El fin de una era controvertida: ¿se está muriendo la oficina abierta?

• Desde la pandemia y el auge del trabajo remoto, los empleados y empleadores cuestionan la relevancia de los planos de planta de oficinas abiertas.
• En el lado positivo, los espacios abiertos de oficina son entornos altamente colaborativos y rentables que facilitan que los empleados establezcan relaciones y una buena relación.
• Las desventajas de las oficinas abiertas incluyen una menor productividad, problemas de privacidad y una menor satisfacción laboral.
• Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas que están evaluando cómo un formato de oficina abierta podría afectar a su fuerza laboral.

Muchos lugares de trabajo modernos evolucionaron a partir del modelo tradicional de oficinas de administración y cubículos de trabajadores para incluir configuraciones más abiertas con escritorios «activos» y salas de conferencias rotativas. Estos entornos de oficina abierta gozaron de popularidad y fueron una tendencia próspera.

Sin embargo, en medio de la pandemia y el consiguiente aumento del trabajo remoto, muchos profesionales se preguntaron si la oficina abierta se convertiría en una cosa del pasado. Si bien los edificios de oficinas ya no están en gran parte inactivos como lo estaban durante el punto álgido de la pandemia, la vida de la oficina se ha desplazado a lugares de trabajo más flexibles y arreglos híbridos.

Veremos el estado actual de la oficina abierta, abordaremos su futuro y exploraremos si fue una buena idea en primer lugar.

¿Qué es una oficina abierta?

Las oficinas abiertas y las oficinas privadas tienen marcadas diferencias. Un plano de planta de oficina abierta tiene entornos de escritorio colaborativos, salas de conferencias giratorias y, potencialmente, incluso oficinas de uso gratuito. Mientras que las oficinas tradicionales cuentan con muchos cubículos en un plano de planta abierto, una oficina abierta ofrece mesas o medios cubos donde los trabajadores se enfrentan directamente y se sientan uno al lado del otro sin ningún tipo de separación.

Una oficina abierta tiene los siguientes objetivos:

Si bien el plano de planta abierto fomenta la colaboración, elimina las estructuras físicas de la jerarquía de empleo y puede ahorrar dinero a las empresas en espacio de oficina, no está claro si el diseño abierto conduce a una mayor productividad.

Conclusión clave: para que las oficinas abiertas tengan éxito, todos deben cumplir con las prácticas de etiqueta de la oficina abierta, como respetar la privacidad de los compañeros de trabajo, mantener bajos los niveles de ruido y ser considerados con las necesidades de los demás.

¿Está muriendo la oficina abierta?

El formato de oficina abierta estaba de moda y era popular antes de la pandemia. Empresas reconocidas de Silicon Valley abrieron el camino, presentando imágenes de entornos colaborativos de libre pensamiento. Sin embargo, la pandemia provocó un aumento sin precedentes en el trabajo remoto y los horarios de trabajo híbridos.

La oficina abierta puede estar cayendo en desgracia por las siguientes razones.

• La tendencia del trabajo híbrido: una encuesta de McKinsey encontró que el 90 por ciento de los ejecutivos de la compañía planeaban ofrecer algún tipo de opción de trabajo híbrido en el futuro, y un estudio de Cisco encontró que el 82 por ciento de los trabajadores dijeron que los entornos de trabajo híbrido los han hecho más felices y motivados. Los empleados más felices y motivados conducen a una mayor productividad, el objetivo de todas las oficinas.
• Trabajo remoto: los estudios muestran que trabajar desde casa aumenta la productividad de muchos empleados y aumenta su felicidad general y el equilibrio entre el trabajo y la vida. Nuevamente, los empleados más felices y productivos benefician a los empleadores.
• Una necesidad de privacidad: los trabajadores de hoy quieren espacios de trabajo privados. Según una encuesta sobre el diseño y el rendimiento de la oficina, 3 de cada 5 estadounidenses informaron que necesitaban espacios de trabajo privados para producir su mejor trabajo. Si bien volver a un diseño basado en cubículos es una opción, muchos trabajadores no son fanáticos de los cubículos. Los cubículos pueden crear la ilusión de privacidad, pero los trabajadores aún deben lidiar con oficinas ruidosas y problemas de privacidad. Se deben considerar las opciones más allá de los cubículos y los diseños de oficinas abiertas.

Los arreglos de trabajo remoto e híbrido están surgiendo como opciones favorables para empresarios y propietarios de pequeñas empresas. Es probable que los futuros espacios de trabajo incluyan una opción de trabajo desde casa y una opción en la oficina. Sin embargo, la opción en la oficina puede evolucionar hacia un tipo de espacio completamente nuevo que combina varios tipos de espacios de trabajo para que los empleados puedan trabajar de manera productiva en diferentes entornos.

¿Cuáles son las ventajas de las oficinas abiertas?

Aunque no son tan populares como solían ser, las oficinas abiertas tienen ventajas que pueden resultar atractivas para algunos propietarios de empresas, incluidas las siguientes:

• Las oficinas abiertas crean un entorno de equipo colaborativo. Las oficinas abiertas pueden ser excelentes configuraciones para muchas empresas, según la estructura de su equipo y la naturaleza de su trabajo. Por ejemplo, una fuerza laboral altamente colaborativa suele tener más éxito en un entorno de oficina abierta que en uno independiente.
• Las oficinas abiertas fomentan la comunicación y una fuerza de trabajo cercana. Las oficinas abiertas pueden ayudar a crear una comunicación más efectiva entre los empleados y brindar más oportunidades de formación de equipos. Hay más oportunidades para conexiones casuales y relaciones auténticas.
• Las oficinas abiertas son rentables. Necesita menos materiales y espacios en una oficina abierta, y es más fácil de configurar. Con más recursos compartidos, los costos de su espacio de oficina probablemente disminuirán.
• Las oficinas abiertas son flexibles. Las oficinas abiertas son ideales para empresas que emplean creativos o personas que prefieren un espacio de trabajo no tradicional. Estos diseños pueden ayudar a muchos empleados a sentirse más creativos y productivos.
• Las oficinas abiertas tienen más espacio para los empleados. Podrá acomodar a más trabajadores en espacios abiertos que en oficinas cerradas. Esto facilita la capacitación y el trabajo con grandes grupos de personas al mismo tiempo.
• Las oficinas abiertas son estéticamente agradables. Otro beneficio importante de trabajar en espacios abiertos de oficina es que tienden a verse atractivos. El modelo de cubículo se ha asociado con el aburrimiento y los días de trabajo mundanos. Muchos negocios con planos de planta abiertos dan la impresión de ser más emocionantes y atractivos.
• Las oficinas abiertas pueden atraer a los trabajadores más jóvenes. Si bien las oficinas abiertas no están tan de moda como antes, los trabajadores más jóvenes pueden preferir un plano de planta abierto más vibrante y colaborativo.

¿Sabía usted?: Independientemente del diseño de su lugar de trabajo, puede mejorar el entorno de trabajo de su oficina contratando empleados que se adapten a su cultura, mejorando la iluminación y el mobiliario de la oficina y organizando eventos de la empresa para fomentar el compromiso.

¿Cuáles son los contras de las oficinas abiertas?

También hay algunas desventajas de usar un plano de oficina abierto, que incluyen las siguientes:

• Las oficinas abiertas pueden disminuir la productividad. Según el empleador y la naturaleza del trabajo, un diseño de oficina abierta puede disminuir la productividad debido a más distracciones en el lugar de trabajo. Este diseño ha recibido una reacción violenta, y muchos trabajadores se sienten menos productivos y valorados, y más inseguros y distraídos.
• Las oficinas abiertas carecen de privacidad. La falta de privacidad en una oficina abierta puede hacer que los empleados se sientan menos seguros. La privacidad reducida es la otra cara de la colaboración y la comunicación promocionada como beneficios de oficina abierta. Las personalidades de los empleados pueden influir en si disfrutan del ambiente o se sienten expuestos.
• Las oficinas abiertas pueden conducir a una menor satisfacción laboral. Un estudio publicado en el Scandinavian Journal of Work, Environment & Health encontró que “los empleados que trabajan en oficinas diáfanas pequeñas o medianas informaron consistentemente niveles más bajos de satisfacción laboral, bienestar subjetivo y facilidad de interacción con los compañeros de trabajo que empleados que trabajan en oficinas celulares o de habitaciones compartidas”.
• Las oficinas abiertas pueden exponer a los trabajadores a gérmenes. Dada la experiencia de todos con el COVID-19, las empresas de oficinas abiertas enfrentan problemas de salud y seguridad. Los cubículos y las oficinas individuales son mucho más efectivos para prevenir la propagación de gérmenes y enfermedades.

Elija la configuración de oficina que mejor se adapte a su empresa

En estos días, muchos trabajadores quieren un acuerdo híbrido que equilibre el trabajo desde casa y en la oficina para fomentar un equilibrio positivo entre el trabajo y la vida. En última instancia, conoce su negocio, sus empleados y lo que es mejor para la productividad.

También es esencial tener en cuenta los costos. ¿Es mejor invertir en paquetes de software y degradar su oficina para ayudar a los trabajadores que vienen unos días a la semana? ¿O quiere gastar dinero en un espacio físico más sólido y exigir que los empleados vayan a la oficina cinco días a la semana?

Una buena manera de obtener información es preguntarle a su equipo a través de encuestas a los empleados. Al dar a sus trabajadores agencia en la situación, está demostrando que está priorizando sus necesidades mientras equilibra lo que es mejor para su empresa. En muchos casos, priorizar las necesidades de los empleados es lo mejor para su pequeña empresa y productividad.

Adam Uzialko contribuyó al reportaje y redacción de este artículo.