mi apariencia».

Funciones de GoToMeeting

La aplicación de videoconferencia en línea de GoToMeeting es otra opción popular para las empresas. Aunque tal vez no sea tan llamativo como Zoom o incluso Slack, GoToMeeting es una plataforma estable que es fácil de usar.

Las siguientes características seguramente ayudarán a mejorar su próxima reunión en GoToMeeting:

• Elija su nombre de usuario: cuando se registra en GoToMeeting, generalmente se le solicita que ingrese su nombre antes de iniciar una llamada de teleconferencia. Si bien mantener su apodo normal suele ser la mejor opción, los nombres pueden cambiar. El matrimonio puede cambiar el apellido de una persona, claro, pero ¿qué pasa si su empresa es lo suficientemente unida como para que algunas personas tengan apodos divertidos o bromas internas? Puede configurar su nombre para mostrar en su computadora con Windows haciendo clic en Archivo y seleccionando Editar su nombre y correo electrónico. Los usuarios de Mac pueden hacer lo mismo seleccionando Preferencias en el menú Archivo y cambiando el texto en el cuadro Nombre.
• Seleccione una foto de perfil: GoToMeetings tiene muchas funciones en versión beta que agregan algo extra al programa. Una de esas características es la capacidad de asignar una imagen de perfil para cuando no esté usando una cámara web. Para hacer eso, seleccionará el menú Archivo y pasará el mouse sobre la sección Laboratorios. Una vez allí, verá Imágenes de perfil; haga clic en eso, y luego puede cargar una imagen para asociarla con su cuenta.
• Establezca un filtro de cámara web: esta función se basa en su cámara web, pero no es diferente a los filtros de cámara que encontraría en las redes sociales. Si desea cambiar la paleta de colores de su cámara web o agregar un filtro a su fuente, seleccione la opción Preferencias en el panel Cámara web del panel de control. Una vez allí, haz clic en la opción Avanzado, donde obtendrás acceso a los filtros.
• Cree una reunión recurrente: dado que es probable que realice las mismas reuniones todas las semanas, a veces puede ser una molestia crear una nueva reunión cada vez. Para evitar eso, simplemente seleccione «reunión en cualquier momento» o «reunión recurrente» al crear su próxima reunión. Al hacer esto, se crea una ID de reunión única que no caduca ni cambia, aunque a veces lo hará el número de llamada entrante. Hacer esto permite reutilizar la misma información, lo que facilita la programación de varias reuniones con la misma configuración.
• Elimine los «pitidos de espera»: cuando espera que las personas se presenten a una de sus reuniones, es probable que se encuentre con un pitido incesante. Mientras espera, ese pitido puede volverse realmente molesto. Afortunadamente, puede silenciar ese pitido por completo en una máquina con Windows haciendo clic en el panel Audio en su panel de control y seleccionando Editar. Una vez allí, puede alternar entre tener o no tener pitidos de espera. En una Mac, haga clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho del panel Audio y seleccione Preferencias. Una vez allí, puede cambiar la configuración.

Características de los equipos de Microsoft

Ya sea que su oficina use predominantemente PC con Windows o esté dispuesta a instalar software de Microsoft en Mac, aquí hay algunos consejos que pueden mejorar la experiencia:

• Envíe un correo electrónico a todo un canal: Microsoft Teams se integra a la perfección con otras aplicaciones de Microsoft y le permite reenviar un correo electrónico a cualquier grupo de Teams directamente desde Outlook. Para hacer esto, haga clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la ventana de chat del grupo. Desde allí, seleccione «Obtener dirección de correo electrónico», lo que creará una dirección de correo electrónico para el canal al que desea enviar el mensaje. Después de eso, es tan simple como dirigirse a Outlook y enviar un correo electrónico a esa dirección.
• Marcar mensajes para uso futuro: todos hemos estado allí: alguien menciona una tarea que debe hacer o comparte una información importante, pero no tomó notas y de repente se pierde en el éter. Teams ayuda a evitar esa situación al permitir que los usuarios marquen mensajes importantes. Para hacer esto, los usuarios deben hacer clic en los tres puntos verticales al lado de cualquier mensaje y presionar «guardar este mensaje».
• Grabe y transcriba reuniones al instante: a veces, no todos pueden asistir a una reunión en línea. A través de Teams, puede grabar una llamada de videoconferencia y almacenar el video en la nube. También puede transcribir la reunión por usted. Una vez transcritos, los usuarios pueden buscar cualquier frase importante.
• Use comandos de barra: los métodos abreviados de teclado y las teclas de acceso rápido no son nada nuevo, pero Teams usa comandos de barra, lo que requiere una barra invertida seguida de una sola palabra. Este estilo de entrada de comandos ha existido desde los años 90, cuando se usaba en las indicaciones de DOS y en las salas de IRC. La siguiente es una muestra de los comandos de barra que podrían ser útiles:
  • /disponible : establece su estado como disponible. /Ocupado y /ausente funcionan de manera similar.
  • /llamada : Iniciar una llamada.
  • /archivos: acceda a sus archivos más recientes.
  • /keys: vea una lista de métodos abreviados de teclado.
  • /menciones : vea rápidamente todas sus menciones. Este comando en particular filtra los mensajes, por lo que solo ve las instancias en las que los compañeros de equipo querían su atención.
  • /goto : este comando le permite hacer una transición rápida a un determinado equipo o canal dentro de su organización.

Características especiales de Skype

Menos personas confían en este programa que antes, pero Skype sigue siendo un programa de videoconferencia competente utilizado por muchas personas en todo el mundo. Como una especie de aplicación heredada, en realidad no hay muchas características ocultas que no hayan sido extraídas del software y agregadas a la base de conocimiento general. Aún así, aquí hay algunas características y funcionalidades que pueden ser útiles durante su próxima reunión:

• Haga una copia de seguridad de su historial de chat: poder volver atrás y recordar una conversación que tuvo con un compañero de trabajo o supervisor puede ser útil por muchas razones, pero, desafortunadamente, Skype elimina automáticamente su historial de chat con el tiempo. Para solucionar ese problema, debe hacer un trabajo adicional fuera de la aplicación. Primero, presione y mantenga presionada la tecla de Windows en su teclado y presione R, para que aparezca la ventana Ejecutar. Una vez allí, escribe «%appdata%Skype» (sin las comillas) y presiona Aceptar. Vaya a la carpeta con su nombre de Skype y cópielo. Guarde la copia en otra ubicación y listo. Puede usar esa copia de seguridad para transferir sus chats a otra computadora o tenerla para la posteridad.
• Oculte el hecho de que está escribiendo: mientras chatea con alguien por mensaje de texto, Skype le permite a la otra persona saber que está respondiendo. Si bien eso no es necesariamente un gran problema, es posible que no quieras que la otra persona se dé cuenta de lo mucho que estás reflexionando sobre tu respuesta. Para solucionar esto, vaya al menú Herramientas y haga clic en Opciones. Una vez allí, seleccione MI y SMS y luego Configuración de MI. Seleccione Mostrar opciones avanzadas y desmarque la casilla «Mostrar cuando estoy escribiendo».
• Comparte tu pantalla: a diferencia de los otros dos programas, compartir tu pantalla es un poco más complicado. Para hacerlo en Skype, debe hacer clic en el botón «+» en la ventana de chat. Una vez allí, haga clic en Seleccionar pantalla. Recuerde que una vez que seleccione esa opción, su pantalla será visible para otros, así que asegúrese de que lo que tiene arriba es lo que quiere mostrarles. Para dejar de compartir, seleccione la opción Dejar de compartir.

Atajos a tu alcance

Ya sea que esté trabajando en una computadora portátil o de escritorio, necesita un mouse y un teclado para hacer cualquier cosa. Es con eso en mente que los desarrolladores crean sus programas para utilizar mejor esas herramientas. Señalar y hacer clic en algo con el mouse puede ser la forma más intuitiva de hacer que algo suceda para la mayoría de las personas, pero los verdaderos atajos viven entre las teclas. Profundice un poco más en sus menús y encontrará un mundo lleno de atajos de teclado que pueden ahorrarle tiempo o hacer que las funciones menos conocidas estén más disponibles.

Los métodos abreviados de teclado para el software de teleconferencia suelen ser para acciones que normalmente realizaría durante una llamada. En lugar de tener que cambiar el enfoque de la cámara para encontrar el menú correcto con el mouse, un usuario experto puede realizar cualquier cantidad de acciones con solo tocar un par de teclas. Los siguientes son algunos atajos de teclado importantes para Zoom, GoToMeeting y Skype.

Métodos abreviados de teclado Zoom:

• Silenciar/activar audio: Windows: Alt+A (o mantenga presionada la barra espaciadora) | Mac: Comando(⌘)+Mayús+A
• Silenciar/reactivar el silencio de todos menos del host: Windows: Alt+M | Mac: Comando(⌘)+Control+M (Activar silencio: Comando(⌘)+Control+U)
• Iniciar/detener cámara web: Windows: Alt+V | Mac: Comando(⌘)+Mayús+V
• Iniciar/detener nueva pantalla para compartir: Windows: Alt+Shift+T | Mac: Comando(⌘)+Mayús+S
• Pausar/reanudar compartir pantalla: Windows: Alt+T | Mac: Comando(⌘)+Mayús+T
• Iniciar/detener la grabación: Windows: Alt+R | Mac: Comando(⌘)+Mayús+R
• Subir/bajar la mano: Windows: Alt+Y | Mac: Opción+Y

Métodos abreviados de teclado de GoToMeeting (solo Windows):

• Silenciar/activar audio: Ctrl+Alt+A
• Iniciar/detener el uso compartido de la pantalla: Ctrl+Alt+S
• Pausar/reanudar el uso compartido de pantalla: Ctrl+Alt+P
• Iniciar/detener cámara web: Ctrl+Alt+W
• Cambiar al audio de la computadora o del teléfono: Ctrl+Alt+U
• Mostrar/ocultar chat: Ctrl+Alt+C
• Mostrar/ocultar lista de asistentes: Ctrl+Alt+L

Métodos abreviados de teclado de los equipos de Microsoft:

• Alternar silencio: Windows: Ctrl+Shift+M | Mac: Comando(⌘)+Mayús+M
• Alternar vídeo: Windows: Ctrl+Shift+O | Mac: Comando(⌘)+Shift+O (No hay acceso directo en las aplicaciones web).
• Iniciar videollamada: Windows: Ctrl+Shift+U | Mac: Comando(⌘)+Mayús+U
• Iniciar llamada de audio: Windows: Ctrl+Shift+C | Mac: Comando(⌘)+Mayús+C
• Rechazar llamada: Windows: Ctrl+Shift+D | Mac: Comando(⌘)+Mayús+D
• Aceptar videollamada: Windows: Ctrl+Shift+A | Mac: Comando(⌘)+Mayús+A
• Aceptar llamada de audio: Windows: Ctrl+Shift+S | Mac: Comando(⌘)+Mayús+S

Métodos abreviados de teclado de Skype:

• Silenciar/activar audio: Windows: Ctrl+M | Mac: Comando(⌘)+Mayús+M
• Iniciar videollamada: Windows: Ctrl+Shift+K | Mac: Comando(⌘)+Mayús+K
• Iniciar llamada de audio: Windows: Ctrl+Shift+P | Mac: Comando(⌘)+Mayús+R
• Alternar cámara web: Windows: Ctrl+Shift+K | Mac: Comando(⌘)+Mayús+K
• Cuelgue: Windows: Ctrl+E | Mac: Comando(⌘)+Mayús+H
• Agregar personas para llamar: Windows: Ctrl+Shift+A | Mac: Comando(⌘)+Mayús+A
• Mostrar/ocultar la lista de asistentes: Ctrl+Alt+L | Comando(⌘)+Mayús+A