7 funciones de análisis de datos de Excel que debe probar

Ya sea que use Excel para finanzas comerciales o presupuestos personales, las funciones de análisis de datos de la herramienta lo ayudarán a comprender sus datos. Aquí hay algunas funciones de Excel para el análisis de datos y cómo pueden ayudar.

Análisis rápido de herramientas útiles.

Si no está seguro de cuál es la mejor manera de mostrar sus datos, o si es un nuevo usuario de Excel, la función Análisis rápido es imprescindible. Con él, simplemente selecciona sus datos y navega a través de las diversas herramientas de análisis proporcionadas por Excel.

Seleccione los datos que desea analizar. En la esquina inferior de las celdas seleccionadas, verá un pequeño botón. Haga clic en el botón «Análisis rápido» y verá varias opciones para navegar.

Seleccione Formato para ver formas de usar el formato condicional. También puede seleccionar Gráficos para ver los gráficos que Excel recomienda para sus datos, Totales para cálculos mediante funciones y fórmulas, Tablas para crear una tabla o tabla dinámica y Minigráficos para insertar pequeños gráficos para sus datos.

Después de seleccionar una herramienta, desplace el cursor sobre las opciones para ver una vista previa. Por ejemplo, si elige Formato, desplace el cursor sobre los gráficos de barras, la barra de colores, el conjunto de iconos u otra opción para ver cómo se verán sus datos.

Simplemente elija la herramienta adecuada y estará en el negocio.

Analizar datos para hacer preguntas.

Otra característica útil integrada de Excel es la herramienta de análisis de datos. Con él, puede hacer preguntas sobre sus datos y ver preguntas y respuestas sugeridas. También puede insertar rápidamente elementos como gráficos y tablas.

Seleccione sus datos, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Análisis de datos en la sección Análisis de la cinta.

Verá una barra lateral abierta a la derecha. En la parte superior, ingresa tu pregunta en el campo de búsqueda. Como alternativa, puede seleccionar una pregunta en la sección No sé qué preguntar o ver las recomendaciones en la barra lateral.

Si ve una tabla o gráfico que desea usar en la lista, seleccione Insertar gráfico o Insertar tabla dinámica para agregarlo a su hoja de cálculo con un solo clic.

Tablas y gráficos para análisis visual

Como se mencionó anteriormente, los gráficos son excelentes herramientas de análisis visual. Afortunadamente, Excel ofrece muchos tipos de gráficos y cuadros, todos los cuales son altamente personalizables.

Seleccione sus datos y vaya a la pestaña «Insertar». Puede seleccionar «Gráficos recomendados» en la sección «Gráficos» de la cinta para ver qué gráfico Excel cree que se ajusta mejor a sus datos.

También puede seleccionar Todos los gráficos en el cuadro Gráficos recomendados o seleccionar un tipo de gráfico específico en la misma sección de la cinta si sabe qué tipo de imagen desea.

Cuando seleccione un tipo de gráfico, verá que aparecerá en su hoja de trabajo con los datos ya insertados. Desde allí, puede seleccionar un gráfico y usar la pestaña Diseño de gráfico, la barra lateral Dar formato al área del gráfico y los botones del gráfico (solo Windows) para personalizar el gráfico y los datos que contiene.

Para obtener más información, consulte nuestra guía para crear gráficos en Excel. Podemos ayudarlo a crear un gráfico circular, un gráfico de cascada, un gráfico de embudo, un gráfico combinado y más.

Ordenar y filtrar para facilitar la navegación

Si desea analizar ciertos datos en una hoja de Excel, las opciones de clasificación y filtrado lo ayudarán con esto.

Puede tener columnas de datos que desee ordenar alfabéticamente, numéricamente, por color o por un valor específico.

Seleccione sus datos, vaya a la pestaña Inicio y abra el menú desplegable Ordenar y filtrar. Puede seleccionar la opción de ordenación rápida o «Ordenación personalizada» para seleccionar un valor específico.

Además de ordenar los datos, puede usar filtros para ver solo los datos que necesita en este momento. Seleccione los datos, abra el mismo menú Ordenar y filtrar y seleccione Filtrar.

Verá botones de filtro en la parte superior de cada columna. Haga clic en el botón para filtrar esta columna por color o número. También puede usar las casillas de verificación en la parte inferior de la ventana emergente.

Para borrar el filtro cuando haya terminado, haga clic en el botón de filtro y seleccione Borrar filtro. Para deshabilitar el filtrado por completo, regrese al menú Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio y desmarque Filtrar.

Funciones para crear fórmulas.

Las funciones de Excel son herramientas fantásticas para crear fórmulas que le permiten manipular, modificar, transformar, fusionar, dividir y hacer muchas otras cosas con sus datos. Cuando se trata de análisis de datos, aquí hay algunas características que pueden ser útiles.

SI e IFS

Las funciones IF y IF son invaluables en Excel. Puede ejecutar una prueba y devolver verdadero o falso según los criterios. IFS permite múltiples condiciones. IF e IFS también son útiles cuando los combina con otras funciones.

CONTAR.SI y CONTAR.SI

Las funciones COUNTIF y COUNTIFS cuentan el número de celdas que contienen datos que cumplen ciertos criterios. COUNTIFS permite múltiples condiciones.

SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONTINUO

Las funciones matemáticas SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO agregan valores a las celdas según los criterios. SUMIFS le permite usar múltiples condiciones.

BUSCARX, BUSCARV y BUSCARH

Las funciones BUSCARX, BUSCARV y BUSCARH lo ayudan a encontrar datos específicos en una hoja de trabajo. Use BUSCARX para buscar datos en cualquier dirección, BUSCARV para buscar datos verticalmente o BUSCARH para buscar datos horizontalmente. XLOOKUP es el más versátil de los tres y extremadamente útil.

ÚNICO

Con la función de búsqueda ÚNICA, puede obtener una lista de solo valores únicos de su conjunto de datos.

Formato condicional para descubrimiento rápido de datos

El formato condicional es definitivamente una característica favorita. Una vez que lo configura, puede encontrar rápidamente datos específicos, lo que acelerará su análisis de datos.

Seleccione sus datos, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en el menú desplegable Formato condicional. Verá varias formas de dar formato a los datos, como resaltar celdas mayores o menores que cierto valor, o mostrar los primeros o últimos 10 elementos.

También puede usar el formato condicional para encontrar datos duplicados, insertar barras de colores para elementos como mapas de calor, crear gráficos de barras para indicadores de colores y usar conjuntos de íconos para elementos visuales útiles como formas y flechas.

Además, puede crear su propia regla, aplicar varias reglas al mismo tiempo y eliminar reglas que ya no necesita.

Tablas dinámicas para datos complejos

Una de las herramientas de análisis de datos más poderosas en Excel es la tabla dinámica. Con él, puede organizar, agrupar, resumir y calcular datos utilizando una tabla interactiva.

Seleccione los datos que desea agregar a la tabla dinámica y vaya a la pestaña «Insertar». Al igual que con los gráficos, puede ver las sugerencias de Excel seleccionando «Tablas dinámicas recomendadas» en la sección «Tablas» de la cinta. Alternativamente, puede crear uno desde cero haciendo clic en el botón de la tabla dinámica en la misma sección.

Luego verá el marcador de posición agregado a su libro de trabajo para la tabla dinámica. En el lado derecho, use la barra lateral Campos de tabla dinámica para personalizar el contenido de la tabla.

Use las casillas de verificación para seleccionar los datos que desea incluir y luego las áreas a continuación para aplicar filtros y especificar filas y columnas. También puede usar la pestaña Analizar tabla dinámica.

Debido a que las tablas dinámicas pueden ser un poco intimidantes cuando comienza, consulte nuestra guía completa para crear una tabla dinámica en Excel.