¿Qué es Power Automate en Windows 11 y cómo usarlo?

Al analizar sus clics diarios, los movimientos del mouse o las copias de archivos, puede que le sorprenda cuántas de esas tareas son mundanas. Si alguna vez pensó que debe haber una mejor manera de realizar tareas repetitivas en Windows 11, está de suerte. Microsoft sabe que muchas tareas rutinarias se pueden automatizar fácilmente, y ahí es donde entra en juego Power Automate. La aplicación viene preinstalada con Windows 11, pero no se sienta tan mal si ni siquiera sabía que estaba ahí. Muchas personas lo descubren accidentalmente o lo ignoran cuando pasan por el proceso de inicio.

¿Qué es la automatización de energía?

Según Microsoft, Power Automate es una plataforma destinada a «ampliar las capacidades existentes de automatización de procesos robóticos (RPA) para automatizar todas las tareas mundanas». Pero esa es una declaración enormemente vaga y confusa que subestima su potencial.

En términos más comprensibles, Power Automate es una aplicación de escritorio que puede usar para programar y ejecutar tareas repetitivas y sencillas. Por ejemplo, si desea que su navegador de Internet abra varios sitios web a primera hora de la mañana, puede crear lo que Microsoft llama un «Flujo».

Los flujos requieren poca o ninguna experiencia en codificación, lo que los hace perfectos para cualquiera que desee automatizar tareas. Considere los flujos como accesos directos para acciones en la aplicación, como archivos de Excel, Word o PDF , además de automatización de escritorio, nube y texto.

Un buen ejemplo de un flujo de Excel es el que se explica durante el tutorial de la aplicación. Siguiendo los pasos, crea un flujo que inicia automáticamente Excel y extrae datos de tablas completas o filas y columnas específicas. Para la automatización del escritorio, existen flujos de inicio que inician aplicaciones específicas, copian automáticamente archivos y carpetas o imprimen documentos.

Cómo crear flujos

Los flujos se crean a través de un sistema de arrastrar y soltar, lo que elimina la necesidad de una codificación compleja o retoques con los procesos del sistema. Todo lo que necesita es una idea aproximada de lo que quiere lograr, luego revise las opciones para que eso suceda.

Sin embargo, tenga en cuenta que usar la aplicación puede ser bastante abrumador al principio, ya que necesitará una comprensión básica de cómo funcionan los procesos y qué significan los términos técnicos. Aun así, si está dispuesto a intentarlo, comience con los pasos a continuación:

• Abra la aplicación Power Automate y haga clic en «Nuevo flujo».

• Asigne un nombre a su Flujo y haga clic en «Crear».

• La siguiente ventana puede parecer un poco intimidante, pero es fácil entender las cosas si ya sabe qué tipo de acción automatizada desea crear. El panel de la izquierda es todas las acciones posibles. Puede hacer clic en cada uno para expandirlo aún más. Para este ejemplo, estamos creando un Flujo simple que abre Spotify cuando presiona una determinada combinación de teclas.

Automatización de su primera tarea

• En el panel de la izquierda, desplácese hacia abajo y haga clic en «Mouse y teclado» para expandir la lista, luego haga clic y arrastre la opción «Esperar la tecla de acceso directo» al cuadro de flujo principal. Esto es condicional y solo activa las acciones debajo de él cuando se presiona.

• Tan pronto como suelte el botón del mouse, aparecerá una ventana de configuración. Seleccione el modificador y la tecla del teclado para activar el Flujo. Para este ejemplo, estamos usando Ctrl+ Num1. Cuando haya terminado, haga clic en «Guardar».

• Verás que la primera acción se agregó en la pestaña principal de la derecha, y debemos asociarla con una acción. En el panel izquierdo, haga clic en «Sistema» y arrastre «Ejecutar aplicación» debajo de «Esperar la tecla de acceso directo».

• Tan pronto como suelte el botón del mouse, aparecerá una ventana de configuración. En la primera línea, ingrese la ubicación de la aplicación que desea ejecutar. No es necesario cambiar los parámetros de «Argumentos de línea de comando» y «Carpeta de trabajo», pero puede elegir el tamaño de la aplicación abierta desde el menú desplegable en «Estilo de ventana». Clic en Guardar.»

• Ambas acciones deben estar visibles en la pestaña principal. Para verificar que todo funcione según lo planeado, haga clic en «Ejecutar» en la cinta superior.

• Las acciones y variables desaparecerán de la izquierda y verá un contador en la parte inferior que indica cuánto tiempo ha estado funcionando el Flujo. Si no hay errores, su flujo está configurado correctamente. Clic en Guardar.»

Aprovechar al máximo los flujos

Hay una advertencia que debe tener en cuenta. La aplicación solo se abre cuando se presiona la combinación de teclas de Flow, pero Flow en sí no se inicia automáticamente o bajo un conjunto de condiciones, ya que la versión de Power Automate que está preinstalada en Windows 11 es en realidad la versión gratuita y tiene limitaciones.

Sin embargo, con una suscripción, puede crear accesos directos de escritorio para sus flujos y luego ejecutar los accesos directos haciendo doble clic en ellos. Esto le ahorra tiempo, ya que no necesita abrir Power Automate e iniciar manualmente un flujo.

Además, la aplicación (por ahora) se limita a las integraciones del navegador con Microsoft Edge. Pero para Google Chrome, echa un vistazo a estas siete extensiones que automatizan las aburridas tareas de navegación .

Preguntas frecuentes

¿Cuánto conocimiento de codificación necesita para usar Power Automate?

Para crear un Flujo básico, necesitará al menos cierta comprensión de los términos y procesos técnicos. Puede usar Power Automate para crear funciones muy complejas, pero eso requerirá mucha investigación, experimentación y pruebas.

¿Cuáles son los costos de suscripción?

Si necesita más funciones y acciones, el plan por usuario comienza en $15 por mes. También hay un nivel en el que paga $ 0,60 por flujo o $ 40 por mes para cada usuario. Esto incluye la automatización robótica de procesos (RPA).

¿Dónde puedo encontrar plantillas en Power Automate?

Hay muchas plantillas de la comunidad para ayudar a otros a automatizar sus tareas. En el sitio web de Power Automate , en «Producto», encontrará la página web «Plantillas». Algunos de los flujos de plantillas populares incluyen guardar un archivo adjunto de correo electrónico en OneDrive o Dropbox y enviar un correo electrónico sobre tweets con una determinada palabra clave.

Crédito de la imagen: Unsplash . Todas las capturas de pantalla de Charlie Fripp.

Deja un comentario

• Facebook
• Pío