Por qué alternar entre aplicaciones de trabajo es malo y cómo resolverlo

Los empleados se han acostumbrado tanto a alternar entre aplicaciones de trabajo que han desarrollado una memoria muscular a largo plazo para ello. Aunque convenientes, estas herramientas solo lo ayudan hasta cierto punto.

Cambiar de pestaña solo lleva unos segundos, pero suma varias horas a la semana si ejecuta varios programas simultáneamente. Y la mayoría de los trabajadores ni siquiera se dan cuenta de que están perdiendo el tiempo. Para ayudar a agilizar su flujo de trabajo, le explicaremos los peligros de adoptar demasiados programas de software de oficina.

¿Qué causa la necesidad de cambiar entre aplicaciones mientras se trabaja?

La tecnología agiliza los procesos comerciales al automatizar varias tareas de trabajo. Las herramientas de administración de proyectos organizan las responsabilidades del equipo, los rastreadores de tiempo monitorean la actividad de los empleados y las herramientas de programación establecen citas.

Dicho esto, los programas de software aún no pueden reemplazar por completo el esfuerzo humano. Invertir demasiado en automatización, lo que hacen muchos empleadores, obliga a los usuarios a hacer malabarismos con varias aplicaciones. Un estudio longitudinal de Okta, Inc. incluso muestra que el 10% de las empresas estadounidenses implementan más de 199 programas de software para el trabajo. La mayoría de las personas no pueden procesar rápidamente tantas plataformas.

6 efectos negativos de cambiar entre demasiadas aplicaciones de trabajo

Algunos argumentarán que alternar entre pestañas es un pequeño precio a pagar por la automatización y la comodidad. Después de todo, los nativos digitales deben adaptarse al cambio. Aunque las empresas solo pueden consolidar funciones específicas, asumir demasiadas aplicaciones de trabajo genera varios inconvenientes para los trabajadores.

1. Cambiar entre plataformas es una pérdida de tiempo

Las empresas invierten en herramientas de trabajo para ahorrar tiempo. Esperan que los empleados como usted logren más después de descargar algunas de sus tareas diarias. Sí, los programas de software de oficina aceleran los procesos de flujo de trabajo. Puedes incorporarlos a tu rutina y minimizar tu carga de trabajo, pero la dependencia excesiva producirá el resultado contrario.

Cambiar frecuentemente entre varias aplicaciones desperdicia demasiado tiempo. En lugar de obtener todas las plataformas de tendencias, identifique qué aplicaciones de trabajo abordarán las peores pérdidas de tiempo en su lugar de trabajo. Aconseje a sus supervisores que se limiten a las herramientas esenciales. La compra excesiva de programas de software solo desperdicia recursos de la empresa y genera estrés innecesario en los trabajadores.

2. El almacenamiento de información en múltiples plataformas compromete la seguridad

El monitoreo de activos juega un papel crucial en la ciberseguridad. La mejor manera de prevenir ataques externos e internos es controlar a los usuarios que acceden, ven y editan archivos. Nadie puede decir cuándo ocurrirá una violación de datos. Los administradores de TI deben tener acceso en tiempo real a cualquier dato de la empresa las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Sin embargo, el uso de múltiples programas de software hace que el monitoreo sea un desafío. El seguimiento de diferentes plataformas cuesta recursos masivos, por lo que la mayoría de las empresas prefieren ignorar por completo las aplicaciones de baja prioridad.

Tenga en cuenta que este enfoque compromete el sistema de seguridad general de una empresa. Los ciberdelincuentes hoy en día tienen las habilidades y los recursos tecnológicos para abusar incluso de la información de identificación personal (PII) antigua y desactualizada. No migre los archivos de la empresa a ninguna aplicación que no pueda monitorear de forma rutinaria.

3. Alternar entre aplicaciones interrumpe el tren de pensamiento

Procesar nueva información le impide alcanzar un estado de flujo. Si rebota entre diferentes plataformas varias veces al día, tendrá problemas con tareas exigentes que requieren más que unos pocos minutos de concentración.

Cambiar de pestaña requiere un esfuerzo mínimo, pero saltar a diferentes tareas provoca un estrés cognitivo significativo. Los empleados no son máquinas que procesan automáticamente nueva información. Un informe de Psychreg.org muestra que los canales de memoria a corto plazo solo pueden almacenar alrededor de siete elementos durante 10 a 60 segundos.

El mejor enfoque es limitar los sistemas que usa por tarea. Digamos que estás escribiendo un blog. En lugar de saltar entre plataformas y pestañas para recopilar información mientras escribe, investigue y recopile los puntos más críticos de antemano.

4. Ejecutar demasiadas aplicaciones en segundo plano perjudica la funcionalidad del dispositivo

Ejecutar demasiados procesos en segundo plano ralentiza su dispositivo. Las aplicaciones ligeras, como las plataformas de mensajería instantánea y las herramientas de gestión de proyectos, no consumen mucha RAM. Sin embargo, la ejecución simultánea de sistemas pesados ​​como editores de fotos, creadores de sitios y aplicaciones de videoconferencia puede causar cierto retraso.

Debe conocer las limitaciones de su dispositivo. Bloquee las tareas que requieren aplicaciones con mucha RAM para que pueda eliminar algunos procesos en segundo plano durante ese período. No solo protegerá su dispositivo, sino que también trabajará más rápido. Las interrupciones externas, como las páginas que se cargan lentamente y las pantallas congeladas, dificultan la concentración, especialmente si sigues reiniciando aplicaciones bloqueadas.

5. Presentar múltiples plataformas a los nuevos empleados lleva tiempo

Enseñar a los nuevos empleados a aprender varias herramientas simultáneamente alarga el proceso de incorporación. La adopción de nuevos sistemas lleva tiempo. Necesitará varias semanas de repetición para incorporar diferentes herramientas en su flujo de trabajo de manera efectiva.

La incorporación debe centrarse en la aclimatación. Las mejores formas de dar la bienvenida a los reclutas incluyen las presentaciones del equipo, la capacitación en profundidad y la explicación de los recursos. Pero si su entrenador pasa la mayor parte de su tiempo enseñándole acerca de las herramientas de oficina, es posible que accidentalmente pase por alto estas actividades.

6. A los trabajadores les puede resultar abrumador recordar demasiadas plataformas

Cambiar entre pestañas es una cosa, pero dominar las diferentes plataformas que usas a diario es otra. No todas las herramientas están construidas de la misma manera. Si bien puede aprender rápidamente las plataformas de mensajería y las aplicaciones para tomar notas, el uso de plataformas de gestión de proyectos, creadores de sitios y editores de video, entre otros recursos complejos, requiere mucha capacitación.

Estudiar demasiadas plataformas es cognitivamente agotador. Si pasa horas dominando las herramientas de oficina, no le quedará energía ni fuerza mental para su trabajo real, lo que dificultará el rendimiento.

¿Qué puede hacer para minimizar la necesidad de cambiar entre aplicaciones?

Tendrá más control sobre su flujo de trabajo si trabaja por cuenta propia. Evalúe las herramientas que utiliza para automatizar las tareas de trabajo independiente y vea cuáles se integran bien entre sí. La mayoría de las herramientas de administración admiten aplicaciones de terceros dentro del mismo ecosistema.

Alternativamente, necesitará el apoyo de su supervisor si trabaja para una empresa privada. Pida revisar los informes de actividad del equipo para detectar cuellos de botella en el flujo de trabajo. Elimine las herramientas redundantes, verifique qué sistemas pueden operar en una plataforma con licencia y pruebe estrategias efectivas de migración de archivos. Una vez que tenga un argumento sólido, envíelo al departamento correspondiente.

Elimine los pequeños malos hábitos que impiden la eficiencia del flujo de trabajo

Aunque los programas de software pueden automatizar tareas específicas, la adopción repentina de múltiples opciones impide la productividad del flujo de trabajo. No te abrumes con las herramientas. Además de alternar entre diferentes aplicaciones, también perderá tiempo en tareas sin sentido como cargar nuevas páginas, iniciar programas y migrar archivos.

Para aumentar aún más su productividad, continúe evaluando qué pequeños malos hábitos causan cuellos de botella en el flujo de trabajo. Le sugerimos hacer un seguimiento de sus actividades laborales. Cuantificar sus tareas lo ayudará a detectar sutiles pero peligrosos asesinos de la productividad, como la procrastinación, las redes sociales y el perfeccionismo.