12 configuraciones predeterminadas de Microsoft Excel que debe cambiar

Como cualquier otro programa, Microsoft Excel viene con algunas configuraciones predeterminadas que pueden no ser adecuadas para todos. Puede ahorrar tiempo y energía si cambia lo que sucede cada vez que abre y trabaja en Excel.

Aunque Microsoft Excel tiene muchas más opciones de las que enumeramos aquí, estas son algunas de las opciones más comunes que deben cambiarse.

Dónde acceder a la configuración predeterminada

Para cada una de las configuraciones que enumeramos a continuación, irá al mismo lugar de inicio para realizar cambios, que son opciones de Excel.

Abra Excel y seleccione la pestaña «Archivo». Seleccione «Opciones» en la esquina inferior izquierda.

Esto abrirá las opciones de Excel que contienen cada una de las opciones. A continuación, puede seleccionar la pestaña de menú correcta a la izquierda para la configuración adecuada, como se describe a continuación.

1. Barra de herramientas de acceso rápido

Una de las mejores configuraciones a tener en cuenta al usar Excel es la personalización de la barra de herramientas de acceso rápido. Esta conveniente ubicación es ideal para hacer las cosas rápidamente. Por ejemplo, es posible que desee un botón «Guardar como» en lugar de «Guardar como» o una forma rápida de enviar un archivo por correo electrónico.

Seleccione «Barra de herramientas de acceso rápido» y use el menú desplegable «Seleccionar comandos de» para ver un conjunto de opciones. Seleccione un comando de la lista y seleccione «Agregar» para moverlo a la barra de herramientas de la derecha. Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

2. Estilo y tamaño de fuente

Otra buena configuración predeterminada para cambiar si tiene preferencias de fuente es el estilo y el tamaño. Es posible que prefiera un estilo de fuente particular o use un tamaño particular con cada nuevo libro que abra.

Seleccione «General» a la izquierda y vaya a la sección «Al crear nuevos libros». Aquí verá las dos configuraciones principales para el estilo de fuente predeterminado y luego el tamaño. Haga sus selecciones de estos menús desplegables y haga clic en Aceptar para guardarlas.

3. Ver hojas nuevas

Si bien puede que no sea tan común como cambiar la fuente predeterminada, la vista que usa en Excel puede ser algo que necesite modificar. Tal vez siempre trabaja en la vista Diseño de página, o simplemente desea abrir nuevas hojas en el modo de salto de página.

Seleccione «General» y vaya a la sección «Al crear nuevos libros». Seleccione la lista desplegable «Vista predeterminada para hojas nuevas» y seleccione la vista que desee. Junto con las dos opciones mencionadas, puede elegir «Vista normal». Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

4. Libro de trabajo para abrir

¿Casi siempre abres el mismo libro en Excel? Puede realizar cambios para que el libro de trabajo que desee se abra automáticamente cuando inicie Excel.

Hay dos maneras diferentes de hacer esto. Uno de ellos implica cambiar la carpeta XLSTART integrada de Excel, y puede encontrar detalles completos sobre esta configuración en nuestra guía para abrir libros de trabajo específicos automáticamente.

Otra opción más fácil es abrir los libros contenidos en la carpeta que especificaste. Seleccione «Avanzado» y vaya a la sección «General». Junto al campo «Al iniciar, abra todos los archivos en», ingrese la ruta a la carpeta donde guardó el libro de trabajo deseado (puede copiar la ruta usando el Explorador de archivos). Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

5. Número de libros recientes

Cuando abre Excel, si selecciona un libro de trabajo de la lista Libros de trabajo recientes, puede personalizar el número que se muestra. Sin embargo, la lista puede ser bastante larga y es posible que solo necesite ver los 10 libros más recientes, no los 50.

Seleccione «Avanzado» y vaya a la sección «Pantalla». En la parte superior de la sección, junto a Mostrar este número de libros recientes, ingresa un número o usa las flechas para moverte hacia arriba y hacia abajo. Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

6. Número de hojas

Cuando crea un nuevo libro de trabajo, puede comenzar con un cierto número de hojas. En lugar de agregarlos sobre la marcha, puede abrir nuevos libros de trabajo con un número determinado de hojas de cálculo.

Seleccione «General» y vaya a la sección «Al crear nuevos libros». Junto a Incluir muchas hojas, ingrese un número o use las flechas para seleccionar un número. Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

7. Unidades de regla

Aunque la regla predeterminada usa las unidades para su región, puede cambiarlas a pulgadas, centímetros o milímetros. Esto puede ser especialmente útil si está colaborando con colegas internacionales.

Seleccione «Avanzado» y vaya a la sección «Pantalla». Utilice el menú desplegable junto a Unidades de regla para seleccionar la que prefiera. Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

8. Ingrese el comportamiento clave

Cuando está trabajando con la entrada de datos en una hoja, al presionar la tecla Intro se mueve el cursor hacia abajo a la celda de abajo. Pero en tu caso, puedes introducir tus datos de forma horizontal a la derecha o a la izquierda. Puede cambiar la dirección predeterminada presionando la tecla Enter.

Seleccione «Avanzado» y vaya a la sección «Opciones de edición». Use el menú desplegable Dirección a continuación. Después de presionar la tecla Intro, mueva el resaltado para seleccionar Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda. Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

9. Decimales

Si trabaja mucho con decimales en hojas de Excel y siempre cambia los decimales, también puede ajustar este valor predeterminado.

Seleccione «Avanzado» y vaya a la sección «Opciones de edición». Seleccione la casilla de verificación «Insertar punto decimal automáticamente» y luego ingrese un número o use las flechas al lado de «Lugares». Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

10. Método de cálculo

De forma predeterminada, los cálculos en los libros de Excel se realizan automáticamente. Esta es otra configuración que puede querer cambiar si prefiere hacerlo manualmente o solo automáticamente para todo, excepto las tablas de datos.

Seleccione «Fórmulas» y vaya a la sección «Opciones de cálculo». En el lado izquierdo de la sección, marque la opción que desea usar para los cálculos en el libro de trabajo. Si elige Manual, puede marcar opcionalmente la opción para volver a calcular el libro de trabajo antes de guardar. Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

11. Formato de archivo al guardar

Si necesita un formato de archivo específico que no sea el formato predeterminado de Excel, XLSX, también puede cambiarlo. Esto le ahorra tiempo al cambiar el tipo de archivo Guardar como para libros nuevos.

Seleccione «Guardar» y vaya a la sección «Guardar libros». Junto a «Guardar archivos en este formato», seleccione un formato de la lista desplegable. Verá opciones como versiones antiguas de Excel, CSV, texto y más. Haga clic en «Aceptar» para guardar sus cambios.

12. Diseño de tabla dinámica

A menudo puede usar tablas dinámicas en Excel para analizar grandes cantidades de datos. Si sigue cambiando ciertas opciones de la tabla dinámica, cambie los valores predeterminados.

Seleccione «Datos» y vaya a la sección «Opciones de datos». Haga clic en Cambiar diseño predeterminado junto a Realizar cambios en el diseño de tabla dinámica predeterminado.

Cuando se abra la ventana Editar diseño predeterminado, utilice los menús desplegables y las casillas de verificación para realizar cambios. Por ejemplo, puede configurar la visualización de subtotales y totales generales en una tabla.

Haga clic en «Aceptar» en la ventana pequeña y en la ventana «Opciones de Excel» para guardar los cambios.

Ahórrese algo de tiempo ajustando la misma configuración cada vez que abra Excel cambiando los valores predeterminados. Y recuerde, si cambia de opinión más tarde, simplemente regrese al mismo lugar en las opciones de Excel y revierta la configuración.