Cuentas por pagar y su negocio: lo que necesita saber

• Las cuentas por pagar son cuentas que una empresa debe pagar. Es el dinero que una empresa debe a los proveedores por los bienes y servicios proporcionados.
• Algunos ejemplos de cuentas por pagar incluyen servicios de limpieza, uniformes del personal, suscripciones de software y suministros de oficina. Las cuentas por pagar no incluyen nómina.
• El proceso de cuentas por pagar consta de tres pasos: comprar el pedido, recibir el pedido y pagar la factura del proveedor.
• Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas interesados ​​en configurar o optimizar sus procesos de gastos comerciales.

“Cuentas por pagar” es un término contable para el dinero que su empresa les debe a los proveedores y vendedores. Todas las facturas y deudas, además de la nómina, entran en esta categoría, lo que la convierte en un aspecto crítico de cualquier negocio.

Para asegurarse de que su negocio pueda producir información financiera consistentemente precisa, necesita un sistema de cuentas por pagar confiable. Un proceso de cuentas por pagar simplificado y preciso ayudará a su empresa con los objetivos a corto y largo plazo y la salud financiera.

Examinaremos el proceso de cuentas por pagar y compartiremos consejos para realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y acceder a los recursos contables.

El proceso de cuentas por pagar

El proceso de cuentas por pagar es crucial para la salud financiera general de una empresa, incluido su puntaje de crédito comercial. “La precisión y la integridad de los estados financieros de una empresa dependen del proceso de cuentas por pagar”, señaló Harold Averkamp, ​​fundador y autor del contenido del sitio web de asesoramiento contable AccountingCoach.com. “La eficiencia y eficacia del proceso de cuentas por pagar también afectará la posición de caja de la empresa, la calificación crediticia y la relación con sus proveedores”.

Para crear un proceso completo de cuentas por pagar, es crucial comprender los pasos clave involucrados.

1. Orden de compra: para iniciar un proceso de compra, el departamento de compras de la organización envía una orden de compra a un proveedor.
2. Informe de recepción: una vez que la empresa ha recibido los bienes o servicios adquiridos, se crea un informe de recepción para documentar el envío, incluidos los problemas y daños.
3. Factura del proveedor: Finalmente, el proveedor creará y enviará una factura para solicitar el pago de los bienes o servicios adquiridos y recibidos. Cuando la empresa reciba la factura, anotará los términos de pago y procesará el pago dentro de esos términos.

Seguimiento de cuentas por pagar

Muchas pequeñas empresas realizan un seguimiento mensual de las cuentas por pagar, a veces abreviadas como A/P. Sin embargo, a medida que crece el negocio, se recomienda hacer un seguimiento de las cuentas por pagar semanalmente. La mayor frecuencia ayuda a las pequeñas empresas a aprovechar los descuentos por pago anticipado incluidos en las facturas y resolver créditos debido a devoluciones de inventario.

Estas son algunas de las mejores prácticas para realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y mantener las finanzas de su empresa funcionando sin problemas:

• Mantenga registros precisos de cuentas por pagar. Llevar un registro detallado de cuentas por pagar en caso de disputas de pago, para recordarle al negocio las facturas vigentes o pendientes, o como comprobante de gasto en época de impuestos. Cree estos informes contables manualmente o con un software de contabilidad.
• Utilice un excelente software de contabilidad. El mejor software de contabilidad automatiza las cuentas por pagar y simplifica el proceso. Puede programar y rastrear pagos mientras controla quién tiene acceso a sus datos financieros. También puede reducir los errores y acelerar el proceso de cuentas por pagar.
• Manténgase orientado a los detalles. Trabajar con cuentas por pagar requiere una excelente atención a los detalles. Cada factura debe ser verificada en cuanto a su exactitud, fecha de facturación y fecha de pago. Los detalles de la factura deben ingresarse correctamente en el libro mayor o en el software de contabilidad. La contratación de contadores y tenedores de libros calificados ayuda a garantizar la precisión.
• Referencia a facturas originales. Trabaje a partir de la factura original siempre que sea posible. Algunas facturas se envían electrónicamente. Para evitar errores y minimizar la confusión con las facturas electrónicas, imprima la factura y archive el correo electrónico inicial.
• Estandarice su convención de nomenclatura. Utilice siempre la misma convención o sistema de nomenclatura. Siga un proceso consistente y replicable cada vez que asigne un número de factura en su sistema. Determine el método, como el uso de ceros a la izquierda, y manténgalo.
• Ingrese cada factura individualmente. Ingrese cada factura individualmente, incluidas varias facturas mensuales del mismo proveedor. Si hay una disputa, querrá poder encontrarla fácilmente en su sistema.
• Obtener todas las facturas aprobadas. Antes de ingresar una factura, obtenga la aprobación de la persona adecuada. La parte que aprueba debe ser diferente del miembro del personal que ingresa la factura. Idealmente, mantenga estas asignaciones de roles separadas y distintas. Sin embargo, si usted es un propietario único que lleva sus libros, es posible que esto no sea posible. En ese caso, asegúrese de tener un proceso claro para la aprobación y la entrada. Mantenga registros de procesos sólidos para respaldar cada función, de modo que esté preparado para delegar o subcontratar esta tarea a medida que crece su negocio.
• Busque descuentos por pago anticipado para ahorrar dinero. Los descuentos pueden acumularse durante 12 meses. Algunos proveedores ofrecen una ligera reducción, generalmente un porcentaje del monto total adeudado, a cambio de recibir el pago antes. Si normalmente procesa por lotes todas sus facturas de cuentas por pagar para revisarlas y pagarlas al mismo tiempo, considere un nuevo sistema. Encuentre un sistema que le permita identificar, marcar, archivar y pagar facturas con términos de descuento en una línea de tiempo más rápida.

El flujo de efectivo es vital para una pequeña empresa. Un sistema sólido de seguimiento y pago de cuentas por pagar le brinda una imagen clara de sus gastos frente a sus ingresos, lo que le permite tomar mejores decisiones comerciales.

Conclusión clave: algunas personas inicialmente están confundidas acerca de las cuentas por pagar versus las cuentas por cobrar. Mientras que las cuentas por cobrar son dinero que otros le pagarán, las cuentas por pagar representan lo que le debe a sus proveedores.

Ejemplos de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar implican facturación B2B. Su empresa debe pagar a otra empresa por los bienes o servicios que proporciona. Estos son algunos ejemplos de situaciones de cuentas por pagar:

• Servicios de limpieza: un ejemplo de cuentas por pagar es cuando la Compañía A contrata a la Compañía B para manejar sus necesidades de limpieza. En este ejemplo, la Empresa A debe enviar pagos regulares a la Empresa B a cambio de servicios de limpieza rápidos y confiables.
• Uniformes del personal: Otro ejemplo de cuentas por pagar es cuando una empresa contrata a otra empresa para producir los uniformes de su personal. Este es un ejemplo de un gasto comercial repetido o periódico. La rotación de personal y los uniformes perdidos o dañados requerirán pedidos adicionales. En este ejemplo, la empresa B factura a la empresa A cuando recibe un nuevo pedido y luego el departamento de cuentas por cobrar de la empresa A procesa el pago.
• Suministros de oficina: muchas empresas compran suministros de oficina al por mayor y configuran pedidos automáticos según la frecuencia de uso para garantizar que nunca se queden sin suministros esenciales. Estos propietarios de negocios a menudo tienen pagos pendientes a sus empresas de suministros de oficina para garantizar un flujo de trabajo eficiente.
• Saneamiento: muchas empresas pagan a otras empresas para que se lleven la basura y los materiales reciclables. Estos servicios son típicamente semanales.

Recursos contables adicionales

Puede encontrar más información sobre el manejo de cuentas por pagar en los siguientes artículos:

• ¿Qué es un informe de antigüedad de cuentas por pagar?
• Cómo definir la contabilidad para empresas
• Razones y fórmulas contables: los conceptos básicos que necesita saber
• ¿Cuál es la diferencia entre la base de efectivo y la base de acumulación?
• ¿Qué es el ciclo contable?

Adam Uzialko contribuyó al reportaje y redacción de este artículo.