Cómo crear una base de datos en Notion

Las bases de datos en Notion son esencialmente colecciones de páginas que puede personalizar para adaptarse a sus necesidades o las de su organización. Puede insertar información para formar sus planes, administrar sus datos o colaborar con otras personas.

Sin embargo, Notion puede resultar abrumador para un principiante. Este artículo intentará ayudarlo a superar las dificultades de un novato de Notion y crear su primera base de datos.

Crear una base de datos de nociones

Las bases de datos de Notion pueden describirse como archivadores inteligentes que pueden contener miles de páginas. Similar a Excel y OneNote, Notion es diferente en los siguientes aspectos:

• Cada elemento de la base de datos puede abrirse como una nueva página y editarse en consecuencia.
• Puede personalizar cada elemento de la base de datos agregándoles más contexto, como fechas, plazos, enlaces, participantes, etc.
• Las bases de datos se pueden ver de varias maneras, no solo como una tabla.

Para crear su primera base de datos, deberá configurar una cuenta. Puede iniciar sesión con un correo electrónico, una cuenta de Google o una cuenta de Apple. Luego, simplemente elija para qué usará Notion (uso personal, su equipo o escuela), y estará listo para comenzar.

Desde el principio, se le darán plantillas prefabricadas para que pueda comenzar. También se le presentarán los conceptos básicos que lo ayudarán a formar su primera base de datos.

Puede crear una base de datos en Notion de dos maneras:

• Haga clic en «Agregar una página»
• Comience a escribir «/ base de datos» y elija una base de datos del menú desplegable

Cómo personalizar su base de datos

Ahora puede comenzar a personalizar su base de datos como desee.

1. Elija una de las seis opciones de diseño de la base de datos: tabla, tablero, lista, galería, calendario o línea de tiempo.

   

2. En el panel derecho, puede seleccionar una fuente de datos para vincular el contenido de una base de datos existente en su espacio de trabajo o hacer clic en «+ Nueva base de datos» para comenzar de nuevo.

   

3. En la parte superior de la página, puede nombrar su nueva base de datos.

   

4. Cada diseño de base de datos ya tiene ciertas pautas y una estructura que puede completar. Tenga en cuenta que una tabla tiene un nombre, etiquetas y fecha por defecto, pero puede cambiarlos y agregar tantas filas y columnas (llamadas «propiedades» en Notion) como necesite para su proyecto.

   

5. Una vez que agregue un elemento nuevo (como el nombre de un participante del proyecto), puede abrir el elemento como una página nueva al pasar el cursor sobre él y hacer clic en «Abrir».

   

6. Allí, puede escribir cualquier otro detalle que no crea necesario en la sección principal de la base de datos.

   

7. Agregue etiquetas, comentarios o propiedades.

   

8. Una vez que haya terminado de crear su base de datos, puede moverla por su espacio de trabajo o agregarla a las páginas existentes.

Cómo agregar propiedades a una base de datos de nociones

Las propiedades se refieren a piezas de información que aparecerán para cada página que almacene en una sola base de datos. Se utilizan principalmente para clasificar y filtrar datos. Puedes desmarcar cuáles quieres mostrar y cuáles no. Eso le da una mejor visión general de la base de datos.

Como se mencionó, puede agregar tantas propiedades como necesite. Vienen en varias formas y formas, como fechas, casillas de verificación, fórmulas, URL, etc. Puede cambiar y agregar propiedades como columnas o agregar una propiedad para cada entrada de fila.

Aquí se explica cómo agregar una propiedad a una tabla en Notion:

1. Haga clic en el icono «+» en la última columna de la tabla.

   

2. Elija un tipo de propiedad.

   

3. Personaliza la propiedad editando su nombre, seleccionando o eliminando su icono, etc.

   

Si elige una propiedad como «Estado», podrá agregar tantas opciones de estado como necesite, como «No iniciado», «En proceso» y «Terminado», cambiar el color de cada opción de estado, o mostrarlos como casillas de verificación.

Puede ocultar cada propiedad haciendo clic en ella y seleccionando «Ocultar a la vista». En el mismo menú contextual, puede duplicarlos, eliminarlos o mostrarlos en orden ascendente o descendente.

Una vez que personalice una propiedad, no necesitará presionar «Guardar» o un botón similar. Se guardará en la tabla a medida que lo haga.

Cómo agregar más vistas de base de datos

Las vistas en las bases de datos de Notion le permiten ver la misma información en diferentes arreglos. Notará que esta es una función útil a medida que crea sus propias bases de datos e ingresa más y más información con el tiempo.

Algunos diseños simplemente no hacen justicia a su información después de un tiempo. Por ejemplo, si comenzó con un diseño de tabla y agregó más información orientada a la fecha, probablemente desee cambiar a un diseño de calendario.

Afortunadamente, no tiene que crear una base de datos completamente nueva y agregar la misma información nuevamente. Simplemente puede agregar otra vista con un diseño diferente mientras mantiene intacta la vista inicial.

Aquí se explica cómo agregar una vista a una base de datos existente:

1. Haga clic en el icono «+» junto al nombre de su vista existente.

   

2. Escriba un nombre de vista y seleccione el diseño de la vista.

   

3. Personaliza la nueva vista.

   

Cada vista tiene su propio menú que le permite filtrar cualquier información que no se ajuste a su diseño. Puede ocultar, ordenar o filtrar ciertas propiedades para una mejor organización de datos. Lo que modifique en una vista también se modificará en otras vistas de la misma base de datos. Pero la forma en que personaliza una vista no afectará a otras vistas.

preguntas frecuentes

¿Qué hace el bloqueo de la base de datos en Notion?

Bloquear una vista en una base de datos de Notion evitará que otros cambien las vistas y las propiedades de su base de datos. Sin embargo, aún pueden alterar el contenido dentro de la base de datos como lo deseen. Además, cualquier persona con acceso a su cuenta puede desbloquear la vista.

¿Quién puede editar mi base de datos de Notion?

Encontrará las opciones de colaboración de Notion haciendo clic en el botón «Compartir» en la parte superior de la página. Allí, puede editar quién puede ver, comentar, editar o duplicar su base de datos. Luego, solo necesita copiar el enlace de la base de datos y reenviarlo a quien desee.

Organice su espacio de trabajo con Notion

Las bases de datos de Notion son una solución perfecta para organizar su espacio de trabajo y mantenerse al día con sus tareas diarias. Incluso puede usarlo para su vida personal para hacer planes de viaje, organizar eventos o realizar un seguimiento de sus finanzas. Notion ofrece muchas funciones que puede usar para administrar todos los aspectos de su vida en un solo lugar.

¿Ya has intentado crear una base de datos en Notion? Si es así, ¿para qué era la base de datos? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.