Cómo exportar un rango de celdas o un libro de Excel como PDF

Si desea compartir datos de Excel sin compartir el archivo de Excel, puede exportar celdas seleccionadas o todo el libro de trabajo como PDF. El resultado es un documento muy fácil de usar que puede compartir de la forma que desee.

Exporte un rango de celdas de Excel como PDF en Windows

Si tiene un rango específico de celdas que desea exportar a PDF, puede hacerlo en solo unos pocos pasos.

Seleccione las celdas que desea exportar. Puede hacerlo arrastrando el cursor sobre las celdas adyacentes o manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras selecciona celdas no adyacentes.

Tenga en cuenta que si selecciona celdas no adyacentes, pueden aparecer en páginas separadas del documento PDF.

Haga clic en la pestaña «Archivo» y seleccione «Exportar» a la izquierda. A la derecha, seleccione «Crear documento PDF/XPS» y haga clic en el botón «Crear PDF/XPS».

Cuando se abra la ventana Publicar como PDF o XPS, elija una ubicación para guardar el archivo. Cambie el nombre del archivo si es necesario y asegúrese de que PDF esté seleccionado en la lista desplegable Guardar como tipo. Luego seleccione Opciones.

En la ventana «Opciones», seleccione «Seleccionar» en la sección «Publicar». Haga clic en Aceptar en la ventana Opciones y luego en Publicar en la ventana Publicar como PDF o XPS.

Navegue a la ubicación donde guardó el PDF para acceder al archivo.

Exportar libro de Excel como PDF en Windows

Tal vez desee exportar el libro completo como un archivo PDF. Puede hacer esto siguiendo los mismos pasos básicos que los anteriores para exportar un rango de celdas.

Antes de comenzar, tenga en cuenta que no tendrá la opción de preseleccionar saltos de página. De forma predeterminada, las hojas con muchos datos se mueven a otras páginas. Si necesita una hoja por página, consulte primero nuestras instrucciones sobre cómo insertar saltos de página en Excel.

Cuando esté listo para exportar su libro de Excel, vaya a la pestaña «Archivo» y seleccione «Exportar» a la izquierda. A la derecha, seleccione «Crear documento PDF/XPS» y haga clic en el botón «Crear PDF/XPS».

Elija una ubicación de archivo, cambie el nombre del archivo si es necesario y asegúrese de que PDF esté seleccionado en la lista desplegable Guardar como tipo. Luego seleccione Opciones.

En la sección «Publicar qué», seleccione «Todo el libro». Para ignorar cualquier área de impresión que haya configurado en el libro de trabajo, asegúrese de marcar esta casilla en la misma sección. A continuación, puede utilizar el intervalo de páginas y otras áreas y opciones según sea necesario.

Haga clic en Aceptar en la ventana Opciones y Publicar en la ventana Publicar como PDF o XPS. Luego navegue a la ubicación donde guardó el archivo PDF para abrirlo.

Guardar Excel a PDF en Mac

Al igual que en Windows, puede convertir un conjunto de celdas o un libro de trabajo en un PDF en una Mac. Los pasos son ligeramente diferentes de los descritos anteriormente.

Cuando abra un libro de trabajo, seleccione una hoja y seleccione celdas si desea exportar un rango de celdas. Para guardar el libro completo como PDF, simplemente ábralo.

Elija Archivo > Guardar como en la barra de menú. Cuando aparezca la ventana, seleccione una ubicación y cambie el nombre del archivo si es necesario. Luego seleccione «PDF» de la lista desplegable «Formato de archivo».

Para exportar un rango de celdas, elija Seleccionar, que muestra las celdas seleccionadas para su confirmación. Para exportar el libro completo, seleccione Libro.

Cuando haya terminado, seleccione «Guardar» y luego navegue a la ubicación elegida para acceder al archivo PDF.

Ya sea que desee compartir una parte de su hoja de Excel o hacer una copia de seguridad de una versión específica de un libro de trabajo, exportarlo a un archivo PDF es una opción sólida.