Cómo utilizar Copilot en Outlook

Con una suscripción a Copilot Pro, los usuarios de Microsoft 365 pueden obtener la ayuda del compañero de IA en varias aplicaciones de Microsoft. Outlook es una de esas aplicaciones, junto con Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

¿No ves Copilot en Outlook?

Existe la posibilidad de que no vea Copilot en Outlook a pesar de tener suscripciones activas a Copilot Pro y Microsoft 365 Personal o Familiar. Esto se debe a que, a diferencia de otras aplicaciones, Copilot para Outlook tiene algunos requisitos previos más.

En primer lugar, Copilot para Outlook solo está disponible para cuentas profesionales o educativas y para cuentas de Microsoft que utilizan actualmente direcciones de correo electrónico outlook.com, hotmail.com, live.com y msn.com. Si utiliza un proveedor de correo electrónico de terceros, como Yahoo, Gmail, iCloud, etc., no tendrá Copilot en Outlook.

Ahora, incluso si estás usando una de las cuentas compatibles y aún no tienes Copilot en Outlook, es porque necesitas usar New Outlook en Windows y la última versión en Mac para usarlo. La versión heredada de Outlook en Mac y Outlook clásico en Windows no son compatibles con Copilot.

Además, puede utilizar Copilot en Outlook en la Web.

Si aún no puedes ver Copilot en la aplicación Outlook, intenta reiniciar la aplicación.

Utilice Copilot en Outlook

Al utilizar Copilot en Outlook, puede generar resúmenes de correos electrónicos, obtener ayuda para escribir borradores e incluso recibir comentarios de Copilot sobre los correos electrónicos que haya escrito.

Las capacidades de Copilot en Outlook son algo limitadas con Copilot Pro en comparación con Copilot en Microsoft 365; no puede ayudar con la programación y planificación de eventos en el primero.

Redacción de correos electrónicos con Copilot

Con Copilot, puede obtener ayuda para redactar correos electrónicos en Outlook, desde redactar el contenido hasta refinar el tono.

• Abra la aplicación web o de escritorio de Outlook.
• Haga clic en el botón ‘Nuevo correo’ de la pestaña ‘Inicio’. También puedes abrir un borrador o responder a una conversación en curso, dependiendo de cómo quieras enviar el correo electrónico.

• La pestaña ‘Mensaje’ se activará. Haga clic en el icono ‘Copilot’ de la cinta Mensaje.

• De las opciones que aparecen, seleccione ‘Borrador con copiloto’.

• Se abrirá el cuadro de diálogo ‘Borrador con Copilot’. Escriba el mensaje, es decir, una descripción de lo que desea que diga el correo electrónico.

• Para ajustar los parámetros de tono y duración, haga clic en el botón ‘Opciones de generación’ en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo. Aquí puedes seleccionar varios tonos como neutro, formal, casual, etc., y la longitud del correo electrónico.

• Luego, haga clic en el botón ‘Generar’.

• Copilot generará el correo electrónico en unos segundos. Puede hacer clic en el botón ‘X’ para detenerlo.

• Una vez que genere el correo electrónico, tendrá algunas opciones a su disposición.

• Si le gusta el borrador pero desea hacerle algunos cambios, vaya al campo de texto «Cualquier cosa que desee cambiar», especifique su solicitud y haga clic en el botón «Enviar». Copilot generará un nuevo borrador incorporando su solicitud.

• Puede comparar las diferentes versiones utilizando las flechas ‘<‘ y ‘>’.

• Si desea un borrador completamente nuevo, haga clic en el botón «Regenerar».

• Pero si le gusta el correo electrónico que Copilot ha redactado, haga clic en el botón «Conservarlo» y haga clic en el botón «Descartar» si no desea agregarlo a su correo electrónico.

• Al hacer clic en «Conservarlo», se cargará el correo electrónico en su cuadro de redacción. Termina de redactar el correo electrónico y envíalo.

Obtenga asesoramiento por correo electrónico de Copilot

Además de redactar correos electrónicos desde cero, Copilot también puede ayudarle con los correos electrónicos que ya haya escrito. Con el entrenamiento por correo electrónico, Copilot analizará el correo que haya escrito y propondrá sugerencias que lo harán más profesional. Así es como funciona.

• Comience a redactar un nuevo correo en la aplicación Outlook y escriba su correo electrónico. Debe tener al menos 100 caracteres para que Copilot pueda analizarlo eficazmente.
• Luego, haga clic en el botón «Copilot» de la cinta y seleccione «Coaching by Copilot» en las opciones desplegables.

• Copilot comenzará a analizar el contenido de inmediato. Espere hasta que complete el análisis. Las categorías para las que revisa el correo electrónico son «Tono», «Sentimiento del lector» y «Claridad».
• Luego, dependiendo del borrador, resaltará cuál cree que es el problema en cada categoría y brindará una sugerencia que podría ayudarlo a rectificarlo.

Si te gustan las sugerencias, puedes incluirlas manualmente en tu correo electrónico.

Resumir hilos de correo electrónico con Copilot

Si tienes muchos correos electrónicos que poner al día, Copilot puede ser tu mejor aliado. Puede generar rápidamente resúmenes y puntos clave para correos electrónicos e hilos de correo electrónico, por lo que no es necesario revisar cada correo de la conversación individualmente.

• Abra el correo electrónico o la conversación que desea resumir en Outlook.
• En el panel de lectura, haga clic en el botón ‘Resumen por copiloto’ o ‘Resumir’.

• Espere a que Copilot genere el resumen y los puntos clave.
• El resumen aparecerá en la parte superior del hilo del correo electrónico.

• También puede incluir citas para que puedas ir al hilo correspondiente de la conversación directamente desde el resumen. De esta manera, puede verificar la información que produce Copilot sin depender ciegamente de ella.

Al integrar capacidades de IA directamente en Outlook, Microsoft está allanando el camino para una experiencia de correo electrónico más inteligente e intuitiva. Ya sea que sea un profesional ocupado o alguien que busca optimizar su comunicación digital, Copilot en Outlook ofrece un atractivo conjunto de herramientas para mejorar la productividad y simplificar su rutina de correo electrónico.