¿Cuál es la diferencia entre la base de efectivo y la base de acumulación?
- La base de efectivo es mucho más simple y directa que la contabilidad de acumulación.
- Las empresas incurren en ingresos y gastos en diferentes momentos según el tipo que utilicen.
- La contabilidad de acumulación es necesaria para muchas empresas.
- Este artículo es para empresarios y profesionales interesados en software y prácticas contables.
La base de efectivo permite que las empresas registren los ingresos y los gastos solo cuando se recibe o se paga efectivo. La contabilidad de acumulación implica el seguimiento de los ingresos y los gastos a medida que se incurre (cuando se envía una factura o se recibe una factura) en lugar de cuando el dinero realmente cambia de manos. La contabilidad de caja es mucho más simple, pero se requiere la acumulación para ciertas empresas y es preferible que otras aprovechen ciertas estrategias fiscales.
Debido a las diferencias entre la contabilidad de caja y la de devengo, un método puede ser más apropiado para su negocio que el otro. Afortunadamente, la mayoría de los programas de contabilidad facilitan el seguimiento de las finanzas de su empresa con métodos tanto de caja como de acumulación. Sin embargo, tenga en cuenta que debe decidir qué método desea utilizar y luego ser coherente al realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos.
Punto clave: las empresas que comienzan usando un método de contabilidad y deciden cambiar más tarde pueden hacerlo presentando el Formulario 3115 del IRS y obteniendo la aprobación del IRS para cambiar su método de contabilidad (si califican).
Contabilidad de efectivo frente a devengo
La contabilidad de caja y de acumulación difiere en varios aspectos, pero la principal diferencia es cuando los ingresos y los gastos se reflejan realmente en los libros de una empresa. Las empresas que son elegibles para usar la contabilidad de caja casi siempre prefieren usar ese método porque es más simple y directo.
Debido a que los ingresos y los gastos se registran en diferentes momentos si una empresa utiliza la contabilidad de caja o de acumulación, esto también afecta cuando las empresas incurren en obligaciones (o beneficios) fiscales como resultado de estas transacciones.
Por ejemplo, mientras que las empresas que utilizan la contabilidad de caja incurren en obligaciones tributarias cuando los fondos de una venta llegan a su cuenta, las empresas que utilizan la contabilidad de devengo pagan impuestos sobre las ventas realizadas en un año determinado, ya sea que esas ventas hayan sido pagadas o no.
Efectivo versus acumulación de un vistazo
Pros y contras de la contabilidad de caja
La contabilidad en efectivo es un método en el que los ingresos se registran cuando se recibe realmente el efectivo; asimismo, los gastos se registran cuando se pagan. La contabilidad de caja no reconoce ni rastrea las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar. Por esa razón, el método es mejor para las pequeñas empresas que no almacenan inventario.
ventajas
- Te permite ver el efectivo disponible. La contabilidad de caja facilita ver cuánto dinero tiene realmente su empresa en un momento dado y proporciona una instantánea de los saldos reales de las cuentas.
- Ofrece más control sobre las transacciones. Esto puede resultar en una administración de efectivo más confiable y ventajas fiscales.
- Es más fácil realizar un seguimiento de los ingresos y gastos. Solo realiza un seguimiento cuando recibes dinero o cuando sale de tu cuenta. No es necesario que realice un seguimiento de las cuentas por cobrar o por pagar (aunque aún debería hacerlo).
- Hay menos riesgo de no poder pagar los impuestos. Los ingresos no se gravan hasta que estén realmente en su cuenta.
Contras
- No muestra los pasivos de una empresa. La contabilidad de caja hace que sea difícil ver los pasivos de su negocio porque no refleja las cuentas por pagar futuras.
- No es apropiado para todas las empresas. El IRS no permite que las empresas que realizan ventas a crédito o que hayan recaudado $26 millones en ventas brutas en cualquiera de los últimos tres años utilicen la contabilidad de caja.
- Es difícil hacer la transición a la contabilidad de devengo. Si comienza a usar la contabilidad de caja, puede ser difícil hacer la transición a la contabilidad de devengo más adelante, lo que puede conducir a una mala gestión de las finanzas de la empresa.
Pros y contras de la contabilidad en base devengado
Conclusión clave: la contabilidad de acumulación es ideal para empresas más grandes y empresas basadas en inventario que se benefician de la depreciación y las ventas a crédito.
ventajas
- Facilita ver los ingresos y gastos futuros. A diferencia de la contabilidad de caja, la contabilidad de base devengada le permite ver una imagen completa de las finanzas de su empresa. Esto se debe a que realiza un seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en lugar de solo el dinero que se ha depositado o deducido de sus cuentas.
- Proporciona una imagen más precisa que la contabilidad de caja. La contabilidad de acumulación incluye cuentas por cobrar y por pagar, que brindan una visión más completa de las finanzas de una empresa.
- Permite el ahorro fiscal por depreciación. Si bien las empresas que utilizan la contabilidad de acumulación incurren en obligaciones fiscales por las ventas antes, también pueden aprovechar la depreciación (de ciertos activos) para ahorrar dinero en impuestos a largo plazo.
Contras
- Tiene reglas y regulaciones extensas. La contabilidad de acumulación es más complicada que la contabilidad de caja, y existen reglas sobre tipos específicos de transacciones. Incluso hay reglas sobre qué tipos de empresas deben usar la contabilidad de acumulación.
- Requiere más trabajo que la contabilidad de caja. Si su empresa se beneficiará de la contabilidad de acumulación (o se le exige que la use), pero no tiene tiempo para llevar los libros usted mismo, es probable que tenga que contratar a un contador dedicado.
- No refleja el dinero que está realmente disponible. La contabilidad de acumulación muestra los saldos de las cuentas en función de las transacciones que aún no se han liquidado, por lo que es posible que no tenga tanto efectivo como muestran sus registros.
- Puede requerir que pague impuestos sobre los ingresos que aún no ha recibido. Las ventas que realice al final del año se gravarán en el año en que se realizó la venta, incluso si el efectivo de la venta no se recibe durante semanas o meses.
Ejemplo de cómo el efectivo y la acumulación afectan el resultado final
Tomemos, por ejemplo, una pequeña empresa minorista que completa las siguientes transacciones en un mes:
- Compra inventario por $5,000
- Paga $300 en servicios públicos
- Recibe una factura de $500 por el mantenimiento del edificio
- Gana $8,000 en ventas
- Envía una factura de $ 2,000 por un pedido personalizado que cumplió
Cómo elegir el método adecuado para su negocio
El mejor método de contabilidad para su negocio depende de varios factores. En general, la contabilidad de caja es mejor para las pequeñas empresas y las empresas que no llevan inventario como parte de sus operaciones. Alternativamente, las grandes empresas y las empresas basadas en inventario deberían optar por la contabilidad en valores devengados. Las pequeñas empresas que se espera que crezcan también pueden querer comenzar con la contabilidad de base devengada para estar preparadas para futuras necesidades contables.
Según el tipo de negocio que sea, cuánto dinero gane y los tipos de ventas que realice, es posible que no tenga otra opción. El IRS requiere que ciertas empresas utilicen la contabilidad de base devengada .
Por ejemplo, las corporaciones que no sean S-corps deben usar la contabilidad de base devengada si promediaron más de $25 millones en ingresos brutos durante los últimos tres años. Ciertas corporaciones y paraísos fiscales, incluidas las que realizan ventas a crédito, también tienen prohibido utilizar la contabilidad de caja.
Si tiene la opción de contabilidad de caja o de acumulación, la mayoría de los principales programas de software de contabilidad facilitan la elección del que desea usar para su negocio; algunos incluso brindan orientación para determinar cuál le beneficiará más.
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